Kuinka luoda ammattimainen kirjelomake Microsoft Wordissa

Mukautetut tuotteet, kuten käyntikortit, kynät ja tarrat, ovat loistava tapa jakaa tietoa brändistäsi ja auttaa ihmisiä muistamaan se. Ja yksi parhaista luomismateriaaleista on ammattimainen kirjelomake.

Voit lisätä logosi, yhteystietosi ja mieleenpainuvat värit tai kuviot jokaiseen lähettämääsi kirjeeseen ja sähköpostiin. Saat parhaat tulokset käyttämällä ammattimaisia ​​ohjelmistoja, kuten Microsoft Wordia, joka tarjoaa monia vaihtoehtoja kirjelomakkeen luomiseen.

Opi käyttämään kirjelomakemalleja Wordissa sekä suunnittelemaan malli alusta alkaen. On olemassa hyviä käytäntöjä, jotka on otettava huomioon, jos valitset jälkimmäisen.

Käytä oletusarvoista Microsoft Word -kirjelomakemallia

Mene Tiedosto ja löydät mallisuositukset -sivun yläosasta Koti sivu. Et todennäköisesti saa tästä kirjelomaketta, joten napsauta Lisää malleja.

Käytä seuraavalla sivulla olevaa hakukenttää kirjelomakkeen etsimiseen. Word tuottaa useita mallivaihtoehtoja eri makuun, mukaan lukien kahdeksankymmentäluvun, geometriset, leikkisät ja modernit.

Napsauta haluamaasi vaihtoehtoa saadaksesi esikatselun. Jos pidät sen ulkoasusta, napsauta Luoda Word lataa mallin. Se tulee näkyviin uuteen ikkunaan, jossa voit lisätä tietosi ja tekstisi tai muokata koko asiaa.

Jos selaat läpi Word-mallit Microsoft 365:ssä, saatat kohdata vaihtoehtoja, jotka eivät näy työpöytäsovelluksessa.

Valitse sieltä malli ja napsauta sitä ladata tallentaaksesi ja muokataksesi tiedostoa tietokoneellesi. Vaihtoehtoisesti lyö Mukauta Wordissa työstääksesi mallia välittömästi OneDriven Wordin online-versiossa.

Kirjelomakkeen suunnittelu vaatii taiteellista kosketusta, joten tutustu temppuihin, kuten värigradienttitehosteiden käyttäminen tekstiin Microsoft Wordissa.

Lataa kolmannen osapuolen mallit Wordille

Tutustu Microsoftin ulkopuolisiin alustoihin, jos haluat enemmän erilaisia ​​mukautettavia kirjelomakkeita. Näiden välissä suosituimmat sivustot, joissa on Word-malleja, ei ole epäilystäkään siitä, että löydät ihanteellisen mallisi.

Jos mietit, kuinka ladata kolmannen osapuolen malli Wordille, vaiheet ovat yleensä hyvin yksinkertaisia. Käytetään Template.net Esimerkiksi.

Suodata saatavilla olevien kirjelomakkeiden läpi ja valitse paras ulkoasu brändillesi ja käyttötarkoituksellesi. Kun valitset sen Template.netissä, saat kolme vaihtoehtoa: muokkaa verkossa tai lataa Google-dokumentteihin tai Wordiin. Valitse jälkimmäinen.

Kun tiedosto tai kansio on tietokoneellasi, sinun on ehkä purettava se, kuten Template.net: n tapauksessa. Jos sinulla ei ole oikeaa työpöytäohjelmistoa, niitä on useita ilmaiset online-työkalut tiedostojen purkamiseen. Kun malli on vihdoin edessäsi, avaa se Wordissa. Voit aloittaa sen muokkaamisen välittömästi.

Luo oma kirjelomake Wordissa

Jos et pidä valmiista vaihtoehdoista Wordissa tai verkossa, aloita vapaasti tyhjästä kankaasta. Sinun ei tarvitse muuta kuin valita Tiedosto > Tyhjä asiakirja. Pikakuvakkeen käyttäminen Ctrl + N on vielä nopeampi. Näkyviin tulee uusi ja tyhjä asiakirja, josta voit tehdä yrityksesi kirjelomakkeen.

Millä se täytetään, on eri asia, josta puhumme lisää alla. Merkkimateriaalien kanssa on erittäin helppoa mennä yli laidan, joten ole tarkkana.

Miten suunnittelet ammattimaisen kirjelomakkeesi Wordissa

Tarvitset tasapainon yksinkertaisuuden ja visuaalisen houkuttelevuuden välillä, joka heijastaa ja täydentää brändiäsi. Tässä on muutamia vinkkejä, jotka kannattaa muistaa, olitpa sitten muokkaamassa mallia tai tekemässä aivan uutta kirjelomaketta.

1. Piirrä ääriviivat kirjelomakkeestasi

Istu kynän ja paperin kanssa ja mieti, miten aiot hyödyntää esimerkiksi A4-kirjaimen tilan. Mihin tekstin pääosa menee, missä tärkeimmät kuvasi ja tietosi näyttäisivät parhailta ja kuinka paljon visuaalista yksityiskohtaa tarvitset?

Laita ääriviivat yhteen. Kun tiedät tarkalleen, mitä menee minne, kirjelomakkeiden suunnittelu on nopeampaa ja helpompaa.

Jos sinulla ei vielä ole sellaista, katso nämä ilmaiset online-työkalut logojen ja kuvakkeiden luomiseen. Kirjelomakkeesi näyttää paljon paremmalta, jos brändillesi on erottuva kuva.

Jos haluat ladata logon tietokoneeltasi Word-asiakirjaasi, siirry osoitteeseen Lisää > Kuvat > Lisää kuva tästä laitteesta. Etsi sitten tiedosto ja napsauta Lisää. Muista, että voit myös suunnitella logon suoraan Wordiin.

Siirrä logo haluamaasi kohtaan joko asiakirjan ylä- tai alareunassa. Haluat, että se ponnahtaa varjoonsa muun sivun varjoon.

3. Lisää tekstuuria ja värejä

Logosi lisäksi voit lisätä muotoja, kuvakkeita, kuvioita ja ainutlaatuisia väriteemoja parantaaksesi lukukokemusta.

Haluatko kehystää kirjeen kaarevilla viivoilla? Näyttäisikö ruudukkomainen grafiikka nurkassa paremmalta? Korostatko mieluummin yhteystietosi kuvakkeilla? Voit jopa käyttää merkkikohtaisia ​​värejä.

Mitä hyötyä kirjelomakkeestasi on, voit lisätä sen osoitteesta Lisää -välilehti. Lataa mukautettuja visualisointeja -sovelluksen kautta Kuvia -painiketta tai käytä sisäänrakennettuja kuvatyökaluja, kuten Muodot ja Kuvakkeet.

Valitse kuva tai muoto päästäksesi sen muotoiluvälilehteen ja työkalupalkkiin. Sieltä voit muokata kaikkea sen koosta ja sijainnista sen tehosteisiin ja väreihin. Lisätietoja: Kuvien muokkaaminen Microsoft Wordissa.

4. Lisää teksti

Päätä, mitä kirjeen lukijan pitäisi tietää brändistäsi edes katsomatta päätekstiä. Sitä ympäröivän tiedon on oltava selkeää, hyödyllistä ja mieleenpainuvaa.

Brändisi nimi on olennainen, jota voit koristella iskulauseella, kunhan se on lyhyt ja suloinen. Paras paikka näille elementeille on sivun yläreunassa, mutta voit leikkiä ja täyttää kirjelomakkeen tilan tehokkaammin.

Myös yhteystietosi on hyvä laittaa mukaan. Yrityksesi osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite käyvät hyvin. Nämä menevät yleensä alatunnisteeseen, mutta jälleen kerran voit improvisoida, jos se lisää kirjelomakkeen houkuttelevuutta.

5. Pidä kirjelomake ytimekkäänä

Hyvän kirjelomakkeen tarkoitus on ilmoittaa, kuka olet ja kuinka ihmiset voivat ottaa sinuun yhteyttä. Tarvitset tähän vain logon, lisäkuvaa ja muutamia tärkeitä tietoja.

Voit lisätä lisää, kuten ammattikuvan kirjeen kirjoittajasta tai yrityksesi parhaan suosittelun, mutta vaarana on, että suunnittelu sotkeutuu.

Sisällytä siis vain ne tiedot, joita lukija tarvitsee tällä hetkellä. Jos he haluavat tietää lisää brändistäsi, he voivat klikata kirjelomakkeessa olevia verkkosivustosi tai sosiaalisen median linkkejä.

Tallenna ja käytä kirjelomakkeesi uudelleen tarpeen mukaan

Mene Tiedosto > Tallenna nimellä, etsi paras sijainti tälle ammattitiedostolle, anna sille sopiva nimi ja tallenna kirjelomake tulevaa käyttöä varten.

Harkitse kirjelomakkeiden muunnelmien suunnittelua eri tarkoituksiin. Uuden asiakkaan tervetuliaiskirje voi olla esimerkiksi melko yksinkertainen, mutta lehdistön mukana tuleva kirje julkaisu voisi käyttää kirjelomakkeessaan lisätietoa, kuten yhteistyökumppaneiden logoja tai sanaa toimitusjohtajasi.

Käytä Microsoft Wordia muutakin kuin kirjelomakkeen suunnitteluun

Ammattilaisena sinun on varustettava itsesi luotettavilla työkaluilla, jotka helpottavat työtäsi. Microsoft Word on yksi tällainen korvaamaton resurssi.

Ominaisuuksiensa ansiosta voit suunnitella upean kirjelomakkeen parantaaksesi virkamiesten ulkonäköä viestintää, mainostaa brändisi imagoa ja auttaa asiakkaitasi tai kumppaneitasi saamaan yhteyden sinuun paremmin.

Jos tämä ei riitä, Wordilla on valta luoda valtava valikoima materiaaleja yrityksellesi, ei vain kauniita kirjaimia. Tutustu sen kaikkiin ominaisuuksiin ja siihen, miten ne voivat rikastuttaa toimintaasi.