Gmailin arkisto vs. Poista: mikä on paras järjestetylle postilaatikolle?

Jos postilaatikossasi on liian monta turhaa sähköpostiviestiä, voit joko arkistoida tai poistaa ne. Mutta saatat ihmetellä: Poistetaanko arkistoidut sähköpostit ja onko arkistointi sama asia kuin poistaminen?

Arkistoidut sähköpostit poistetaan postilaatikostasi, ja poistetut sähköpostit päätyvät roskakoriin. Mutta milloin on hyödyllistä arkistoida ja milloin on parempi poistaa? Säästääkö sähköpostien arkistointi tilaa Gmailissa? Tässä artikkelissa käymme läpi molemmat toiminnot yksityiskohtaisesti ja milloin on parasta käyttää niitä.

Mitä tapahtuu, kun sähköposti arkistoidaan?

Kun arkistoit sähköpostin Gmailissa, se siirretään postilaatikostasi ja siihen liittyvistä luokista Kaikki viestit -kansioon. Voit kuitenkin edelleen käyttää sähköpostia Gmailin tunnisteilla tai Kaikki viestit -kansiossa. Se vähennetään myös postilaatikossasi olevien lukemattomien sähköpostien määrästä.

Muista, että arkistoituja sähköposteja ei poisteta, ellet poista niitä manuaalisesti Gmail-tililtäsi. Lisäksi, jos joku vastaa arkistoituun sähköpostiin, vastaussähköposti näkyy postilaatikossasi.

Sähköpostin arkistointi Gmailissa

Voit arkistoida yhden tai useamman sähköpostin valitsemalla niiden edessä olevan valintaruudun ja napsauttamalla Arkisto kuvake yläreunassa.

Voit myös napsauttaa sähköpostia hiiren kakkospainikkeella ja valita Arkisto valikosta.

Kuinka löytää arkistoituja sähköposteja Gmailissa

Arkistoitujen sähköpostien etsiminen Gmailista, mene Kaikki viestit Gmailin sivupalkissa löytääksesi arkistoidut sähköpostisi.

Vaihtoehtoisesti voit tulla sisään paikassa: arkisto sisään Gmailin hakupalkki nähdäksesi vain arkistoidut sähköpostit.

Kuinka automatisoida sähköpostin arkistointi Gmailissa

Jos et halua valita arkistoitavia sähköposteja manuaalisesti, voit käyttää Gmailin suodatusominaisuutta, joka tekee sen automaattisesti puolestasi. Näin voit tehdä sen:

1. Klikkaa asetukset -kuvaketta Gmailin yläreunassa ja valitse Katso kaikki asetukset vasemmasta sivupalkin ikkunasta.
2. Valitse Suodattimet ja estetyt osoitteet -välilehti.
3. Anna lähettäjien tiedot ja muut asiaankuuluvat tiedot ja napsauta Luo suodatin.
4. Valitse seuraavassa ikkunassa valintaruutu Ohita postilaatikko (arkistoi se) vaihtoehto ja napsauta Luo suodatin.
5. Uusi suodatin arkistoi automaattisesti sähköpostit kyseiseltä lähettäjältä.

Sähköpostien poistaminen arkistosta Gmailissa

Jos arkistoit vahingossa sähköpostin, jonka haluat postilaatikkoosi, voit kumota sen valitsemalla Kumoa alareunan ilmoitusponnahdusikkunassa.

Jos ilmoitus kuitenkin jäi huomaamatta, siirry osoitteeseen Kaikki viestit ja valitse sähköposti. Klikkaa yläreunasta Siirrä postilaatikkoon kuvake.

Vaihtoehtoisesti voit tulla sisään paikassa: arkisto sisään Gmailin hakupalkki ja valitse yksi tai useampi sähköposti, jonka haluat poistaa arkistosta. Napsauta sähköpostisi hiiren kakkospainikkeella ja valitse Siirrä postilaatikkoon luettelosta.

Mitä tapahtuu, kun sähköposti poistetaan?

Kun poistat sähköpostin Gmail-tilistäsi, se poistetaan automaattisesti postilaatikostasi ja siirretään Roskakori-kansioon. Voit joko poistaa sähköpostit pysyvästi tai palauttaa poistetut sähköpostit postilaatikkoosi Roskakori-kansiosta.

Kun poistat sähköpostin pysyvästi, poistat myös kaikki siihen liittyvät liitetiedostot. Roskakorikansiossasi olevat sähköpostit poistetaan kuitenkin pysyvästi 30 päivän kuluttua. Voit myös tyhjentää roskakorikansion kokonaan.

Sähköpostin poistaminen Gmailissa

Sähköpostin poistamiseen Gmailista on kaksi tapaa. Voit valita yhden tai useamman sähköpostin postilaatikosta ja napsauttaa Poistaa kuvake yläreunassa.

Voit myös napsauttaa valittuja sähköposteja hiiren kakkospainikkeella ja valita Poistaa luettelosta.

Kuinka poistaa useita sähköposteja Gmailissa

Jos haluat poistaaksesi useita sähköpostiviestejä Gmailissa, valitse Kaikki yläreunan valintaruudun avattavasta valikosta ja napsauta Poistaa kuvake.

Se kuitenkin poistaa vain 50 sähköpostia kerrallaan, ja jos haluat poistaa paljon sähköposteja, sinun on tehtävä se useita kertoja.

Vaihtoehtoisesti voit määrittää Gmail-suodattimen poistamaan sähköpostit automaattisesti tietyiltä lähettäjiltä.

1. Klikkaa asetukset -kuvaketta Gmailin yläreunassa ja valitse Katso kaikki asetukset.
2. Valitse Suodattimet ja estetyt osoitteet -välilehti.
3. Anna lähettäjien tiedot ja muut asiaankuuluvat tiedot ja napsauta Luo suodatin.
4. Valitse seuraavassa ikkunassa valintaruutu Poista seja napsauta Luo suodatin.
5. Uusi suodatin poistaa automaattisesti sähköpostit kyseiseltä lähettäjältä.

Mitä eroa on sähköpostin arkistoinnin ja poistamisen välillä?

Gmail-arkiston ja Gmail-arkiston välillä on monia eroja. poistaa sen mukaan, miten ne toimivat. Tässä on muutamia merkittäviä eroja, jotka on muistettava:

• Vaikka sekä arkistoidut että poistetut sähköpostit poistetaan Saapuneet-kansiosta, arkistoidut sähköpostit siirretään Kaikki viestit -kansioon, kun taas poistetut sähköpostit siirretään Roskakori-kansioon.
• Poistetut sähköpostit ovat käytettävissä Roskakori-kansiossa, kunnes ne poistetaan kokonaan tilistäsi 30 päivän kuluttua. Arkistoituja sähköposteja puolestaan ​​voi käyttää Kaikki viestit -kansiosta.
• Arkistoituja sähköposteja ei poisteta automaattisesti, mutta poistetut sähköpostit poistetaan automaattisesti roskakorista 30 päivän kuluttua. Arkistoidut sähköpostit säilyvät Gmail-tililläsi, kunnes poistat ne manuaalisesti.
• Poistetut sähköpostit vapauttavat tallennustilaa, kun ne on poistettu pysyvästi Gmail-tililtäsi. Arkistoidut sähköpostit tallennetaan kuitenkin edelleen tilillesi, ja ne lasketaan mukaan tallennustilan kokonaismäärään.
• Kun käytät Gmail-hakukonetta löytääksesi mitään, arkistoidut sähköpostit sisällytetään tuloksiin, mutta poistetut sähköpostit eivät.
• Kun napsautat tunnistetta nähdäksesi kaikki sillä merkityt sähköpostit, myös arkistoitu sähköposti tulee näkyviin. Poistetut sähköpostit näkyvät kuitenkin vain Roskakori-kansiossa.

Milloin sähköposti kannattaa arkistoida?

Jos mietit, milloin on parempi arkistoida vs. Jos haluat poistaa sähköpostit Gmail-tililtäsi, tässä on muutamia syitä, miksi haluat mieluummin arkistoida sähköpostit niiden poistamisen sijaan:

• Voit tyhjentää postilaatikkosi ja tehdä siitä helpommin hallittavan arkistoimalla tarpeettomat sähköpostit.
• Saapuneet-kansion nollaamiseksi arkistoi kaikki vanhat sähköpostit jotka sotkevat postilaatikkosi.
• Voit arkistoida tärkeitä sähköposteja, joita et ehkä tarvitse juuri nyt, mutta joista voi olla hyötyä tulevaisuudessa.
• Sinun on ehkä säilytettävä tietyt sähköpostit turvallisuussyistä. Arkistointi voi auttaa sinua seuraamaan näitä sähköposteja ja välttämään niiden tahattoman poistamisen.
• Kun sähköpostikeskusteluketju on päättynyt eikä uusia vastauksia odoteta, voit arkistoida nämä tärkeät sähköpostikeskustelut tallentaaksesi ja helpottaaksesi niiden löytämistä.
• Sähköpostin arkistoinnin avulla voit säilyttää postilaatikostasi arkaluontoisia tietoja ja liitteitä, joita et halua menettää.

Gmail-arkisto vs. Sähköpostien poistaminen: Milloin on parasta poistaa sähköposti?

On monia syitä, miksi sinun pitäisi poistaa sähköposti arkistoinnin sijaan. Tässä on joitain parhaita syitä poistaa ei-toivotut sähköpostit Gmail-postilaatikostasi:

• Jos olet täysin varma, että et tarvitse sähköpostia jatkossa, poista se postilaatikkosi puhdistamiseksi.
• Voit poistaa sähköpostin, jos et halua sen näkyvän Gmail-hakutuloksissasi jatkossa.
• Jos haluat vapauttaa tallennustilaa Gmailissa, voit poistaa vanhemmat sähköpostit, joita et enää tarvitse.
• Kun sinun ei enää tarvitse tarkastella tai hakea liitteitä tai asiakirjoja sähköpostista, poista ne uudelleentarkistuksen jälkeen.
• Roskapostit ja mainossähköpostit voivat täyttää postilaatikkosi ja viedä tallennustilaa. Voit helposti vapauttaa tilaa tärkeille sähköposteille poistamalla roskapostiviestejä kerralla.

Kuinka poistaa arkistoituja sähköposteja

Arkistoidut sähköpostit pysyvät Gmail-tililläsi, kunnes ne poistetaan manuaalisesti. Voit poistaa arkistoidut sähköpostit kahdella tavalla. Näin voit tehdä molemmat:

1. Mene Kaikki viestit kansio, valitse poistettava arkistosähköposti ja napsauta Poistaa kuvake yläreunassa.
2. Vaihtoehtoisesti syötä paikassa: arkisto sisään Gmailin hakupalkki, valitse arkiston sähköposti ja napsauta Poistaa kuvake.

Miksi sähköpostin arkistointi on parempi vaihtoehto?

Mitä tulee Gmail-arkiston vs. poista sähköpostit, on usein parasta arkistoida sähköpostisi. Tällä tavalla voit palata takaisin ja löytää sähköpostin milloin haluat. Lisäksi tämän avulla voit seurata kaikkia aiempia keskusteluja ja helpottaa tiettyjen tietojen löytämistä tarvittaessa.

Sähköpostien poistaminen voi johtaa tietojen menetykseen ja vaikeuttaa tietojen hakemista myöhemmin. Tämän seurauksena sinun ei tarvitse huolehtia sähköpostien katoamisesta, jotka voit helposti arkistoida ja siirtää pois postilaatikostasi.

Yleensä poista vain sähköpostit, joita et varmasti enää tarvitse. Joten jos et halua poistaa jotain pysyvästi, valitse Gmailin arkisto sen poistamisen sijaan. Samalla lailla, puhdista Outlook-postilaatikkosi arkistoimalla sähköpostit et halua poistaa.

Järjestä Gmail-postilaatikkosi arkistoimalla sähköpostit

Nyt tiedät vastauksen kysymykseen: "Onko arkistointi sama kuin poistaminen vai ei?". Arkistointi auttaa sinua pitämään postilaatikkosi järjestyksessä ja sotkuttomana siirtämällä tarpeettomat sähköpostit Kaikki viestit -kansioon.

Jos esimerkiksi saat uuden sähköpostin ja käsittelet sen, voit arkistoida sen nopeasti pitääksesi postilaatikkosi puhtaana. Kaikki Roskakori-kansioon poistamasi tai Kaikki viestit -kansioon arkistoidut sähköpostit voidaan kuitenkin helposti siirtää takaisin Saapuneet-kansioosi.