Käytätkö liikaa aikaa sähköpostien kirjoittamiseen? Opi käyttämään sähköpostimalleja säästääksesi aikaa ja parantaaksesi tuottavuuttasi.
Sähköpostiviestinnällä on tärkeä rooli nykypäivän digitaalisessa työympäristössä, mutta se voi olla haaste, jos lähetät päivittäin useita sähköposteja ja käytät paljon aikaa niiden kirjoittamiseen.
Haluatpa sitten esitellä itsesi, asettaa poissaolovastauksen, pyytää palautetta, kutsua jonkun tapahtumaan, ilmaista kiitollisuutta tai seurata keskustelua, nämä mallit ovat tukenasi. Näiden käyttövalmiiden resurssien avulla voit virtaviivaistaa sähköpostiviestintää ja keskittyä olennaiseen.
1. Ammattimainen esittely
Vahvan ensivaikutelman luominen ja arvolupauksesi esitteleminen ovat ratkaisevan tärkeitä, kun pyrit verkostoitumaan tai luomaan yhteyden potentiaalisiin asiakkaisiin. Se on erityisen tärkeää, jos työskentelet puhtaasti etäasennuksella, jossa kasvokkain tapahtuva vuorovaikutus on rajoitettu/ei lainkaan. Potentiaalisiin asiakkaisiisi tai sidosryhmiisi jättämäsi vaikutelma on pysyvä.
Liitä tähän ammattimaiseen esittelysähköpostimalliin nimesi, roolisi, yhteydenottamisen syy ja selkeä toimintakehotus. Muista, että suhteen luominen ja aidon kiinnostuksen osoittaminen on elintärkeää.
Tässä on esimerkki:
Aihe: Tervehdys [Nimesi]:lta [yrityksesi]
Hei [Name],
Toivon että tämä sähköposti saavuttaa sinut. Olen [Sinun nimesi], [Sinun roolisi] yrityksessä [yrityksesi]. Löysin profiilisi [Platform] -sivustolla ja vaikuttui työstäsi [Industry/Field] -alueella.
Kirjoitan sinulle, koska uskon, että saatat olla kiinnostunut [Tuote/palvelustamme], joka auttaa [Etulausunto]. Haluaisin keskustella lisää siitä, kuinka voimme auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi.
Olisitko ensi viikolla tavoitettavissa 15 minuutin puheluun? Jos on, kerro minulle, mitkä päivät ja kellonajat sopivat sinulle parhaiten.
Odotan kuulevani sinusta pian.
Parhaat,
[Nimesi ja allekirjoituksesi]
Lue lisää
2. Automaattivastaaja poissa
Kun olet poissa töistä, joko lomalle, työmatkalla tai mistä tahansa muusta syystä, on tärkeää, että sinulla on tehokas automaattivastaaja, joka asettaa selkeät odotukset ja tarjoaa vaihtoehtoisia kontakteja.
Tämä malli varmistaa, että pidät ihmiset ajan tasalla poissaolostasi:
Aihe: Poissa toiminnasta [päivämäärä] asti
Hei siellä,
Kiitos sähköpostistasi. Olen tällä hetkellä poissa toimistosta [päivämäärä] asti ja minulla on rajoitettu pääsy sähköpostiini.
Jos viestisi on kiireellinen tai liittyy [työhön], ota yhteyttä [nimi] numeroon [email/phone number]. Muussa tapauksessa palaan takaisin mahdollisimman pian.
Kiitos ymmärryksestäsi ja kärsivällisyydestäsi.
Parhaat,
[Nimesi ja allekirjoituksesi]
Lue lisää
3. Palaute tai tarkistuspyyntö
Kun haluat saada palautetta tapaamisesta tai sidosryhmiltäsi saamasi arvion tuotteestasi, palvelustasi tai työstäsi, tarvitset sähköpostin, joka osoittaa arvostavasi ja rohkaisee heitä jakamaan ajatuksiaan.
Tässä on malli, jota voit käyttää:
Aihe: Haluaisin/haluaisimme kuulla palautettasi!
Hei [Name],
Kiitos, että valitsit [yrityksen] [tuotteen/palvelun] tarpeisiisi. Toivomme, että olet tyytyväinen tuloksiin ja kokemukseen.
Arvostamme mielipidettäsi ja arvostamme, jos voisit käyttää muutaman minuutin palautteesi jakamiseen kanssamme. Palautteesi auttaa meitä parantamaan tuotteitamme/palvelujamme ja tarjoamaan parempaa palvelua asiakkaillemme/asiakkaillemme.
Napsauta tätä linkkiä täyttääksesi lyhyen kyselyn: [linkki]. Se ei vie aikaasi enempää kuin 5 minuuttia.
Kiitoksemme osoituksena lähetämme sinulle [palkinnon], kun olet täyttänyt kyselyn.
Kiitos ajastanne ja tuestanne.
Parhaat,
[Nimesi ja allekirjoituksesi]
Lue lisää
4. Tapahtuman kutsu
Kun haluat kutsua jonkun tapahtumaan, olipa kyseessä webinaari, työpaja, juhla tai mitä tahansa muuta, tarvitset sähköpostin, joka näyttää osallistumisen edut ja sisältää kaiken tarvittavan yksityiskohdat. Viimeinen asia, jonka haluat, on, että kutsusi näyttää samalta Google-kalenterin roskapostikutsun vastaanottajillesi. Tässä on esimerkki, jota voit käyttää:
Aihe: Sinut on kutsuttu tapahtumaan [tapahtuman nimi]!
Hei [Name],
Meillä on ilo kutsua sinut tulevaan tapahtumaamme: [tapahtuman nimi].
Tämä on sinulle loistava tilaisuus [osallistumisen edut]. Opit [käsitellyistä aiheista], verkostoidut [muiden osallistujien] kanssa ja pidät hauskaa matkan varrella.
Tapahtuma järjestetään [päivämäärä] kello [aika] [platform/link] kautta. Se kestää noin [duration].
Varmista paikkasi rekisteröitymällä täällä [deadline] mennessä. Paikkoja on rajoitetusti, joten älä missaa tätä mahdollisuutta!
Emme malta odottaa, että näemme sinut siellä.
Parhaat,
[Nimesi ja allekirjoituksesi]
Lue lisää
5. Kiitos huomautus
Tämä malli on kätevä, kun haluat kiittää jotakuta tapaamisestasi, haastattelusta tai auttamisesta. Se auttaa sinua osoittamaan kiitollisuutesi ja ammattitaitosi. Näin se menee:
Aihe: Kiitos [syystä]
Hei [Name],
Halusin vain sanoa kiitos [syystä]. Arvostan todella [aikaasi/ponnisteluja/neuvoja/tukea].
Oli hienoa [tavata/jutella/työskennellä] kanssasi ja oppia lisää [jotain olennaista]. Odotan innolla [seuraavat vaiheet/seuranta/toiminta].
Kerro minulle, jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset jotain minulta.
Kiitos taas kaikesta.
Parhaat,
[Nimesi ja allekirjoituksesi]
Lue lisää
6. Seurantasähköposti
Kun haluat muistuttaa jotakuta jostakin, kuten määräajasta, pyynnöstä tai tilaisuudesta, sinun on kirjoitettava houkutteleva seurantasähköposti joka osoittaa kiinnostuksesi ja kiireellisyytesi.
Tässä on vakiomalli, jota voit käyttää, mutta älä unohda muokata sitä tilanteeseesi sopivaksi, jotta se olisi toimivampi:
Aihe: Seurataan [aihetta]
Hei [Name],
Toivon että tämä sähköposti saavuttaa sinut.
Kirjoitan jatkaakseni [aihetta]. En ole kuullut sinusta [päivämäärä/viimeinen viestintä] jälkeen, ja halusin ottaa sinuun yhteyttä ja nähdä, onko sinulla päivityksiä. [Jos mahdollista, toista pyyntösi/tarjouksesi/arvoehdotuksesi]
Kerro minulle, jos olet edelleen kiinnostunut ja mikä aikajanasi on. En halua sinun menettävän tätä [mahdollisuutta/määräaikaa/mahdollisuutta].
Odotan kuulevani sinusta pian.
Parhaat,
[Nimesi ja allekirjoituksesi]
Lue lisää
Virtaviivaista viestintääsi oikeilla sähköpostiviesteillä
Sano hyvästit pelottaville tyhjille näytöille ja aikaa vievälle sähköpostin kirjoittamiselle. Nämä käyttövalmiit mallit vaativat vain yksinkertaisen kopioinnin, liittämisen ja mukauttamisen tarpeidesi mukaan.
Ryhdy toimiin tänään ja koe, kuinka nämä mallit voivat virtaviivaistaa viestintääsi ja auttaa sinua saamaan enemmän aikaa takaisin päivääsi. Hyvää sähköpostin lähettämistä, äläkä unohda lisätä henkilökohtaista kosketustasi, jotta viestisi ovat sinulle enemmän.
