8 vinkkiä webinaarin järjestämiseen

Nykyään monet nykyaikaiset työpaikat ovat kääntymässä pois perinteisemmistä, fyysisistä kokouksista, jotka ovat olleet normi yritysmaailmassa useiden vuosien ajan. Sen sijaan he ovat alkaneet omaksua virtuaaliseminaarien tai webinaarien tarjoaman helppouden.

Webinaarien avulla voit tavata kollegoita useissa eri paikoissa, ja ne on suhteellisen helpompi järjestää kuin fyysiset kokoukset. He sopivat aloille, joilla on pitkälti etätyöpaikkoja tai hybridityöpaikkoja. Ennen kuin ajoitat ensimmäisen tai seuraavan webinaarin, sinun tulee huomioida muutama seikka varmistaaksesi, että se on huikea menestys.

1. Korosta webinaarin tavoite

Voit järjestää sujuvan webinaarin vain hahmottelemalla ensin virtuaalisen kokouksen tarkoituksen. Webinaarit palvelevat monia toimintoja, kuten tiimin ideointiistuntoja, asiakastapaamisia, esityksiä ja jopa virtuaaliseminaareja.

Webinaarin tärkeimpien tavoitteiden korostaminen auttaa sinua kuratoimaan osallistujayleisösi parhaan ja osuvimman sisällön. Se auttaa myös sinua seuraamaan webinaarin yleistä rakennetta.

Sinun tulee hahmotella tavoitteesi selkeästi; muuten webinaarisi saattaa mennä raiteille sen edetessä. Tämä on erityisen tärkeää, jos järjestät webinaarin ensimmäistä kertaa ja haluat varmistaa, että se toimii sujuvasti ja tehokkaasti.

2. Kerää tietoa osallistujista osuvuuden varmistamiseksi

On erittäin tärkeää tietää, kenelle aiot puhua, minkä vuoksi sinun on tehtävä tutkimus ja kerättävä tietoa ihmisistä, jotka osallistuvat webinaariisi. Se auttaa sinua luomaan henkilökohtaisemman yhteyden heidän kanssaan ja ilmoittaa sinulle, mitkä esityksesi osat voivat resonoida heidän kanssaan tai eivät.

Ei riitä, että määrität web-kameran ja puhut heille; sinun on myös ymmärrettävä osallistujiasi. Samoin se auttaa sinua olemaan vuorovaikutuksessa heidän kanssaan ja rohkaisemaan heitä olemaan kanssasi tekemisissä webinaarin aikana.

Saatavillasi on monia työkaluja, jos haluat järjestää webinaarin esityslistan. Jotkut hauskat työkalut voivat auttaa tekemään webinaaristasi paljon interaktiivisemman.

Useimmat alustat, kuten Zoom, Google Meet ja muut vaihtoehtoinen webinaarin isännöintiohjelmisto niissä on ominaisuuksia, joiden avulla voit ajoittaa kutsut etukäteen, ja lähes kaikissa on kätevä chat box -työkalu, joka antaa osallistujille tilaa kommentoida, antaa hyödyllistä palautetta ja kysyä mitä tahansa kysymyksiä, joita heillä voi olla häiritsemättä kulkuasi esittely.

Nämä ja muut ominaisuudet, kuten transkriptio ja näytönjakotyökalut, voivat osaltaan tehdä webinaareistasi interaktiivisemman ja paremmin organisoidun.

4. Luo houkuttelevia esitysdioja

Yleensä ihmisillä on lyhyt keskittymiskyky, joten sinun on ehdottomasti vältettävä osallistujien tylsää webinaarin aikana. Voit tehdä tämän yhdistämällä ne visuaalisesti houkuttelevilla dioilla.

Diojen tulee olla värikkäitä ja ytimekkäitä, jotta niitä on helpompi seurata. Voit myös käyttää lukuisia visuaalisia apuvälineitä havainnollistaaksesi kohtia, kuten kaavioita ja kaavioita.

Toinen loistava tapa pitää diasi kiinnostavina on välttää tarpeettoman pieniä fontteja ja lisätä keskusteluun liittyviä kuvia jokaisessa esityksen vaiheessa. Webinaarissasi voit jakaa diojasi käyttämällä näytönjakotyökalua haluamallasi verkkoseminaarialustalla. Harkitse niiden muokkaamista erikoistuneiden avulla diaesitystyökalut parhaan vaikutuksen saavuttamiseksi.

5. Tee siitä interaktiivinen Q&A-istunnon avulla

Ihmiset haluavat tulla nähdyksi ja kuulluksi. Loistava tapa muodostaa yhteys tähän ja hyödyntää tätä toivetta parhaalla mahdollisella tavalla on kannustaa osallistujiasi esittämään kysymyksiä ja sitten vastaamaan kysymyksiinsä asianmukaisesti.

Tämä ei ainoastaan ​​anna heille tilaa selvittää webinaarin suhteen mahdollisesti kokemansa sekaannukset, vaan pitää heidät myös aktiivisesti mukana. Voit ajoittaa Q&A-istunnon lyhyiden taukojen aikana esityksesi välillä tai käsitellä niitä webinaarin päätyttyä.

Vaihtoehtoisesti voit vastata kaikkiin kysymyksiin, joita osallistujillasi on sinulle, kun selaat diojasi. Tämä voi kuitenkin keskeyttää kokonaisvirran.

6. Säilytä katsekontakti kameran kanssa optimaalisesti

Silmien sanotaan olevan ikkuna sielulle. Hyvän katsekontaktin ylläpitäminen kameran kanssa antaa osallistujille vaikutelman, että puhut suoremmin ja läheisemmin heidän kanssaan, ja auttaa heitä säilyttämään keskittymisensä webinaarin aikana.

Aseta kamerasi niin, että voit esittää diojasi mukavassa asennossa, jolloin voit katsoa suoraan kameraan etkä näyttöön. Jos olet webinaarin järjestäminen älypuhelimella, sinun on oltava vielä varovaisempi kameran sijoittamisessa.

7. Järjestä webinaari häiritsemättömässä tilassa

Jopa näennäisesti merkityksettömimmistä asioista voi nopeasti tulla tuhoisia häiriötekijöitä. Webinaarin järjestäminen sekaisessa työtilassa tai ruuhkaisessa ympäristössä vain häiritsee sinua ja osallistujiasi.

Suunnittele etukäteen, missä järjestät webinaarin, poista sotkuiset tilat, huomioi mahdolliset mahdolliset häiriöt ja käsittele ne ennen istunnon aloittamista. Muista myös hiljentää laitteet, joita et tarvitse webinaarin aikana, ja sammuttaa tietokoneen ilmoitustoiminto.

8. Tee testiajo ennen webinaarin päivää

Vaikka suunnitelmasi olisi mielestäsi täydellinen, koeajo ennen webinaarin aloittamista ei haittaa. Testaus auttaa sinua havaitsemaan ja poistamaan kaiken, mikä voi keskeyttää esityksesi kulun, ja varmistaa, että webinaarisi toimii sujuvasti.

Voit jakaa webinaarisi linkin kouralliselle ihmisille, jotka voivat liittyä stand-in-osallistujiksi ja antaa sinulle palautetta esimerkiksi äänen ja videon laadusta, ympäristöstäsi ja jopa yleisestä houkuttelevuudestasi esittely.

Se olisi myös erinomainen tilaisuus tarkistaa laitteesi ja varmistaa, että ne toimivat oikein. Et halua, että kamerasi kallistuu oudossa kulmassa esitystäsi keskellä.

Vaikuttavan webinaarin järjestäminen

Kuka tahansa voi onnistuneesti järjestää vaikuttavan webinaarin ottamalla huomioon nämä tärkeät isännöintivinkit. Niiden avulla voit järjestää ja jäsentää webinaarin, rohkaista osallistujia osallistumaan aktiivisesti, välttämään ennakoitavissa olevia tunkeutumisia tai häiriötekijöitä ja hyödyntämään laitteitasi parhaalla mahdollisella tavalla.

Voit aina käyttää näitä vinkkejä missä tahansa webinaarissasi käyttämässäsi videoneuvotteluohjelmistossa. Ne auttavat sinua asettumaan alustalle oikein ja varmistavat, että prosessi toimii sujuvasti.