9 Microsoft Word -vinkkiä korkeakoulutehtävän muokkaamiseen nopeammin

Tehtävät korkeakoulu- ja yliopistotasolla ovat tutkimustyötä vaativia, ja sinun odotetaan usein tekevän kirjoituksia, joissa on huomattava määrä sivuja. Juuri kun luulet valmistavasi vaaditun sanamäärän, seuraava vaihe on yhtä haastava ja aikaa vievä: muokkaaminen.

Pikanäppäimistä yksinkertaisiin, sisäisiin ominaisuuksiin, kuten Etsi ja korvaa ja automaattinen taulukko sisällöstä, tässä on useita vinkkejä, joiden avulla voit muokata ja muotoilla korkeakoulutehtäväsi tehokkaammin Microsoft Word.

1. Jätä kappalevälit viimeiseksi askeleeksi

Aloitetaan ensin oikealla tiellä. Kun sinulla on edessäsi 3 000 sanan essee tai raportti, on houkuttelevaa asettaa kaksoisvälit, kun kirjoitat vain muutaman lauseen tai enintään kappaleen. Se antaa lohduttavan illuusion siitä, että olet tehnyt enemmän työtä kuin sinulla todellisuudessa on.

Mutta ollaksesi tehokkaampaa viimeisessä muokkausvaiheessa, on parasta jättää kappalevälit viimeiseksi vaiheeksi. Tällä tavalla säästät aikaa, koska sinun ei tarvitse vierittää ylös ja alas paljon enempää kuin tarvitset, kun selaat tekstisi eri osia ja sivuja.

2. Opi käyttämään pikanäppäimiä

Pikanäppäimet tekevät muokkaamisesta ja muotoilusta paljon nopeampaa kuin hiiren käyttäminen. Esimerkiksi kun käytät hiirtä tiettyjen sanojen valitsemiseen, sinulta jää todennäköisesti huomaamatta yksi tai kaksi kirjainta ja sinun on korostettava uudelleen tai ylitettävä ja sisällytettävä piste, jolloin sinun ei tarvitse tehdä niin.

Tässä tapauksessa voit valita tekstin tarkasti käyttämällä Ctrl + Vaihto, ja vasen ja oikea nuoli avaimet Windowsissa. On monia muitakin Microsoft Wordin pikanäppäimet jonka avulla voit tehdä suurimman osan muokkauksista näppäimistöllä ilman, että sinun tarvitsee vaihtaa hiirtä tai ohjauslevyä. Älä aliarvioi tällä menetelmällä säästämääsi aikaa!

Kun luet jatkuvaa tekstiä, tyhjät ylä- ja alatunnisteet voivat tuntua häiritseviltä. Sujuvamman luku- ja muokkauskokemuksen saamiseksi yhdistä kaikki sivut piilottamalla ylä- ja alatunnisteet.

Vie osoitin nykyisen ja seuraavan sivun välisen harmaan tilan päälle ja kaksoisnapsauta. Kun tarvitset käytä Microsoft Wordin ylä- ja alatunnisteita Näytä ne uudelleen viemällä osoitin sivun erotinviivan päälle ja kaksoisnapsauttamalla.

4. Kutista otsikot ja alaotsikot

Pitkissä raporttityyppisissä tehtävissä jaat todennäköisesti sisältösi otsikoiksi ja alaotsikoiksi. Kun siirryt osiosta toiseen tai siirryt osien välillä kirjoittaaksesi uudelleen ja muokataksesi, helpota tekstin selaamista kutistamalla otsikot.

Vie hiiri otsikon otsikon päälle ja napsauta sitten kolmion kuvake joka näkyy sen vieressä piilottaaksesi sisällön. Jos haluat piilottaa kaikki otsikot kerralla, napsauta mitä tahansa otsikkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Laajenna/kutista > Kutista kaikki otsikot.

5. Lajittele viitteet automaattisesti aakkosjärjestykseen

Teosluettelo on olennainen osa missä tahansa korkeakoulutehtävässä, ja se on yleensä lajiteltu aakkosjärjestykseen. Olet todennäköisesti lisännyt viittauksia luetteloon, kun lainaat niitä esseessäsi, mutta kun on kyse lajittelusta lopussa, on mahdotonta ja aikaa vievää lajitella niitä manuaalisesti. Voit yksinkertaisesti lajitella ne automaattisesti Microsoft Wordissa.

Valitse kaikki referenssisi ja siirry kohtaan Koti -välilehti. Alla Kohta -osiosta, napsauta Järjestellä kuvake (A ja Z, alanuoli). Vuonna Järjestä kenttä, valitse Kappaleet. Vuonna Tyyppi kenttä, valitse Teksti. Valitse sitten Nouseva ja napsauta OK. Luettelo lajitellaan nyt aakkosjärjestykseen.

Saatat kuitenkin huomata pari poikkeavaa. Esimerkiksi kun jotkin viittaukset alkavat symboleilla kirjaimen sijaan, ne kaikki todennäköisesti työnnetään ylös. Nämä ovat muutamia, jotka sinun on sitten lisättävä manuaalisesti uudelleen luetteloosi oikein.

6. Käytä Etsi ja korvaa -toimintoa välttääksesi kirjoitusvirheet

Olivatpa ne oppikirjoja tai lehtiartikkeleita, jokainen opiskelija on todennäköisesti kohdannut kirjoittajia, joiden sukunimiä on hieman hankala kirjoittaa. Nimen kirjoittaminen uudelleen ja uudelleen jokaiselle tekstiviittaukselle on altis inhimillisille virheille. Voit välttää kirjoitusvirheet käyttämällä Etsi ja korvaa -toimintoa.

Käytä ensin yksilöllistä lyhennettä paikkamerkkinä, kun kirjoitat tehtävääsi. Suosittelen lisäämään numeron tähän lyhenteeseen. Tämä johtuu siitä, että jos lyhenne koostuu vain kirjaimista, on mahdollista, että tämä lyhyt kirjainyhdistelmä on voinut esiintyä muualla, osana sanaa esseessäsi.

Kun olet valmis käsittelemään kehon sisältöä, on aika korvata lyhenne todellisella sukunimellä. Vuonna Koti välilehti, napsauta Korvata in Muokkaus -välilehti. Vuonna Löytää mitä kenttään, kirjoita lyhenne. Vuonna Korvata kirjoita todellinen kirjoittajan nimi. Napsauta sitten Korvaa kaikki. Kaikki lyhenteet korvataan nyt oikealla tekijän sukunimellä.

7. Aseta kuvasi näkymättömään taulukkoon

Jos et ole aivan perehtynyt kuvien muotoiluun Microsoft Wordissa, tässä on yksinkertainen vaihtoehto, joka auttaa varmista, että kuvasi ei aiheuta tekstisi hajoamista oudoissa paikoissa: aseta kuvasi näkymätön pöytä.

Siirry siihen tekstin osaan, jossa haluat kuvan näkyvän. Lehdistö Tulla sisään siirtyäksesi uuteen kappaleeseen. Suuntaa kohteeseen Lisää välilehti, napsauta Pöytäja luo 1x1-taulukko valitsemalla yksi ruutu. Napsauta osoitinta taulukon sisällä Kuvat > Lisää kuva > Tämä laite ladataksesi kuvasi dokumenttiin.

Voit muuttaa kuvan kokoa taulukossa. Kun olet tyytyväinen, korosta taulukko ja siirry kohtaan Pöydän suunnittelu välilehti, napsauta Reunat > Ei rajoja. Taulukon musta reuna katoaa sitten. Kuvasi näyttää nyt sopivan täydellisesti kahden tekstikappaleen väliin.

8. Saat yleiskatsauksen useista sivuista kerralla

Kun olet melkein valmis muokkauksen, on parasta selata kaikkia sivuja varmistaaksesi, ettei niissä ole paritonta tyhjiä sivuja, erillisiä osia tai virheellisiä kuvanäyttöjä. Mutta jos sinulla on yli 20 sivua sisältöä, niin paljon sisältöä nopeasti selailla on vain huimaa.

Siirry sen sijaan kohtaan Näytä -välilehti. Vuonna Zoomaus osio, napsauta Useita sivuja. Tämä loitontaa Microsoft Word -asiakirjaasi, joten voit tarkastella kahta tai kolmea sivua kerralla. Voit myös napsauttaa oikeassa alakulmassa olevaa Zoomaus-liukusäädintä loitontaaksesi entistä enemmän ja tarkastellaksesi useampia sivuja kerralla.

9. Luo sisällysluettelo automaattisesti

Yksi viimeisistä tehtäväkomponenteista on sisällysluettelo. Jos olet kirjoittanut jokaisen otsikon manuaalisesti, kirjoita rivi pisteitä, jotka päättyvät otsikon vastaava sivunumero ja tarkista sivunumero itse, on aika antaa Microsoft Wordin hoitaa tehtävän.

Varmista ensin, että olet käyttänyt otsikoihisi oikeaa tyyliä. Voit tarkistaa tämän napsauttamalla kutakin otsikkoa ja katsoa mikä tyyli on valittuna Koti -välilehti. Sitten, numeroi Microsoft Word -asiakirjasi sivut.

Siirry lopuksi tyhjälle sivulle, johon haluat lisätä sisällysluettelosi. Suuntaa kohteeseen Viitteet -välilehti, napsauta Sisällysluetteloja valitse jokin niistä Automaattiset taulukot. Microsoft Word luo heti sisällysluettelon puolestasi.

Paranna muokkausprosessiasi Microsoft Wordissa

Yllä olevia vinkkejä noudattamalla voit tarkistaa tehtäväsi nopeammin ja tehokkaammin ilman, että rasitat itseäsi silmien väsymisellä. Vähennä liiallista vierittämistä ja muita manuaalisia tehtäviä, jotka Microsoft Word voi tehdä automaattisesti.

Lisäksi muokkausajan säästäminen tarkoittaa, että sinulla on entistä enemmän aikaa oikolukea ja tarkistaa esseesi perusteellisesti, jolloin voit tuottaa laadukkaampia esseitä ja raportteja.