Täydellinen opas yli 15 Google Workspace -sovellukseen

Google Workspace (aiemmin G Suite) on integroitu verkkopohjaisten sovellusten sarja, joka on suunniteltu virtaviivaistamaan työnkulkua ja parantamaan yksilöiden, tiimien ja yritysten tuottavuutta.

Olet luultavasti tuttu joihinkin suosituista Google Workspace -sovelluksista, kuten Gmail ja Google Docs. Et kuitenkaan ehkä ole tietoinen siitä, että tällä työalueella on tällä hetkellä 18 sovellusta – jokainen palvelee ainutlaatuista tarkoitusta ja tarjoaa runsaasti ominaisuuksia tehostaaksesi tehokkuuttasi ja yhteistyötä muiden kanssa.

Tässä artikkelissa perehdymme syvällisesti jokaiseen näistä sovelluksista, niiden toimintaan ja keskustelemme joistakin niiden parhaista ominaisuuksista.

Gmail on sähköpostityökalu, jonka avulla voit luoda yksilöllisiä sähköpostiosoitteita (joiden lopussa on at_gmail.com tai mukautettu verkkotunnus) sähköpostien lähettämistä ja vastaanottamista varten. Voit myös käyttää ominaisuuksia, kuten Tärkeät postit, suodattimet, suosikit ja tunnisteet sähköpostisi hallintaan ja sotkujen vähentämiseen. Gmail-tilin luominen on ilmaista, ja jos sinulla ei vielä ole tiliä, voit oppia sen

luo uusi Gmail-tili itsellesi tai muille.

Gmailin parhaat ominaisuudet:

• Peruuta viestin lähettäminen 30 sekunnin kuluessa "Lähetä"-napsautuksen jälkeen.
• Integroituu saumattomasti muiden Workspace-sovellusten, kuten Driven, Kalenterin ja Meetin, kanssa.
• Kehittyneet roskapostin suodatusalgoritmit tunnistavat ja suodattavat automaattisesti haitalliset sähköpostit.
• Mukauta Gmail-tiliäsi yhdistämällä ulkoisiin sovelluksiin Google Workspacen Marketplacesta.

Google Meet (aiemmin Hangouts) on Googlen versio Zoomista – videoneuvottelutyökalusta virtuaalisten kokousten ja webinaarien järjestämiseen ystävien, työtovereiden tai asiakkaiden kanssa. Voit aloittaa kokouksen välittömästi, luoda sellaisen myöhempää käyttöä varten tai ajoittaa sen Google-kalenterissa. Jos tarvitset apua tämän tekemiseen, katso tämä täydellinen opas kokousten järjestämiseen Google Meetissä.

Google Meetin parhaat ominaisuudet:

• Sitoutumisominaisuudet, kuten käden nostaminen, emojien lähettäminen ja chat.
• Jaa asiakirjoja, diaesityksiä ja muita asiakirjoja näytön jakamisominaisuuden avulla.
• Tarjoaa reaaliaikaisen tekstityksen yli 10 kielellä, mukaan lukien englanti, ranska ja italia, ja lisää on lisätty.
• Kattava kirjasto visuaalisia tehosteita suodattimien käyttöön ja taustan sumentamiseen tai vaihtamiseen.

Google Chat on viestityökalu, joka toimii keskitettynä saumattoman viestinnän ja yhteistyön keskuksena Google Workspacen ekosysteemissä. Se antaa tiimeille mahdollisuuden muodostaa yhteys, viestiä ja jakaa tiedostoja reaaliajassa, mikä edistää tehokkaita projektikeskusteluja ja parantaa tuottavuutta.

Google Chatin parhaat ominaisuudet:

• Integroituu Driveen, Docsiin, Sheetsiin ja Slidesiin tiedostojen luomista ja jakamista varten.
• Alkuperäinen Tasks-ominaisuus tehtävien luomiseen ja määrittämiseen tiimin jäsenille.
• Pidä videokeskusteluja käynnistämällä välitön kokous Lisää videokokous -ominaisuuden avulla.
• Saat sähköposti-ilmoituksia, kun joku mainitsee (käyttäen @mainintoja) tai lähettää sinulle viestin.

Google-kalenteri on työkalu, jonka avulla voit ajoittaa tapahtumia, koordinoida kokouksia ja seurata tärkeitä määräaikoja. Voit luoda useita kalentereita henkilökohtaisen tai työelämäsi eri puolille ja vaihtaa kalentereiden välillä nähdäksesi tiettyjä tapahtumia tai saadaksesi yleiskatsauksen kaikista toiminnoistasi.

Google-kalenterin parhaat ominaisuudet:

• Jaa kalentereita muiden kanssa, jotta he voivat tarkastella tai ajoittaa tapaamisia.
• Aseta mukautettuja muistutuksia saadaksesi hälytyksiä (matkapuhelimella tai sähköpostitse) ennen tapahtumia tai tehtäviä.
• Synkronoituu täydellisesti mobiililaitteesi Kalenteri-sovelluksen kanssa, joten pysyt yhteydessä ja pysyt ajan tasalla.
• Käytä valmiita kalentereita, joissa on kansalliset vapaapäivät jokaisessa maassa, ja lisää ne helposti kalenteriisi.

Google Drive on pilvitallennusalusta, jonka avulla yksityishenkilöt, tiimit ja yritykset voivat tallentaa, käyttää ja jakaa tiedostoja miltä tahansa laitteelta – kunhan sinulla on Internet-yhteys. Kaikki Google Docsissa, Sheetsissä, Slidesissa tai Formsissa luomasi tiedostot tallennetaan automaattisesti tänne. Voit myös ladata tiedostoja tietokoneeltasi ja hallita kaikkia asiakirjojasi ryhmittelemällä ne kansioihin ja alikansioihin.

Google Driven parhaat ominaisuudet:

• Tarjoaa 15 Gt tallennustilaa ilmaisille käyttäjille, joka jaetaan Google Driven, Gmailin ja Google Kuvien kesken.
• Tarkastele ja muokkaa tiedostojasi liikkeellä ollessasi Driven mobiilisovelluksella, joka on saatavilla Android- ja iOS-laitteille.
• Tarjoaa offline-käytön tiedostoillesi, joten voit käsitellä niitä ilman internetyhteyttä – muutokset synkronoidaan automaattisesti, kun muodostat yhteyden Internetiin uudelleen.

Google Docs on Googlen versio Microsoft Wordista – pilvipohjaisesta tekstinkäsittelytyökalusta, jonka avulla käyttäjät voivat luoda, muokata ja tehdä yhteistyötä asiakirjojen kanssa reaaliajassa. Siinä on yli 50 mallia, jotka kattavat useita luokkia, mukaan lukien ansioluettelot, liikekirjeet, ehdotukset ja oppituntisuunnitelmat – mikä tekee asiakirjan aloittamisesta helppoa hetkessä.

Google-dokumenttien parhaat ominaisuudet:

• Yksinkertainen ja intuitiivinen käyttöliittymä, jonka avulla kaiken tasoisten käyttäjien on helppo löytää tiensä.
• Laaja valikoima muotoiluvaihtoehtoja – tekstityylien mukauttamisesta sisällysluettelon luomiseen – ammattimaisen näköisten asiakirjojen luomiseen.
• Versiohistoria-ominaisuuden avulla on helppo seurata muutoksia, tarkistaa muokkaukset ja tarvittaessa palauttaa aikaisempaa sisältöä.

Google Sheets on Googlen versio Microsoft Excelistä – pilvipohjaisesta taulukkolaskentasovelluksesta, jonka avulla voit muokata ja analysoida tietoja järjestelmällisesti ja yhteistyössä. Voit joko syöttää tietoja manuaalisesti tai tuoda suuria tietojoukkoja useista tiedostomuodoista, mukaan lukien CSV, TSV, XLSX, TXT, HTML ja ODS.

Google Sheetsin parhaat ominaisuudet:

• Laajat kaavat ja toiminnot tietojen käsittelyyn, monimutkaisiin laskelmiin ja tilastolliseen analyysiin.
• Sisältää datan visualisointiominaisuuksia, kuten kaavioita, lämpökarttoja, sparklineja ja pivot-taulukoita.
• Linkitä Excel-taulukot ja -kaaviot Google Docsissa ja Slidesissa ja päivitä ne yhdellä napin painalluksella lähdetietojen muuttuessa.

Google Slides on Googlen versio Microsoft PowerPointista – pilvipohjaisesta esitystyökalusta, jonka avulla voit luoda, muokata ja toimittaa kiinnostavia esityksiä. Voit lisätä puhujan muistiinpanoja, joista voi olla apua ajatustesi tai vihjeiden järjestämisessä esityksen aikana. Esittäjänäkymässä on erillinen näyttö, jossa näkyvät puhujan muistiinpanot, nykyinen dia ja tulevat diat, mikä auttaa sinua esittämään sujuvan esityksen.

Google Slidesin parhaat ominaisuudet:

• Sitouta yleisösi järjestämällä suoria kyselyitä ja Q&A-istuntoja.
• Vie dioja useissa muodoissa, kuten PPTX, PDF, TXT, JPG, PNG, ODP ja SVG.
• Sisältää yli 20 mallia (ja enemmän muilta verkkosivustoilta), jotka kattavat useita luokkia, kuten Pitch, Ehdotus, Tapaustutkimus, Tuntisuunnitelmat ja Flashcards.

Google Forms on monipuolinen lomakkeiden rakennustyökalu, jonka avulla voit luoda ja jakaa online-kyselyjä, tietokilpailuja, kyselyitä, sovelluksia ja palautelomakkeita. Tekstin lisäksi voit lisätä lomakkeihisi kuvia ja videoita, muuttaa värimalleja ja jopa lisätä oman logosi. Voit jakaa lomakkeen linkin kautta, upottaa sen verkkosivustolle tai jopa lähettää sen suoraan tiettyihin sähköpostiosoitteisiin.

Google Formsin parhaat ominaisuudet:

• Määritä vaaditut kysymykset, pakota tiettyjä muotoja (kuten sähköpostiosoitteita tai URL-osoitteita) ja rajaa vastausvaihtoehdot tiettyyn alueeseen tai malliin.
• Luo haaroittelua tai ohita logiikkaa lomakkeihisi ohjaamalla vastaajat eri osiin heidän vastaustensa perusteella.
• Kaikki vastaukset päivitetään reaaliajassa lomakkeiden Vastaukset-välilehdellä.
• Vastaukset voidaan viedä Google Sheersiin (lisäanalyysiä varten) napin painalluksella.

Google Sites on verkkosivustojen rakennustyökalu, jonka avulla voit helposti suunnitella ja julkaista verkkosivustoja. Siinä on käyttäjäystävällinen vedä ja pudota -käyttöliittymä, jonka avulla on helppo lisätä ja järjestää erilaisia ​​elementtejä verkkosivustollesi. Näitä elementtejä ovat tekstilaatikot, kuvat, videot, Google Drive -tiedostot ja upotettu sisältö URL-osoitteen tai koodin kautta.

Google-sivustojen parhaat ominaisuudet:

• Google Sitesissa luodut verkkosivustot ovat responsiivisia.
• Sisältää yli 15 muokattavissa olevaa mallia eri luokissa, kuten opiskelijaportfolio, häät, salonki ja ravintola.
• Sisäänrakennettu hakuominaisuus, jonka avulla vierailijat voivat etsiä tiettyä sisältöä verkkosivustostasi.
• Integroituu Google Analyticsin kanssa verkkosivuston liikenteen ja käyttäjien käyttäytymisen seurantaa ja analysointia varten.

Google Keep on muistiinpanosovellus, jonka avulla voit nopeasti kirjoittaa muistiinpanoja, ideoita tai muistutuksia. Voit luoda tekstimuistiinpanoja, lisätä tarkistuslistoja, lisätä kuvia ja jopa lisätä piirustuksia ja luonnoksia liikkeellä ollessasi. Tämän sovelluksen yksinkertaisuus ja nopeus tekevät siitä kätevän tiedon tallentamiseen aina, kun inspiraatio iskee.

Google Keepin parhaat ominaisuudet:

• Luokittele ja järjestä muistiinpanosi visuaalisesti lisäämällä muistiinpanoihisi värikoodattuja tarroja.
• Aseta aika- ja sijaintipohjaisia ​​muistutuksia muistiinpanoihisi ja vastaanota ilmoituksia, jotka auttavat sinua pysymään ajan tasalla tehtävistäsi.
• Käytä Arkisto-ominaisuutta piilottaaksesi muistiinpanot päänäkymästä ja minimoiksesi sotkua.
• Muistiinpanosi synkronoidaan automaattisesti, joten voit käyttää ja muokata niitä missä tahansa, milloin tahansa ja miltä tahansa laitteelta.

Google Apps Script on JavaScript-pohjainen komentosarjaalusta, jonka avulla voit laajentaa Google Workspace -sovellusten toimintoja. Tämän avulla voit lisätä uusia ominaisuuksia, kuten mukautettuja valikoita, valintaikkunoita, mukautettuja toimintoja ja jopa suorittaa tehtäviä automatisoida parantaaksesi käyttökokemustasi.

Voit myös rakentaa lisäosia Google Workspace -sovelluksiin ja julkaista ne Workspace Marketplacessa muiden käytettäväksi.

Google Apps Scriptin parhaat ominaisuudet:

• Apps Script tukee yhteistyötä, jolloin useat käyttäjät voivat työskennellä yhdessä saman skriptin tai projektin parissa.
• Tarjoaa testaus- ja virheenkorjausominaisuudet, mukaan lukien kirjaamisen, keskeytyspisteet ja virheiden käsittelyn.
• Aktiivinen kehittäjäyhteisö, joka jakaa koodinpätkiä, opetusohjelmia ja parhaita käytäntöjä.

Google Cloud Search on edistynyt megahakutyökalu, jonka avulla yritykset voivat etsiä ja hakea tietoja kaikista Google Workspace -sovellukset (Gmail, Drive, Docs, Sites, Keep jne.) ja kolmannen osapuolen sovellukset – yhdellä haulla kysely. Tämä on paljon helpompaa ja nopeampaa kuin yksittäisen hakukyselyn suorittaminen jokaisessa Workspace-sovelluksessa.

Google Cloud Searchin parhaat ominaisuudet:

• Se on erittäin nopea ja älykäs – löydät nopeasti etsimäsi tarkat tiedot käyttämällä automaattisen täydennyksen ehdotuksia ja vaikka hakukyselyssäsi olisi virheitä.
• Tarjoaa hakutulosten esikatselun, jonka avulla voit nopeasti vilkaista sisältöä ja löytää etsimäsi avaamatta sitä erillisessä sovelluksessa.
• Tarkennetut suodatinvaihtoehdot (kuten ajanjakso, tiedostotyyppi, sijainti jne.) hakutulosten nopeaan rajaamiseen.

Google Jamboard on digitaalinen valkotaulutyökalu, jonka avulla yksilöt ja ryhmät voivat tehdä muistiinpanoja, luonnoskaavioita, ideoita ja ideoita. tehdä visuaalista yhteistyötä mistä tahansa. Se on varustettu piirustustyökaluilla, muistilappuilla, muodoilla, tekstilaatikolla ja laserosoittimella – mikä tekee ideoiden luovasta ilmaisemisesta helppoa.

Google Jamboardin parhaat ominaisuudet:

• Erittäin yksinkertainen ja intuitiivinen käyttöliittymä, jossa on helppo navigoida myös ensikertalaisille.
• Muuta kankaan taustaa käyttämällä mitä tahansa valmiista malleista tai lataamalla mukautettu kuva.
• Lataa jokainen kehys tietokoneellesi kuvana tai PDF-tiedostona.

Google Admin on hallintaportaali yritystilillesi rekisteröityjen käyttäjien ja laitteiden hallintaan. Voit lisätä uusia käyttäjiä, päivittää käyttäjätietoja ja järjestää käyttäjät organisaatioyksiköiksi hallinnan helpottamiseksi.

Google Adminin parhaat ominaisuudet:

• Hallinnoi tietojen tallennus- ja jakamisasetuksia Google Drivessa organisaatiotasolla.
• Hallitse Workspace-sovellusten käyttöä ottamalla käyttöön tai poistamalla käytöstä tiettyjä sovelluksia käyttäjille ja hallitsemalla sovellusasetuksia ja käyttöoikeuksia.
• Määritä organisaatioasetukset, kuten yrityslogojen ja värien mukauttaminen, kertakirjautumisen (SSO) määrittäminen ja kolmannen osapuolen sovellusten hallinta.

Google Endpoint on Google Admin -sovelluksen tietoturvanhallintaominaisuus, joka suojaa yrityksesi tietoja ja laitteita kyberuhkilta. Se varmistaa, että vain valtuutetut henkilöt pääsevät käsiksi tietoihin ja mahdollistaa tietojen etäpyyhkimisen tarvittaessa.

Google Endpointin parhaat ominaisuudet:

• Etälukitse tai pyyhi tiedot kadonneista tai varastetuista yrityslaitteista.
• Suojaa laitteet yrityksissäsi niiden käyttöjärjestelmästä riippumatta.
• Pakota suojauskäytäntöjä ja pääsyn valvontaa, kuten salasanavaatimusten asettaminen ja kaksivaiheisen todennuksen ottaminen käyttöön.

Google Holvi on tietojen arkistointi- ja säilytystyökalu, joka varmistaa lakisääteisten vaatimusten noudattamisen ja auttaa tarvittaessa helpottamaan eDiscovery-prosesseja. Säilytyksen lisäksi järjestelmänvalvojat voivat etsiä tai viedä tietoja Google Workspace -sovelluksista, vaikka yksittäiset käyttäjät olisivat poistaneet tiedot.

Google Holvin parhaat ominaisuudet:

• Aseta säilytyskäytännöt säilyttämään tiedot automaattisesti tietyn ajanjakson ajan.
• Aseta säilytysvaatimukset tietyille käyttäjätileille tai organisaatioyksiköille ja varmista, että näihin tileihin liittyviä tietoja ei voida poistaa.
• Tarkennetut hakuvaihtoehdot, mukaan lukien haku tietyillä kriteereillä, kuten lähettäjä, vastaanottaja, ajanjakso, avainsanat ja tunnisteet.
• Vie tiedot Google Holvista vakiomuodoissa, kuten PST (sähköpostia varten) ja MBOX (keskusteluja varten).

Google Work Insights on analytiikkatyökalu, jonka avulla voit seurata, kuinka yrityksesi käyttäjät käyttävät Workspace-sovelluksia. Tämä antaa sinulle käsityksen käyttäjien toiminnasta, sovellusten käytöstä ja yhteistyömalleista, joten voit optimoida yrityksesi tuottavuuden ja yhteistyöstrategiat.

Google Work Insightsin parhaat ominaisuudet:

• Suodata oivalluksia tiettyjen organisaatioyksiköiden (eli osastojen, ryhmien tai ryhmien) ja ajanjaksojen mukaan.
• Seuraa, käyttävätkö käyttäjät aktiivisesti Google Workspacen sovelluksia työajan ulkopuolella ja viikonloppuisin.
• Interaktiiviset visualisoinnit, jotka esittelevät tärkeimmät tiedot värikkäillä kaavioilla, joiden avulla trendit ja käyttäjämallit on helppo tunnistaa nopeasti.

Työskentele älykkäämmin, nopeammin ja tehokkaammin Google Workspace Appsin avulla

Nyt kun tunnet kaikkien 18 Google Workspaceen sisältyvän työkalun toiminnot sarjan avulla voit hyödyntää jokaisen työkalun täyden potentiaalin kohottaaksesi sekä henkilökohtaista että tiimiä tuottavuutta.

Teknologian kehittyessä Google Workspace pysyy edelläkävijänä ja julkaisee säännöllisesti uusia ominaisuuksia ja päivityksiä, joten on tärkeää pysyä ajan tasalla ja mukautua uusimpiin edistysaskeliin. Ja jos huomaat edelleen, että Google Workspace ei ole kuppi teetäsi, on muitakin vaihtoehtoja, joita kannattaa tutkia.