Exceliä on pitkään pidetty parhaana työkaluna dataanalyytikoille. Mutta Excelin käyttö ei rajoitu ihmisiin, jotka työskentelevät säännöllisesti tietojen parissa. Maallikkona Excelin käyttötapoja on runsaasti, mikä voi helpottaa päivittäisiä työtehtäviäsi. Voit tehdä kaiken toimiston/koulun läsnäolon ylläpitämisestä monimutkaisten budjettien luomiseen kuukausittaisten kulujesi hallintaan Excelissä.
Excelin joustavuus, monipuolinen käyttö ja helppokäyttöiset toiminnot tekevät siitä yhden suosituimmista sovelluksista. Jos olet tavallinen Excel-käyttäjä, tässä on muutamia tapoja käyttää sovellusta joillakin liittyvillä aloilla.
1. Tiedonhallinta
Excelillä on laajaa käyttöä yritysympäristössä, erityisesti yleisten viitekehysten hallinnassa. Excelissä on vähän kaikkea myynnin raportoinnin ohjaamiseen ja varastonseurantaohjelmien valmisteluun. Tässä on joitain asioita, joita voit käyttää Excelissä tiedonhallintatoimialueella:
- Myyntivaraston seuranta: Excel on osoittanut arvonsa toimitusketjun hallinnan alalla. Koska se voi sisältää useita tietorivejä, se on ensisijainen valinta tuotteita ja palveluita käsitteleville yrityksille ja organisaatioille. Aina kun seuraat varastoa, voit luoda runsaasti pivoteja ja toimintoja seurataksesi eri tuotetasoja. Tällä tavalla et voi koskaan mennä pieleen varastonhallinnassa ja pysyt ajan tasalla tilauksistasi ja uudelleentilauksistasi. Saat parhaat tulokset, voit Luo automaattinen tiedonsyöttölomake Excelissä helpottaaksesi tiedonhallintaongelmiasi.
- Läsnäoloseuraajat: Työntekijäkeskeisenä yrityksenä voit käyttää Exceliä seurataksesi työntekijöiden raportointiaikoja, hallitaksesi heidän läsnäoloaan ja luodaksesi yksityiskohtaisia hallintapaneeleja seurataksesi heidän säännöllisiä työaikataulujaan. Jokainen elementti yhdistyy laajempaan kojelautaan, josta saat konsolidoidun tilannekuvan työntekijöidesi olinpaikasta.
- Tehokkuusraportointi: Kuvittele, että sinun on laskettava työntekijöidesi suorituskykymittarit ja avainhenkilöindikaattorit (KPI) kuukausittain. Excel tarjoaa kaiken olennaisten tietueiden hallinnasta kaiken yhdellä kertaa. Työskentele monimutkaisten kojetaulujen kanssa, käytä erilaisia kaavoja ja käytä niiden monipuolisia VBA-toimintoja automatisoidaksesi tavalliset työsi.
2. Ajanhallinta
Tiesitkö, että voit käyttää Excel-taulukoita tuottavuuden ja ajan seurantaan? Kyllä, luit oikein; Excelillä on valtava hyödyntämätön potentiaali käyttää aikaohjattuja toimintojaan erilaisten päivämäärä- ja aikaperusteisten toimintojen suorittamiseen. Joitakin yleisiä Excelin käyttötapoja ajanhallintaan ovat:
- Päivittäiset suunnittelijat
- Projektin ROTA: t
- Roadmap Trackers prosessien koulutusaikajanan hallintaan
Luettelo ei ole tyhjentävä; on monia muita tapoja käyttää Exceliä ajanhallintaan. Voit parantaa asioita luomalla Exceliin Pomodoro Trackerin, jotta voit keskittyä tehtäviisi.
3. Tavoitteen suunnittelu ja edistymisen seuranta
Tavoitesuunnittelu on olennainen tehtävä jokaisella projektinhallinnan alalla. Voit esimerkiksi luoda monimutkaisia ajanseurantatyökaluja, kuten Gantt-kaavioita ja muita tehtäväpohjaisia tavoitetaulukoita tuottavuuden lisäämiseksi Excelissä.
Luomalla ja määrittämällä virstanpylväitä voit seurata edistymistä tavoitteidesi suhteen ja kartoittaa edistymistä kunkin näkökohdan mukaan suhteellisen helposti. Voit automatisoida joitakin tehtäviä seurataksesi edistymistäsi, kun muut yhteiskäyttäjät lisäävät edistymisensä yhteiseen työkirjaan.
4. Budjetin hallinta ja talousseuranta
Excel on jokaisen kirjanpitäjän ystävä; kun sinun on luotava yksityiskohtaiset kuukausittaiset kulutusseurannat organisaatiollesi, voit käyttää erilaisia sisäänrakennettuja kirjanpitoon ja matematiikkaan liittyviä toimintoja seurataksesi talouttasi, budjettejasi ja tilit. Erimuotoiset, -kokoiset ja -muotoiset organisaatiot ja yritykset käyttävät Exceliä yhdessä muiden kirjanpito- ja rahoitustyökalujen kanssa parantaakseen kirjanpitostandardejaan.
Voit luoda yksityiskohtaisia kirjanpitoon ja talouteen liittyviä tehtäviä parantaaksesi raportointiasi. Itse asiassa pivotien, ehdollisen muotoilun ja kaavojen avulla voit luoda sisäänrakennettuja hälytyksiä Exceliin korostaaksesi tärkeitä yrityksesi kannalta tärkeitä näkökohtia.
5. Tietojen analysointi
Tietojen analysointi on olennainen osa jokaista organisaatiota, ja monet data-analyytikot suosivat edelleen Exceliä tietoihin perustuvien tehtävien suorittamisessa. Voit tehdä kaiken monimutkaisen suorituskykyraportoinnin luomisesta analyysipohjaisiin hypoteesilaskelmiin Excelissä. Excelin toimivuus ja monipuolisuus muiden data-analyysijärjestelmien ja -työkalujen kanssa ovat nousseet kaikkiin muihin markkinoiden seurantajärjestelmiin nähden.
Se integroituu useiden ohjelmistojen kanssa, ja voit tallentaa loputtomia tietorivejä taulukoihin. Sinä pystyt yhdistää useita Excel-työkirjoja Pythonin kanssa ja muita ohjelmointikieliä sormea nostamatta.
6. Tietojen visualisointi
Yritykset ja yritykset luottavat tietoihin oivallustensa tukena. Nämä oivallukset ovat hyödyllisiä, kun joudut tekemään tietoisia päätöksiä ennustaaksesi tulevaisuutta.
Mikä on paras tapa saada oivalluksia? Se on yksinkertaista; visualisoit tiedot, jotta ihmiset ymmärtävät nopeasti, mitä yrität kertoa heille. Luo useita kaavioita tai lataa nämä tietosivut visualisointiohjelmistoihin, kuten Tableau ja PowerBI, jotta tietosi elävät.
Excelin monipuolisuus tulee esille, koska voit luoda yksityiskohtaisia kaavioita ja visualisointeja sovelluksen sisällä ilman, että sinun tarvitsee siirtyä muihin alustoihin. Siitä huolimatta on hyvä tietää, että ulkoisia integrointivaihtoehtoja on saatavilla, jos sinun on joskus lähdettävä tälle tielle.
7. Kulujen hallinta
Kotiäidit ja asukkaat käyttävät Exceliä päivittäisten menojensa kirjaamiseen. Kuvittele, että sinulla on yksinkertainen arkki, joka sisältää kaikki kuukausitulosi ja kaikki mahdolliset minuuttimenot isoista kuluista pieniin kuluihin.
Lisää kaavoja laskeaksesi automaattisesti kuukauden jäännöstulosi ja kulutuskykysi. Vaikka sinun ei tarvitse luoda monimutkaisia kirjanpitoseurantalaitteita itsellesi, voit aina työskennellä yksinkertaisilla seurantaohjelmilla hallitaksesi tulojasi ja kuukausittaisia menojasi. Jos olet paperipohjaisten kuluseurantalaitteiden fani, voit jopa käyttää ilmaiset tulostettavat kuluseurantalaitteet, jotka auttavat sinua pysymään budjetissa.
8. Nopeat laskelmat
Excelistä on tullut suosittu työkalu ihmisille, jotka haluavat suorittaa erilaisia laskelmia. Kuvittele, että haluat laskea seuraavan asuntolainasi erän, mutta sen sijaan, että käyttäisit kynää ja paperia laskelmien tekemiseen, voit luoda nopeasti Excel-työkirjan ja alkaa tehdä arvioita.
Excel sovelluksena on kätevä ja varsin hyödyllinen nopeiden laskelmien suorittamiseen, koska siinä on useita toiminnallisia kaavoja, jotka auttavat sinua pääsemään liikkeelle.
Excelin käyttö jokapäiväisessä elämässä
Excel on ihmeellinen kieli, ja voit hyödyntää sitä parhaalla mahdollisella tavalla, varsinkin jos hallitset erilaiset toiminnot, kaavat ja menettelyt. Varmista kuitenkin, että käytät sitä oikein, sinun on opittava se asiantuntijoilta. Joillakin kuuluisilla alustoilla, mukaan lukien Udemy ja muutamat muut alustat, on saatavilla runsaasti ilmaisia ja maksullisia kursseja. Voit valita kurssin, joka vastaa oppimisvaatimuksiasi.