8 yleistä viestintävirhettä, joita tulee välttää virtuaaliryhmissä (ja mitä tehdä sen sijaan)

Organisaatiosi toimintatapoja muutettuasi on tärkeää, että käytät aikaa hyvän kommunikaatiokulttuurin edistämiseen virtuaalisessa työtilassasi. Tämä johtuu siitä, että tapa, jolla olit vuorovaikutuksessa kollegoiden kanssa perinteisessä toimistoympäristössä, ei välttämättä käänny virtuaalimaailmaan.

Siksi viestintäkirjan kirjoittaminen uudelleen on avain menestykseen virtuaalitiimissä, ja yksi tapa saavuttaa tämä on tietää, mitä ei tehdä.

1. Sähköpostin käyttäminen ensisijaisena viestintätapana

Vaikka sähköpostilla on edelleen roolinsa nykypäivän etätyöpaikalla, sen ei pitäisi olla ensisijainen viestintämuotosi. Voit nopeasti kadota viestit, kun ne haudataan postilaatikkoosi, mikä heikentää tuottavuutta.

Voit edelleen käyttää sähköpostia kommunikoidaksesi asiakkaiden kanssa ja kohdistaaksesi liidejä. On kuitenkin muitakin käytännöllisiä viestintävälineitä jotka sopivat paremmin viestien lähettämiseen ja yhteistyöhön etäkollegoidesi kanssa.

Pikaviestintätyökalut, kuten löysä ovat hyviä nopeisiin edestakaisin keskusteluihin ja kanavien luomiseen tietyille aiheille tai projekteille. Voit myös hyödyntää viestintäsovelluksia, kuten

Kierre kommunikoida asynkronisesti, kun taas projektinhallinnan työkalut, kuten Trello tai Asana voit luoda, määrittää ja seurata tehtäviä.

2. Aikavyöhykkeiden erojen suunnittelu epäonnistuminen

Perinteisessä toimistoympäristössä ihmiset työskentelevät yleensä samassa tilassa ja samoihin työaikoihin. Kuitenkin, kun sinulla on virtuaalisen tiimin jäseniä eri aikavyöhykkeillä, asiat voivat muuttua monimutkaisemmaksi, ellet suunnittele sitä.

Sinun tulee olla tietoinen aikaeroista ja löytää päällekkäiset tunnit tapaamisten ajoittamiseksi. Sinun ei kuitenkaan tarvitse opetella ulkoa kollegojesi aikavyöhykkeitä tai paikkoja saavuttaaksesi tämän. Voit käyttää aikavyöhykemuuntimia, kuten Timezone.io tai jaetut kalenterisovellukset, kuten Calendly auttaa suunnittelemaan ja hallitsemaan kokousaikoja. Näin voit estää kaikille sopivan ajan.

3. Yli luottaa vain tekstiviestintään

Pelkästään tekstiviestinnässä ei esiinny ei-verbaalisia vihjeitä, kuten kehon kieli, katsekontakti ja kasvojen ilmeet, jotka voivat helposti johtaa väärintulkintoihin ja konflikteihin. Virtuaalisessa ympäristössä on tärkeää käyttää erilaisia ​​viestintävälineitä, kuten videoneuvottelutyökaluja, kuten videoneuvottelutyökaluja, jotta voit kertoa mielipiteesi Google Meet tai Zoom.

Ottaen huomioon, että et ehkä pysty tapaamaan fyysisesti, nämä työkalut tarjoavat seuraavaksi parasta mahdollistamalla kollegoidesi näkemisen ja kuulemisen. Henkilökohtaisempien yhteyksien luomisen lisäksi videopuhelut myös selittävät paremmin monimutkaiset tehtävät.

Et kuitenkaan aina voi hypätä videopuheluun, etenkään työskennellessäsi muilla aikavyöhykkeillä olevien ihmisten kanssa. Siinä tapauksessa voit käyttää asynkronista videotyökalua, kuten Voodle tallentaa ja lähettää videoviestejä.

4. Odotamme kaikkien olevan käytettävissä koko ajan

Kaikkien ulottuvillamme olevien viestintävälineiden ja etätyöpolitiikan käyttöönoton seurauksena työn ja henkilökohtaisen elämän rajat hämärtyvät yhä enemmän. Tämä on synnyttänyt "aina päällä" työkulttuuri: epärealistiset odotukset siitä, että ihmisten pitäisi olla aina käytettävissä vastaamaan työhön liittyviin viesteihin tai vastaamaan työn vaatimuksiin.

Tämän välttämiseksi sinun on asetettava joitain rajoja. Tämä sisältää mukautetun etätyöaikataulun luominen, saatavuuden asettaminen työpaikan viestintävälineissäsi ja ilmoitusten poistaminen ei-kiireellisistä viesteistä työajan ulkopuolella.

5. Kulttuuri-/uskonnolliset erot huomioimatta

Koska etätyö mahdollistaa kykyjen rekrytoinnin eri puolilta maailmaa, sinun täytyy ole tietoinen kulttuurisista ja uskonnollisista eroista, jotka voivat vaikuttaa haitallisesti viestintään ja tiimiin dynamiikka.

Esimerkiksi ihmiset eri kulttuureista ja uskonnoista voivat viettää tiettyjä juhlapäiviä, ja he voivat olla poissa töistä tai työajat vaihtelevat näinä aikoina. Joten saatat joutua seuraamaan näitä päiviä ja mukauttamaan määräaikoja tai viestintäsuunnitelmia vastaavasti.

6. Ei luota tilaa satunnaisille keskusteluille

Kotona työskennellessä voi olla helppo jättää huomiotta työtovereiden välisen sosiaalisen vuorovaikutuksen tarve. Kuitenkin, etätyön yksinäisyys on vakava huolenaihe, joka voi heikentää tuottavuutta ja työtyytyväisyyttä.

Tämän torjumiseksi sinun on löydettävä tapoja kannustaa satunnaisiin keskusteluihin. Voit saavuttaa tämän luomalla virtuaalisia vedenjäähdytysmahdollisuuksia. Voit esimerkiksi luoda erillisen ryhmän satunnaisia ​​keskusteluja varten työpaikan chat-työkalussasi. Täällä puhut ei-työhön liittyvistä aiheista, kuten viikonloppusuunnitelmistasi, suosikkiohjelmastasi tai harrastuksistasi.

Näillä voit tehostaa entisestään sitoutumista tiimisi sisällä kahvitauko ideoita.

7. Liian monta tapaamista

Vaikka onkin tärkeää kirjautua säännöllisesti tiimisi kanssa, et halua liioitella tapaamisten kanssa. Todellisuus on, että jotkin kokoukset eivät ole aikasi arvoisia, ja ne voivat jopa olla haitallisia tuottavuudellesi.

Ennen kuin varaat uuden tapaamisen, kysy itseltäsi, onko se todella tarpeen ja onko muita tapoja viestiä viestisi. Kun päätät pitää kokouksen, yritä varmistaa, että se on mahdollisimman tuottava luomalla esityslista ja jakamalla se etukäteen, pitämällä se lyhyenä ja saamalla vain tarvittavat ihmiset osallistumaan.

Lisäksi määritä joku dokumentoimaan kokouspöytäkirjat kunnolla ja tallentamaan ne keskeiseen paikkaan, jossa kaikki voivat käyttää niitä. Tämä auttaa vähentämään tarvetta järjestää tulevia kokouksia, joissa keskustellaan edellisten istuntojen tapahtumista.

8. Ei tunnista virstanpylväitä ja juhli onnistumisia

Ryhmäsi menestyksen tunnustaminen ja juhliminen on välttämätöntä moraalin ja sitoutumisen lisäämiseksi. Kotoa työskentely ei ole syy jättää huomioimatta tätä tärkeää tiiminrakennustoimintaa.

Voit luottaa työntekijöiden tunnistustyökaluihin, kuten Bonuksena juhlimaan tiimisi onnistumisia ja tunnustamaan yksittäisiä saavutuksia. Voit myös integroida sen Slack-työtilaan, jotta tiimin jäsenet voivat antaa ja vastaanottaa kiitosta helpommin.

Vältä näitä virheitä parantaaksesi etätiimin viestintää

Vaikka etätyöympäristössä on haasteensa, se tarjoaa myös monia mahdollisuuksia kasvuun ja menestymiseen. Suurimmaksi osaksi opettelemme edelleen, kuinka parhaiten navigoimme tässä uudessa työskentelytavassa.

Kun tiedät nämä yleiset sudenkuopat, voit välttää ne ja luoda onnistuneen etätyöympäristön sinulle ja tiimillesi.

5 työkalua etätyöryhmän viestintähaasteiden voittamiseksi

Lue Seuraava

Kirjailijasta