Todennäköisesti avaat Outlookin ja käytät joitain sen mahtavia ominaisuuksia, kuten lippuja, luokittelua ja arkistointia päivittäin. Vaikka nämä ominaisuudet helpottavat jo sähköpostien hallintaa, saatavilla on muita Outlook-työkaluja, jotka voivat viedä sähköpostisi organisaation seuraavalle tasolle.
Tässä viestissä kerromme seitsemän edistyksellistä Outlook-vinkkiä ja temppua, jotka kannattaa tarkistaa, kun seuraavan kerran avaat postilaatikkosi.
1. Vastaa toistuviin sähköposteihin pikaosien avulla
Huomaatko kirjoittavasi samaa sähköpostin sisältöä uudestaan ja uudestaan? Todennäköisesti työkaverisi kysyvät saman kysymyksen usein tai teet aina saman ilmoituksen joka kuukausi. Siinä tapauksessa Quick Parts on paras ystäväsi.
Uudelleenkäytettävien osien kokoelma, Quick Parts, on yksi parhaista tapoja tehostaa työnkulkua Outlookissa. Voit käyttää tätä ominaisuutta osoitteesta Lisää -välilehti aina, kun vastaat sähköpostiin (tai luot uuden).
Jos haluat lisätä uuden katkelman Quick Partsiin, avaa uusi sähköposti, kirjoita viestisi tai lauseesi ja korosta teksti. Siirry sitten kohtaan
Lisää > Pikaosat > Tallenna valinta pikaosagalleriaan. Voit alkaa käyttää tätä katkelmaa milloin haluat.2. Käytä toistuvia viestejä uudelleen sähköpostimallilla
Samoin kuin Quick Parts, Outlookin sähköpostimallit auttavat säästämään aikaa käyttämällä uudelleen aiemmin luotuja viestejä. Sinun ei enää tarvitse kirjoittaa samaa sähköpostiviestiä uudelleen, vaan sinun tarvitsee vain vetää esille valmis sähköpostimalli. Sen etuna Quick Partsiin verrattuna on, että voit täyttää myös aiheen ja vastaanottajat, ei vain vartaloa.
Voit luoda sähköpostimallin luomalla uuden sähköpostin ja kirjoittamalla viestisi. Voit jättää vastaanottajat ja aiherivit tyhjiksi. Siirry sitten kohtaan Tiedosto > Tallenna nimellä. Tallenna sähköposti nimellä Outlook-malli oletuskansiossa.
Käytä mallia napsauttamalla Uusia tavaroita sinun Koti -välilehti. Valitse Lisää kohteita > Valitse lomake, ja muuta Katso sisään kenttä U: lleser Mallit tiedostojärjestelmässä. Siellä voit valita aiemmin luomasi sähköpostimallin.
3. Yksinkertaista toistuvia toimintoja nopeilla vaiheilla
Quick Steps on taivaallinen ihmisille, jotka tekevät jatkuvasti samoja toimintoja vastaanottamilleen sähköposteille. Esimerkiksi kun saat kiireellisen sähköpostin kollegalta työajan jälkeen, merkitset hänet, muutat tilan erittäin tärkeäksi ja lähetät sitten vastauksen, jossa sanotaan, että palaan asiaan huomenna.
Tämä voi olla liian tylsää, jos et halua käyttää yli 30 sekuntia tällaisten sähköpostien käsittelyyn. Joten sen sijaan, että tekisit yllä olevat vaiheet manuaalisesti, voit vain automatisoida toimintasi Quick Steps -toiminnolla.
Löydät tämän ominaisuuden helposti osoitteessa Koti Outlook-sovelluksesi välilehti. Täällä on jo oletusarvoisia pikavaiheita saatavilla, kuten "Tehty", joka merkitsee sähköpostin valmiiksi, siirtää sen kansioon ja merkitsee sen luetuksi. "Managerille", joka välittää sähköpostin esimiehellesi; ja "Vastaa & Poista", joka lähettää vastauksen ja poistaa alkuperäisen viestin. Voit kuitenkin myös muokata omia toimintosarjojasi.
4. Luo säännöt parempaa sähköpostinhallintaa varten
Säännöt ovat jossain määrin samankaltaisia kuin Quick Steps, koska niiden avulla voit myös käsitellä saapuvia (ja lähteviä) sähköposteja tietyllä tavalla. Säännöt voivat esimerkiksi siirtää sähköpostit John Doesta Arkisto-kansioon ja merkitä ne luetuiksi. Voit myös käyttää sääntöjä automaattisesti CC tai BCC itsesi Outlookissa.
Toisin kuin Quick Steps, jossa sinun on valittava tietty Quick Step ennen kuin sitä voidaan soveltaa viestiin, säännöt ovat automaattisia. Heti kun saat sähköpostin, joka täyttää säännössä asettamasi ehdot, valitsemasi toiminnot otetaan automaattisesti käyttöön. Tämä tekee postilaatikon järjestämisestä paljon vähemmän stressaavaa. Voit luoda oman säännön siirtymällä kohtaan Etusivu > Sääntö > Luo sääntö.
5. Lähetä automaattisia poissaolovastauksia, kun olet poissa
Ellet ole supertyönarkomaani ja pelkää jäädä paitsi, et luultavasti pidä sähköpostien tarkistamisesta lomallasi. Et kuitenkaan halua jättää työtovereitasi ja asiakkaitasi roikkumaan. Tästä syystä on tärkeää asettaa automaattiset vastaukset, kunnes palaat työtilaan.
Automaattiset vastaukset ovat juuri sitä, mitä nimi tarkoittaa. Kun se on käytössä tietyn ajan, ihmiset, jotka lähettävät sinulle sähköpostia kyseisenä ajanjaksona, saavat automaattisesti vastauksen, joka sisältää viestin, jonka olet kirjoittanut Automaattiset vastaukset -asetuksissa. Luo sellainen siirtymällä kohtaan Tiedosto > Tiedot > Automaattiset vastaukset.
6. Lajittele helposti postilaatikkosi kautta Clean Up -palvelun avulla
Viimeinen asia, jonka haluat nähdä lomalta palattuasi, on postilaatikko, joka on täynnä satoja tarpeettomia sähköposteja. Vaikka et voi estää tätä tapahtumasta, voit tehdä sen yhdellä tavalla tee Outlookista vähemmän häiritsevä: Puhdistustoiminto.
Tämä poistaa tarpeettomat viestit sähköpostisäikeistä, joten voit lukea vähemmän viestejä mutta silti ymmärtää koko keskustelun. Esimerkiksi sinä ja Claire saitte sähköpostin Louielta. Claire vastasi ja sisällytti vastaukseensa Louien alkuperäisen viestin. Clean Up poistaa sitten Louien sähköpostin, koska sen sisältö löytyy jo Clairen vastauksesta.
Jos olet huolissasi siitä, että tämä ominaisuus saattaa poistaa tärkeitä sähköposteja, voit aina siirtyä Poistetut-kansioon, johon kopioidut viestit siirretään. Käytä Clean Up -toimintoa siirtymällä kohtaan Koti -välilehteä ja napsauta Siivota in Poistaa osio.
7. Käytä ehdollista muotoilua korostaaksesi tärkeitä viestejä
Jos saat satoja sähköposteja päivässä, on helppo kadota tärkeimmät viestit, kuten pomosi tai asiakkaasi lähettämät viestit. Tässä ehdollinen muotoilu tulee esiin.
Tämän Outlook-ominaisuuden avulla voit mukauttaa tiettyjä sähköposteja niin, että ne ponnaavat pois postilaatikostasi. Voit esimerkiksi luoda ehdollisen muodon vaihtaaksesi pomosi sähköpostien fontiksi Comic Sans. Voit myös tehdä sen sellaiseksi, että kaikista viesteistä, joiden aiherivillä on "Kokous", tulee eloisa vaaleanpunainen sävy. Löydät ehdollisen muotoilun asetukset kohdasta Näytä > Näytä asetukset.
Ole Microsoft Outlook Pro näiden vinkkien ja temppujen avulla
Nämä seitsemän edistyksellistä vinkkiä ja temppua tuskin naarmuttavat Outlookin ominaisuuksien pintaa. Mitä enemmän käytät sovellusta, sitä enemmän löydät varmasti uusia ja hyödyllisiä ominaisuuksia, jotka voivat tehostaa sähköpostisi hallintaa.
