7 tekijää, jotka on otettava huomioon videoneuvottelualustaa valittaessa

Videoneuvottelualustoista on tullut etätyön, pitkän matkan seminaarien, verkkotuntien ja monien muiden perusinstituutioiden kulmakivi. Asiakkaille, kursseille tai yrityksille käytettävän sovelluksen valitseminen voi kuitenkin olla vaikeaa. Vaihtoehtoja on monia, joista jokaisella on erilaisia ​​kumoamisen vahvuuksia ja heikkouksia.

Vaikka nämä videokonferenssiympäristöt voivat vaihdella, sinun tulee aina tarkastella tarpeitasi terveellisesti. Ajattele lyhyellä ja pitkällä aikavälillä ja harkitse sitten tätä tärkeiden tekijöiden luetteloa.

1. Osallistujien enimmäismäärä

Yksi tärkeimmistä huomioon otettavista asioista on se, kuinka monta henkilöä videopuhelussa voi olla kerralla. Yliopistokurssiryhmän esittelytiimin ei ehkä koskaan tarvitse pohtia tällaista. Mutta jos pidät seminaarin, suuren verkkotunnin tai koko yrityksen laajuisen kokouksen, tämä on tärkein tekijä videokonferenssisovelluksen valinnassa.

Useilla suosituilla videoneuvottelusovelluksilla on kohtuullisen suuri enimmäisosallistujaraja. Esimerkiksi Zoom voi antaa sinulle jopa 500 henkilöä kokoukseen kerrallaan, jos maksat sen yrityssuunnitelmasta. Saat lisätietoja sen hinnoittelusta ja osallistujatasoista lukemalla artikkelimme aiheesta kuinka paljon Zoom maksaa.

Älä kuitenkaan usko, että tämä osallistujaraja on kilpailijoiden standardi. Esimerkiksi Google Meetin enimmäiskapasiteetti on 250 osallistujaa korkeimmalla tasollaan, ja Webexillä on 1 000 osallistujaa yrityssuunnitelmassaan.

2. Videopuhelun pituus

Tämä ei ehkä ole yhtä tärkeää kuin osallistujien enimmäismäärä, koska et ajattele, että ketään "suljettaisiin pois" videopuhelustasi. Silti se voi olla häiritsevää, jos sinun on aloitettava uusi kokous joka tunti, ja se voi näyttää epäammattimaiselta.

Monet ilmaiset videoneuvottelusovellusten tasot rajoittavat kokousten pituuden 40 minuuttiin tai tuntiin. Mutta jotkut voivat antaa sinun jatkaa yli 24 tuntia, jos kyseessä on kahdenkeskinen kokous, kuten Microsoft Teams ja Webex Meetings.

Ja jos tarvitset vain aikaa, etkä haittaa rajoittamista vain 25 osallistujaan, Discordin kaltainen sovellus voi olla hyödyllinen, koska sillä ei ole rajaa siihen, kuinka kauan voit jatkaa videopuhelua.

Joka tapauksessa, kun se ei enää ole ilmainen taso, sinulla pitäisi olla jopa 30 tuntia jatkuvaa videon suoratoistoa useimmilla alustoilla. Vaikka harvoin tarvitaan yli 30 tuntia, on olemassa muutamia videoneuvottelualustoja, jotka voivat tarjota sinulle sen. sinun tulee lukea lisää heidän hinnoittelutasoistaan ​​ennen sitoutumista.

3. Kuinka paljon se maksaa

Jos valitset videoneuvottelusovelluksen, jolla on rajoitettu budjetti, parasta mitä voit tehdä, on käydä läpi kaikki vaihtoehdot. Jotkut videoneuvottelusovellukset ovat juuri sellaisia, kun taas toiset rekisteröivät sinut liiketoimintaominaisuuksiin, joita et ehkä tarvitse, mutta maksat niistä melko kalliisti.

Esimerkiksi Slack ja Microsoft Teams saavat sinut maksamaan jokaisesta suunnitelmaasi lisäämästäsi käyttäjästä. Et tarvitse sitä, jos et halua kaikkia heidän tarjoustensa mukana tulevia virtuaalisia työtilapaketteja.

Oletetaan kuitenkin, että haluat kaikki online-liiketoiminnan tuottavuusominaisuudet, jotka seuraavat Slackin ja Microsoft Teams -tilausta. Nopea tarkastelu heidän hinnoittelutaulukoitaan paljastaa, että Microsoft Teams on 1,49 dollaria halvempi per henkilö. Se on yksi niistä syitä, miksi Microsoft Teams on parempi kuin Slack.

Yleensä, jos et ole varma haluamasi sovelluksen hinnat, hyvä tapa tehdä tutkimusta on kirjoittaa tuotteen nimi ja "hinnat" Googleen. Napsauta parasta ja osuvinta tulosta löytääksesi sen hinnoittelutaulukon. Tee sama kaikille käyttämillesi sovelluksille ja valitse budjettiisi parhaiten sopiva.

4. Hyvä käyttöympäristöjen välinen saatavuus

Tämä tuskin on ongelma, koska useimmat nykyaikaiset videoneuvottelusovellukset ovat todella monialustaisia. Otetaan esimerkiksi Zoom, sillä siinä on verkkosovellus, Windows-sovellus, macOS-sovellus, Android-sovellus ja iOS-sovellus, ja Linux-jakeluissa on Zoom-asiakkaita.

Useimmilla valtavirran videoneuvottelualustoilla on myös tällainen käyttöympäristöjen välinen saatavuus, koska se on vahva myyntivaltti videoneuvottelusovellukselle.

Jotkut ihmiset saattavat kuitenkin harkita epämuodollisemman reitin, kuten FaceTimen, käyttämistä videoneuvotteluihin. FaceTime toimii täydellisesti, jos et tarvitse enempää kuin 32 osallistujaa. Kuitenkin vain Macit, iPadit ja iPhonet, joissa on Apple ID, voivat aloittaa FaceTime-kokouksen Android- ja Windows-käyttäjät voivat nyt liittyä FaceTime-kokouksiin.

Tämä hylkää FaceTimen hyvänä vaihtoehdona, jos harkitset todellista useiden alustojen saatavuutta. Sinun pitäisi hankkia videoneuvottelutyökalu, jota kuka tahansa voi käyttää alkuperäisen sovelluksen kautta käyttöjärjestelmästä riippumatta.

5. Käyttöliittymä ja esteettömyys

Voi olla todella tuskaa selittää, kuinka navigoida videoneuvottelusovelluksessa. Se vie aikaa kokouksesta, voi turhauttaa vieraat ja voi pysäyttää vauhdin, jos kokous on jo käynnissä.

Siksi sinun tulee testata videoneuvottelusovelluksia niiden ilmaisilla tasoilla nähdäksesi, ovatko ne helppoja selvittää. Jos sinulla näyttää olevan vaikeuksia mykistää mikrofonia, lisätä vieraita tai näyttää esitystä, sinun kannattaa valita jotain, jolla on intuitiivisempi käyttöliittymä.

Tärkein esteettömyystoiminto, jonka sinun pitäisi löytää videoneuvottelusovelluksestasi, ovat livetekstitykset. Ne voivat auttaa sinua litteroimaan ääntä ja auttaa ihmisiä, joilla on kuulon heikkeneminen. Monissa sovelluksissa (kuten Zoom ja Google Meet) on se ilmainen sisäänrakennettu toiminto. Muut sovellukset (kuten Webex) tarjoavat sen maksullisissa suunnitelmissaan englannin lisäksi muilla kielillä.

6. Näytön tallennus ja näytön jakaminen

Suurin osa kokouksista, luokista ja seminaareista sisältää esityksiä. Ja ei ole parempaa tapaa jakaa online-esitys kuin näytön jakaminen. Jokaisella suolansa arvoisella videoneuvottelualustalla on näytön jakamistoiminto, jos katsot tarpeeksi tarkasti. Voit testata sitä nähdäksesi, kuinka se toimii, ennen kuin valitset.

Tämän kolikon toisella puolella on näytön tallennus. Jotkut ihmiset jäävät väliin kokouksista, ja heidän on päästävä kiinni muihin, kun he saavat mahdollisuuden. Sen sijaan, että loisit pöytäkirjan yhteenvedon tai isännöisit uuden kokouksen kokonaan, voit isännöitsijänä tallentaa näyttösi ja kokouksen ja jakaa sen poissaoleville.

Nämä ovat kaksi hienoa ominaisuutta, joihin sinun tulee kiinnittää huomiota. Vaikka luulet, että et tarvitse sitä, luulisit, että et tarvitse sitä.

7. Ensiluokkainen videon ja äänen laatu

Pohjimmiltaan videon ja äänen laatu riippuu laitteistostasi ja valaistuksestasi, mutta jotkin videoneuvottelusovellukset asettavat maksumuurin ennen HD-videon suoratoistoa. Esimerkiksi Zoom ja Google Meet antavat sinun suoratoistaa videosi HD-laatuisena ilmaiseksi. Webexin ja Discordin on kuitenkin maksettava muutama dollari ensin.

Joka tapauksessa jotkut sovellukset ovat parempia kuin toiset äänen optimoinnissa ja visuaalisuuden parantamisessa ohjelmiston tehostajilla. Mutta yksi parhaista videotuloksista, joita voit saada videopuhelussa, on iPhonen käyttö FaceTimen kanssa.

Valitse tarpeisiisi parhaiten sopiva videoneuvottelualusta

Tämän luettelon mukaan monet tarpeiden yhdistelmät voivat vaatia erilaisia ​​​​sovelluksia. On hyvä idea tehdä oma prioriteettilistasi ja valita videoneuvottelusovellus sen perusteella, mikä ominaisuus on sinulle tärkein.

Siitä huolimatta voit aloittaa tarkastelemalla parhaita sovelluksia, joissa on yksi kokoinen lähestymistapa niiden ominaisuuksiin.