Miksi tarvitset tuottavuussuunnitelman ja kuinka luot sellaisen

Hustle-kulttuuri saa meidät kaikki ajattelemaan, että meidän on käytettävä viimeinen sekuntimme työhön, jos haluamme saavuttaa taloudelliset (tai itsensä kehittämisen) tavoitteemme. Se ei ole vain haitallista henkiselle ja fyysiselle terveydellemme, vaan se on myös haitallista.

Kun ainoa asia mielessäsi on saada enemmän aikaan, kaipaat usein tehokkuutta ja tarkkuutta. Vaikka käytät enemmän tunteja, et saa yhtä paljon työtä tehtyä. Tämä johtuu siitä, että et suunnittele.

Kaikki meistä ovat tietoisia suunnittelun tärkeydestä minkä tahansa projektin onnistumisen kannalta, mutta tuottavuuden suhteen hyppäämme siihen ilman sen kummempaa miettimistä. Juuri tästä syystä epäonnistumme usein tuottavuustavoitteissamme.

Mikä on tuottavuussuunnitelma ja miksi sellaisen hankkiminen on tärkeää?

Vaikka termi "tuottavuussuunnitelma" on itsestään selvä, on tärkeää antaa sille selkeä ja ytimekäs määritelmä, jotta tiedetään tarkalleen, mitä termi sisältää:

Tuottavuussuunnitelma hahmottelee tavoitteesi (sekä lyhyen että pitkän aikavälin) ja ajoittaa ne strategisesti päivien, viikkojen tai kuukausien ajan lisätäksesi tuottavuuttasi ja korjataksesi keskeisiä esteitä tuottavuutta.

Oletko koskaan miettinyt, miksi YouTube-videoiden katsominen tuottavuuden hakkeroista myöhään illalla tai tuottavuuden parantamista koskevien artikkeleiden lukeminen ei ole ollut hedelmällistä? Se ei johdu siitä, että kaikki artikkelit ja videot tarjoavat vääriä vinkkejä ja strategioita.

Meillä kaikilla on erilaiset ajattelutavat, tavoitteet ja ongelmat; jokaisella meistä on erilainen työskentelytyyli ja eri taustat. Nämä Internet-artikkelit ja -videot ovat yleisiä, eivätkä ne käsittele ainutlaatuisia ongelmiamme ja tuottavuuden esteitämme.

Kun käytössäsi on oikea tuottavuussuunnitelma, sinun ei tarvitse hypätä sokeasti tehtävästä toiseen. Sinulla on kunnollinen päivän (viikko tai kuukausi) etenemissuunnitelma, jonka ansiosta olet enemmän keskittynyt tavoitteisiisi ja vähemmän todennäköistä, että joudut harhaan. Tuottavuuden suunnittelu antaa sinulle hallinnan tunteen, mikä vähentää todennäköisyyttä ylikuormitukselta tai stressaantuneelta.

Kuinka luoda tuottavuussuunnitelma

Tuottavuuden suunnittelu ei ole rakettitiedettä. Tarvitset vain oikean asenteen, muistaa tavoitteesi ja lähteä liikkeelle avoimin mielin. Sinun täytyy heittää kaikki tuottavuuden dogmit "herääminen kello 4" tai "kylmässä suihkussa" ulos ikkunasta ja katsoa, ​​mikä toimii sinulle.

Koska tuottavuussuunnitelma on ainutlaatuinen tavoitteidesi, luonteesi ja ajattelutapasi mukaan, sen tekemiselle ei ole tiukkoja ohjeita. Seuraavat vaiheet tarjoavat kuitenkin joustavan etenemissuunnitelman prosessista, jota voit käyttää:

1. Aseta SMART-tavoitteet

Päämäärätön kävely ei vie sinua mihinkään. Kun pidät kirjaa tavoitteistasi ja tehtävistäsi, siirtyminen tehtävästä toiseen on helpompaa. Siksi on tärkeää asettaa SMART-tavoitteita, koska ne auttavat sinua seuraamaan edistymistä, parantamaan motivaatiota ja lisäämään tuottavuutta.

Kun sinulla on tavoitteesi paperilla, mieti kaikkea, mitä sinun tulee tehdä saavuttaaksesi ne. Tämä voi sisältää työ- tai liiketoimintatavoitteitasi koskevia tehtäviä, itsensä kehittämistottumuksia, henkilökohtaisia ​​projekteja tai päivittäisiä velvollisuuksia. Aloita kaikesta, mikä tulee mieleen, riippumatta siitä, kuinka triviaalia se näyttää, ja ryhmittele ne asiaankuuluvien tavoitteiden alle.

2. Pysy ajan tasalla

Seuraa, kuinka käytät aikaasi päivän aikana, jotta saat käsityksen keskimääräisestä päivästäsi. Kuinka monta tuottavaa tuntia hallitset päivässä? Millainen toiminta vie suurimman osan ajasta? Tee tätä muutaman päivän ajan ja hämmästyt siitä, kuinka paljon aikaa kuluu häiriötekijöihin tai triviaalisiin toimintoihin, kuten sähköpostien tai sosiaalisen median syötteiden tarkistamiseen.

TimeCampilla voit seurata tietokoneesi aikaa automaattisesti. Sinun tarvitsee vain rekisteröityä heidän verkkosivustolleen ja ladata tietokonesovellus, niin se alkaa seurata aikaasi.

3. Analysoi työaikalomakkeesi ja merkitse muistiin kohtaamasi haasteet

Kun olet seurannut aikaasi muutaman päivän ajan, sinulla on tarpeeksi tietoa arvokkaiden oivallusten keräämiseen. Jos olet käyttänyt TimeCampia, avaa sen aikaloki, niin saat yksityiskohtaisen selvityksen päivistäsi.

Kun analysoit aikalokisi, kysy itseltäsi seuraavat kysymykset:

• Kuinka monta tuntia päivässä työskentelet?
• Kuinka paljon aikaa menee sosiaalisessa mediassa?
• Millainen toiminta vie suurimman osan ajasta?
• Kuinka paljon aikaa sinulla meni tietyn tehtävän suorittamiseen?

Näihin kysymyksiin vastaaminen auttaa sinua huomaamaan esteet, jotka estävät sinua tulemasta tuottavammaksi. Kun tiedät ongelmat, voit alkaa miettiä niiden ratkaisuja.

Yleisten häiriötekijöiden, kuten sosiaalisen median, lisäksi sinun tulee merkitä muistiin muita, näennäisesti merkityksettömiä asioita, jotka saattavat estää sinua tulemasta tuottavammaksi. Kysy itseltäsi:

• Onko sinun vaikea työskennellä myöhään iltapäivällä?
• Tunnetko itsesi letargiaksi suurimman osan ajasta?
• Etkö nuku kunnolla?

Kun panet haasteet muistiin, sinun tulee pysyä uskollisena itsellesi. Yritä olla kertomatta itsellesi tekosyitä tuottamattomalle käyttäytymisellesi.

4. Luo aikataulu ja noudata sitä

Käytä analyysisi oivalluksia ja luo aikataulu samalla kun harkitset tavoitteitasi. Vaikka Google-kalenteri sopii mainiosti ajoittamiseen, harkitse sen käyttöä, jos se ei toimi ilmaisia ​​Google-kalenterin vaihtoehtoja päiväsi ajoittamiseen.

Riippuen tavoitteistasi ja huipputuottavuudestasi, määritä sopivat päivittäiset tai viikoittaiset tunnit työhön, kuntoiluun, vapaa-aikaan, perhe- tai henkilökohtaisiin projekteihin. Ei ole oikeaa tai väärää; kaikki riippuu tavoitteistasi ja henkilökohtaisista mieltymyksistäsi.

Jos esimerkiksi haluat perustaa uuden yrityksen, sinun tulee varata muutama tunti viikossa yrityksesi työskentelyyn. Mutta jos tavoitteesi on saada hyvä kesähenki, vähennä puhelimellasi vietettyä aikaa ja varaa enemmän viikoittaisia ​​kuntosaliharjoituksia.

Riippumatta tavoitteistasi, on tärkeää pitää realistinen aikataulu. Et halua ajoittaa jokaista päivän viimeistä sekuntia. Aikataulusi tulee olla riittävän joustava äkillisten suunnitelmien mukaan. Älä myöskään unohda sisällyttää ansaittuja taukoja. Tavoitteena ei ole pysyä kiireisenä, vaan lisätä tuottavuutta.

5. Löydä ihanteellinen tuottavuusstrategiasi ja pysy siinä

Tuottavuus ei ole luonnollista useimmille meistä. Kokeiltujen menetelmien käyttö voi kuitenkin helpottaa prosessia. Tässä on muutamia tuottavuusstrategioita, joita voit käyttää aikataulussasi:

Ivy Lee -menetelmä

Ivy Lee -menetelmä on yksinkertainen mutta tehokas strategia sisällyttää aikatauluusi. Tee luettelo 6 tehtävästä, jotka sinun on suoritettava joka päivä. Järjestä ne tärkeysjärjestykseen ja aloita tärkeimmästä tehtävästä. Tavoitteena on suorittaa yksi tehtävä kerrallaan.

Kun olet tehnyt ensimmäisen tehtävän, siirry seuraavaan, sitten seuraavaan, kunnes olet valmis luettelosi kanssa. Jos et pysty suorittamaan kaikkia kuutta tehtävää, siirrä ne seuraavaan päivään.

Jos haluat oppia lisää, tässä on yksityiskohtainen opas kuinka käyttää Ivy Lee -menetelmää stressittömän tuottavuuden saavuttamiseksi.

Pareton periaate

Pareto-periaate, joka tunnetaan myös nimellä 80/20-sääntö, on kuuluisa tuottavuusstrategia, joka korostaa keskittymistä tärkeimpiin tehtäviin. Pareto-periaatteen mukaan 20 % (tärkeimmistä) tehtävistä tuottaa 80 % tuloksista.

Käytä 80/20-sääntöä priorisoidaksesi tehtäväsi keskittyen samalla haluttuihin tuloksiin. Tunnista tärkeimmät tehtävät, jotka tuottavat eniten tuloksia, ja keskity ensin näiden tehtävien suorittamiseen.

Pomodoro-tekniikka

Lisää tuottavuuttasi Pomodoro-menetelmällä keskittymällä yhteen tehtävään 25 minuuttia ja pitämällä sitten pienen tauon. Pomodoro-menetelmä on täydellinen suurten, pelottavien tehtävien suorittamiseen. Sitoutuminen ja suorittaminen on paljon helpompaa, kun jaat tehtävän useisiin pienempiin tehtäviin (jotka voit suorittaa 25 minuutissa).

6. Analysoi suorituskykysi ja kokeile uudelleen

Tuottavuuden suunnittelu ei ole kertaluonteista. Ensimmäinen tuottavuussuunnitelmasi ei ehkä ole niin yksityiskohtainen tai tehokas kuin toivot. Siksi on tärkeää tarkistaa viikoittainen ja kuukausittainen edistymisesi.

Katso, kuinka hyvin tuottavuussuunnitelmasi toimii. Tunnista mahdolliset esteet, jotka olet saattanut unohtaa, ja korjaa suunnitelmasi niiden korjaamiseksi. Jos jokin tietty strategia ei tuota tuloksia, kokeile toista ja merkitse tulokset muistiin.

Paranna tuottavuuttasi tuottavuussuunnitelmalla

Jos Internetin tuottavuusvinkit eivät toimi, on aika luoda henkilökohtainen tuottavuussuunnitelma. Suunnitelmasi tulee ottaa huomioon kaikki esteet, jotka ovat estäneet sinua saavuttamasta maksimipotentiaaliasi. Kun luot suunnitelmaa, muista ajoittaa tärkeimmät tehtäväsi, jotta voit hyödyntää huipputuntejasi.

Vaikka tuottavuussuunnitelma varmasti auttaa, on tärkeää, että noudatat sitä. Tämä tarkoittaa työympäristön luomista, jossa ei ole häiriötekijöitä, mukaan lukien puhelin. Mutta jos älypuhelimen pitäminen lähellä on tärkeää, sinun tulee noudattaa hyviä älypuhelintottumuksia.