Olemme kaikki olleet siellä. Työskentelen parin viime päivän ajan PowerPoint-esityksen parissa, jonka ei pitäisi kestää muutamaa tuntia kauempaa. Ja joka kerta kun luulet olevasi lähellä sen valmistumista, löydät muita tietoja tai kuvia, jotka sinun on lisättävä.
Totuus on, että PowerPoint-esityksen kokoamisen ei tarvitse olla niin aikaa vievää. Siksi olemme koonneet listan vinkeistä, joiden avulla voit säästää aikaa seuraavan esityksen parissa.
1. Suunnittele esityksesi
Voit alkaa säästää aikaa työskennellessäsi esityksen parissa jo ennen PowerPointin avaamista. Voit käyttää mitä tahansa tekstistä puheeksi -sovelluksesta yksinkertaiseen paperiin hahmotellaksesi diojesi sisältöä ja ulkoasua. Mieti yleisidea, jonka haluat välittää, ja kuka yleisösi on.
Vaikka olisit tehnyt tämän aiemmin, ennakkosuunnittelu auttaa sinua selvittämään, pitäisikö sinun lisätä aikajana, luoda ympyräkaavio vai lisätä video.
2. Muuta Word-dokumentit PowerPoint-esitykseksi
Sen sijaan, että koottaisit samat tiedot kahdesti, voit tehdä sen
muuttaa Microsoft Word -asiakirjasta PowerPoint-esityksen. Työkalu ei ole täydellinen, koska sinun on muotoiltava Word-asiakirja oikein, mutta se voi säästää aikaa esityksen muokkaamisen aikana.3. Käytä PowerPoint-malleja
Yksi tehokkaimmista tavoista säästää aikaa PowerPoint-esityksen parissa on käyttää malleja. Tällä tavalla esityksestäsi tulee yhtenäinen muotoilu, sillä mallit sisältävät fontteja, tehosteita, taustoja, asetteluja ja jopa sisältöä. Voit käyttää PowerPoint-malleja siirtymällä osoitteeseen Tiedosto > Uusi.
Parasta on, että voit mukauttaa malleja ja tallentaa ne tulevaa käyttöä varten. Voit jopa sisällyttää PowerPoint-mallin henkilökohtaiseen tai yritysbrändiisi. Jos et löydä mitään haluamaasi ja haluat esityksesi erottuvan joukosta, voit tehdä sen löydä verkosta ilmaisia animoituja PowerPoint-esitysmalleja.
4. Käytä Master Slidesia
Päädian käyttäminen on loistava tapa varmistaa, että kaikilla dioilla on yhtenäinen muotoilu. Ja voit nopeasti muuttaa esityksesi yleistä ulkoasua muokkaamalla kantadiaa. Lisäksi, diamaster on loistava työkalu vaikuttavien esitysten luomiseen.
Jos joudut usein käyttämään samaa komentoa, voit lisätä sen PowerPoint-työkalupalkkiin saadaksesi sen nopeammin käyttöön. Näin voit tehdä sen:
- Avaa Tiedosto valikko ja siirry kohtaan Vaihtoehdot.
- Napsauta PowerPoint-asetukset-ikkunassa Pikakäyttötyökalupalkki.
- Aseta Valitse komento to Kaikki komennot jos et ole varma, mihin luokkaan tarvitsemasi työkalu kuuluu.
- Valitse haluamasi komento.
- Klikkaus Lisätä> OK lisätäksesi sen työkalupalkkiin.
6. Kaksinkertaiset objektit
Perinteinen tapa monistaa objekti PowerPointissa on valita se ja painaa Ctrl + C ja liitä se sitten. Tämän menetelmän haittana on, että sinulla ei ole todellista hallintaa siihen, mihin PowerPoint sijoittaa monistetun objektin. Joten näin voit hallita paremmin kopioituja objekteja.
Paina ja pidä painettuna Ctrl (tai CMD) ja valitse objekti, jonka haluat monistaa. Vedä se sitten sinne, missä kopion pitäisi olla. Tämä menetelmä toimii jopa useiden objektien ja diojen kanssa.
7. Siirrä objekteja yhden pikselin verran
Kuinka monta kertaa sinulla oli vaikeuksia sijoittaa esinettä uudelleen, varsinkin jos se oli pieni ja sinulla oli yliherkkä hiiri? Jos haluat siirtää kohdetta hieman, valitse se ja paina jotakin nuolinäppäimistä. Tämä siirtää objektia yhden pikselin verran valittuun suuntaan.
8. Opi löytämään kohteita nopeasti
Jos olet lisännyt PowerPoint-esitykseen paljon objekteja, sinulla voi olla vaikeuksia löytää yksi niistä. Kun esineet menevät päällekkäin, ryhmittelet tai lähetät taakse, niiden siirtäminen vain vaikeutuu.
Jos haluat löytää kohteen nopeasti, käytä Tab avain selataksesi niitä. Jos kohde, jonka haluat valita, sisältyy ryhmään, valitse ensin ryhmä ja paina Tab. Tällä tavalla selaat vain kyseiseen ryhmään kuuluvia objekteja.
9. Muuta oletusnäkymää
PowerPointin oletusnäkymä on asetettu Normaali. Mutta jos olet tottunut käyttämään eri asetusta, sinulla voi olla vaikeuksia koota PowerPoint-esitystäsi. Voit muuttaa PowerPointin oletusnäkymää seuraavasti:
- Avaa Tiedosto valikko ja siirry kohtaan Vaihtoehdot.
- Napsauta vasemmanpuoleisesta valikosta Pitkälle kehittynyt.
- Vuonna Näyttö -osio, avaa Avaa kaikki asiakirjat käyttämällä tätä näkymää ja valitse haluamasi vaihtoehto.
- Klikkaus OK.
10. Käytä pikanäppäimiä
Ei voida kiistää, että pikanäppäinten käyttö nopeuttaa prosessia riippumatta siitä, mitä teet. Jopa muutaman yleisimpien työkalujen pikanäppäimien tunteminen säästää aikaasi, sillä sinun ei tarvitse käydä PowerPointin välilehtiä läpi joka kerta. Jos olet Windows-käyttäjä, niitä on paljon PowerPoint-pikanäppäimet, jotka kannattaa tietää.
11. Käytä PowerPoint-apuohjelmia
Apuohjelmat ovat lisäohjelmia, jotka on suunniteltu lisäämään uusia ominaisuuksia tai komentoja Office-sovelluksiin. Verkossa on paljon ilmaisia lisäosia, joiden avulla voit nopeasti lisätä kuvia, luoda QR-koodeja tai lisätä tehdä esityksestä interaktiivisempi.
12. Toista viimeinen komento
On nopea tapa käyttää viimeistä komentoa yhä uudelleen ja uudelleen, ja parasta on, että se toimii kaikissa Office-sovelluksissa.
Voit käyttää viimeistä komentoa painamalla F4. Älä kuitenkaan anna lihasmuistisi ohittaa tarkoituksesi, vaan paina vahingossa Alt + F4 koska saatat joutua palauttamaan tallentamattoman tiedoston.
13. Kierrätä vanhempi esitys
Jos sinulla ei ole aikaa ja sinun on tehtävä hyvännäköinen PowerPoint-esitys, voit käyttää aikaisempia töitä. Sen sijaan, että aloittaisit tyhjästä, voit muokata kopiota vanhemmasta esityksestä.
Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että esityksesi olisi identtinen vanhan kanssa. Voit muuttaa mallia, asettaa uuden väriteeman ja lisätä muutaman animaation tuoreen ilmeen saamiseksi.
Älä tuhlaa aikaa PowerPointissa
PowerPointin mukana tulee monia työkaluja ja temppuja, jotka voivat auttaa sinua säästämään aikaa diojen parissa. On olemassa muutamia työkaluja, kuten kantadioja, lisäosia tai malleja, joita sinun tulee käyttää alusta alkaen.
Nyt kun esityksesi on valmis ja aikaa on jäljellä, voit käyttää PowerPoint-kaiutinvalmentajaa esitystaitojen kehittämiseen.