Virtuaaliassistenttina oleminen voi olla ylivoimaista, varsinkin kun sinulla on eri tai samankaltaisia tehtäviä useille asiakkaille. Ja koska työskentelet etänä, suurin osa toiminnoistasi on automatisoitava ohjelmistotyökalujen avulla tuottavuuden lisäämiseksi.
Tässä artikkelissa esitellään 10 perustyökalua ja sovellusta, jotka jokaisen virtuaalisen avustajan arsenaalissa tulisi olla. Nämä työkalut virtaviivaistavat työnkulkuasi ja rikastuttavat kokemustasi orastavana tai edistyneenä virtuaalisena avustajana. Mutta ennen kuin paljastamme ne, käydään lyhyesti läpi virtuaalisen avun käsite.
1. löysä
Tehokas kommunikointi asiakkaiden kanssa on välttämätöntä virtuaaliassistenttina, ja Slack tekee hyvää työtä sen kanssa. Se on yksi niistä parhaat pikaviestiympäristöt etätiimeille jonka avulla voit kommunikoida reaaliajassa asiakkaiden ja tiimin jäsenten kanssa, kun työskentelet projektin parissa.
Voit erottaa projektit "kanavien" avulla ja asettaa ne vain valtuutettujen henkilöiden saataville. Lisäksi Slackissa on sovelluksen sisäinen puheluominaisuus ja hauskoja mukautettuja hymiöitä rennompaan keskusteluun. Voit myös jakaa eri tiedostoja yhden tai useamman henkilön kanssa, mukaan lukien äänitallenteet ja kuvat.
Ladata: Slack varten Windows | | Mac | iOS | Android (Ilmaiset, sovelluksen sisäiset ostokset saatavilla)
2. Google Workspace
Google Workspace, joka tunnetaan myös nimellä G-Suite, on kokoelma erilaisia ohjelmistotyökaluja, joissa on erilaisia ominaisuuksia ja toimintatapoja. Tarvitset kuitenkin vain noin kahdeksan näistä työkaluista virtuaaliassistenttina. Ne sisältävät:
- Google Docs: Voit käyttää tätä tekstidokumenttien luomiseen, muokkaamiseen ja muotoiluun.
- Google Sähköposti: Tämä työkalu sopii mainiosti viesti- ja sähköpostimarkkinointiin.
- Google Slides: Tämä ilmainen työkalu vastaa kaikkiin esitystarpeisiisi.
- Arkit: Voit käyttää tätä työkalua tietojen syöttämiseen ja budjetointiin.
- Google Meet: Erinomainen videoneuvotteluihin ja yhteydenpitoon asiakkaidesi kanssa.
- Google Forms: Tämän avulla voit suorittaa kyselyitä ja saada vastauksia reaaliajassa.
- Google asema: Tämä on yksi niistä halvimmat pilvitallennuspalveluntarjoajat henkilökohtaisille ja työhön liittyville tiedostoille.
- Google-kalenteri: Auttaa aikatauluttamaan projekteja ja pysymään aikataulussa.
3. Calendly
Calendly on aikataulutustyökalu tapahtumien hallintaan. Se ei kuitenkaan riitä itsenäiseksi kalenteriksi. Sinun on integroitava sovellukseen kalenterisovellus, kuten Google-kalenteri tai iCloud-kalenteri, jotta voit automatisoida ja virtaviivaistaa kokouksiasi. Siinä on myös erilaisia käyttövalmiita aikavälejä: 15, 30 ja 60 minuuttia.
Voit sopia tapaamisen eri päivämäärillä ja kellonaikoina, ja vieraasi voivat ilmoittaa kalenteristaan paikkansa. Siitä huolimatta vieraat voivat silti valita tarkan käytettävissä olevan ajan aikavälistä riippumatta, mutta antamasi ajanjakson sisällä.
Ladata: Kalenteri varten iOS | Android (Ilmaiset, sovelluksen sisäiset ostokset saatavilla)
4. Canva
Useimmissa tapauksissa osa hallinnollisista tehtävistäsi virtuaaliassistenttina käsittäisi graafisen suunnittelun. Siksi olisi parasta, että sinulla on suunnittelutyökalu. Canva on sovelluksesi kaikelle suunnittelulle ja infografiikalle. Sen avulla voit suunnitella sosiaalisen median bannereita, lentolehtisiä, karusellipostauksia, kortteja jne.
Mikä tärkeintä, voit leikkiä ilmaiset Canva-fontit, malleja, kuvia ja elementtejä luodaksesi upeita malleja.
Ladata: Canva varten Windows | Mac | iOS | Android (Ilmaiset, sovelluksen sisäiset ostokset saatavilla)
5. Hootsuite
Hootsuite on yhteisöllinen sosiaalisen median hallintasovellus, jonka avulla voit seurata ja navigoida eri sosiaalisen median alustoilla yhdestä paikasta useiden välilehtien avaamisen sijaan. Se on yhteensopiva Twitterin, Facebookin, Instagramin, Pinterestin, LinkedInin ja niin edelleen.
Voit luoda, muokata, muotoilla ja ajoittaa sisältöä jokaiselle alustalle, tarkistaa oivalluksia ja hallita tehokkaasti asiakkaidesi yleisöä. Vaikka ilmainen versio on loistava, pro-versio antaa sinulle pääsyn kattavampiin ominaisuuksiin, varsinkin jos sinulla on vaativa asiakaskunta.
6. Asana
Asana antaa sinun tehdä yhteistyötä ja hallita projekteja saumattomasti. Jos työskentelet tiimin kanssa, voit lisätä jäseniä työpaikallesi Asanassa, jossa voit seurata heidän työnkulkuaan. Voit myös integroida Google-kalenterin ja Google Driven tähän työkaluun, jotta voit asettaa muistutuksia tehtävistä ja tapahtumista.
Lisäksi Asana antaa sinun erottaa projektit tai tietyt tiedot värikoodeilla ja lisätä tarvittaessa liitteitä. Voit esimerkiksi käyttää punaista osoittamaan tärkeimpiä projekteja, keltaista meneillään olevia projekteja, sinistä tarkasteltavana olevia projekteja ja vihreää valmiita projekteja.
Ladata: Asana varten iOS | Android | Mac (Ilmaiset, sovelluksen sisäiset ostokset saatavilla)
7. TimeDoctor
Ajanhallinta on huipputaito, joka jokaisen virtuaaliassistentin tulee olla. Tarvitset kuitenkin edelleen työkalun, joka auttaa sinua pysymään keskittyneenä, varsinkin jos palkkasi on tuntikohtainen. TimeDoctorin avulla voit seurata työ- ja vapaa-aikaasi ja nähdä päivittäiset saavutuksesi. Se luo raportteja kuhunkin projektiin ja tehtävään käytetystä ajasta.
TimeDoctor auttaa myös hallitsemaan häiriötekijöitä. Se tarkkailee verkko- ja sovelluskäyttösi kestoa työskennellessäsi. Ja kun ylität säädetyn ajan, se ilmoittaa sinulle popilla. Se myös hälyttää, kun tietokoneesi on käyttämättömänä tavallista työaikaasi pidempään. Tästä huolimatta voit tarvittaessa muokata aikaa manuaalisesti.
Ladata: TimeDoctor varten Google Play | Mac | Windows | Linux (Ilmaiset, sovelluksen sisäiset ostokset saatavilla)
8. MailChimp
MailChimpin avulla voit hallita ja kommunikoida asiakkaidesi yleisöjen ja asiakkaiden kanssa. Kun asiakkaasi lanseeraavat uuden tuotteen tai palvelun, voit MailChimpin avulla esitellä nämä tuotteet asiakkailleen tai kohdeyleisölle uutiskirjeiden tai mainoskampanjoiden avulla.
Työkalun avulla voit segmentoida uutiskirjeitäsi, lähettää joukkosähköpostiviestejä ja analysoida kunkin mainoskampanjan tehokkuutta. Voit myös integroida muita työkaluja, kuten Shopify ja Stripe, alustaan.
Ladata: MailChimp for iOS | Android (Ilmaiset, sovelluksen sisäiset ostokset saatavilla)
9. Ontraportissa
Ontraport on toinen markkinointi- ja CRM-alusta, jonka avulla voit koordinoida asiakkaidesi liiketoimintaa yhdestä järjestelmästä. Toisin sanoen Ontraportin avulla voit esitellä tuotteita asiakkaan kohdeyleisölle ja hallita asiakasvuorovaikutusta samanaikaisesti.
Voit tuoda ja viedä yhteystietoja, luoda myyntisuppiloita ja automatisoida markkinointikampanjoita liiketoiminnan optimointia varten. Lisäksi käyttöliittymä ei ole intuitiivinen aloittelijoille. Siitä huolimatta voit kiertää sen pienellä harjoittelulla. Se on saatavana myös verkkopohjaisena alustana ja mobiilisovelluksena.
10. Kieliopillisesti
Virtuaaliassistenttina sinun on aina oltava sisältöpelisi kärjessä, ja tämän työkalun käyttäminen auttaa sinua saavuttamaan sen. Grammarly on laaja verkkopohjainen muokkausalusta, joka tarkistaa tekstisisällön kielioppivirheiden, monisanaisuuden, oikeinkirjoituksen, välimerkkien, plagioinnin ja laadukkaan toimituksen varalta.
Alusta käyttää tekoälyä varmistaakseen, että sisältösi on lähes virheetöntä ja ymmärrettävää. Voit tarkistaa, onko sisältösi mukaansatempaava ja mihin ihmisryhmään se sopii parhaiten. Ilmainen versio on kuitenkin rajoitettu, ja sinun on kirjauduttava maksulliseen versioon hyödyntääksesi kaikkia jännittäviä ominaisuuksia.
Voit myös tallentaa asiakirjasi ja palata niihin tarvittaessa.
Ladata: Kieliopillisesti varten iOS | Mac | Windows (Ilmaiset, sovelluksen sisäiset ostokset saatavilla)
Erotu joukosta urallasi virtuaalisena avustajana
Virtuaalinen avustaminen on nopeasti kasvava ala; näin ollen voimme odottaa hyvää kyllästystasoa lähitulevaisuudessa. Virtuaaliassistentin ydintaitojen hankkiminen on välttämätöntä, jotta se pysyy tärkeänä alalla. Näiden luetteloimien työkalujen yhdistäminen taitosi kanssa auttaa sinua kuitenkin erottumaan joukosta urallasi.
Lopuksi, jos olet uusi alalla, sinun on opittava ryhtymään virtuaaliassistentiksi ennen kuin alat etsiä työkaluja. Urapolkua koskevien perustietojen käyttäminen auttaa sinua välttämään näiden työkalujen väärinkäyttöä pitkällä aikavälillä.
