Mainos
Tiesitkö, että Dropboxilla on paljon enemmän ominaisuuksia 15 asiaa, joita et tiennyt voivan tehdä DropboxillaPilvitallennuspalveluita on tullut ja mennyt, mutta Dropbox on todennäköisesti täällä pisin. Ja nyt se on ylittänyt pelinsä joukolla uusia ominaisuuksia. Tutkitaan. Lue lisää kuin vain pilvien varastointi? Se on hieno tapa tallentaa tiedostoja paikkaan, johon voit aina käyttää niitä. Lisäksi Dropbox tarjoaa hienoja tuottavuuden työkaluja.
Tässä tarkastellaan viittä suosikki tapaamme parantaa tuottavuutta Dropboxilla. Kerro meille kommenteissa, mitkä pidät, ja jos kaipaamme hyviä!
1. Tallenna ideoita Dropbox-paperilla
Dropboxin Paper-sovellus on vaihtoehto Evernotelle, OneNotelle ja muut muistiinpanosovellukset. Se muistuttaa eniten Google Driven dokumentteja, mutta keskittyy enemmän tuottavuuteen. Jokainen Dropbox-paperin muistilappu voi sisältää tekstiä, kuvia, upotettuja videoita, Dropbox-tiedostoja, tehtäväluetteloita ja jopa korostettua koodia. Yhdellä napsautuksella aktivoidaan lisäysvalikko, ja sinun on vain valittava etsimäsi.
Voit lajitella muistiinpanosi kansioihin ja hallita pääsyä niihin kansioihin kuin mitä tahansa muuta Dropbox-tiedostoa tai -kansiota. Ja kuten monet muut Dropbox-ominaisuudet, jakamisessa ja yhteistyössä painotetaan voimakkaasti. Jokainen rivi tai osa on merkitty sen kirjoittaneen henkilön nimellä. Kommentit voidaan jättää jokaiselle riville ja taas on merkitty selvästi niiden kirjoittajien nimillä.
Päivitysten ja muutosten jakaminen, kommentointi ja seuraaminen on helppoa. Vaikka et tarvitse kaikkia jakamisominaisuuksia, helppo synkronointi ja puhdas käyttöliittymä tekevät tästä kuitenkin upean ilmaisen korvauksen nykyiselle muistiinpanosovelluksellesi. Ilmaisten iOS- ja Android-sovellusten avulla voit myös tehdä muistiinpanoja helposti tien päällä.
ladata — Dropbox-paperi iOS: lle (Vapaa)
ladata — Dropbox-paperi Androidille (Vapaa)
2. Lisää tiedostoja Dropbox-sovelluksella
Voit käyttää Dropbox-sovellusta tiedostojen etsimiseen ja katsoa niitä nopeasti liikkeellä ollessasi, mutta se voi myös olla todella hyödyllinen luomiseen. Paina vain plus-painiketta näytön alareunassa, niin näet lyhyen valikon. Tämän valikon avulla voit skannata asiakirjan, ladata valokuvan, lähettää tiedoston tai luoda uuden Microsoft Office -asiakirjan puhelimestasi.
Hyvää on paljon asiakirjojen skannaussovellukset Skannaa ja hallitse kuittisi, säästä tilaa, paperia ja aikaaPaperikuitit katoavat helposti, ja niitä on vaikea löytää, kun tarvitset niitä eniten. Onneksi digitaalinen ratkaiseminen ratkaisee nämä molemmat ongelmat. Lue lisää , mutta kun voit skannata tiedoston suoraan Dropboxiin sen sijaan, että lisäisit sitä myöhemmin, voit viedä asiat nopeammin haluamaasi paikkaan. Microsoft Office-tiedostomuotojen tuki suoraan puhelimestasi on erinomaista hyvin muotoiltujen asioiden luomiseen. Lisäksi pöytätietokoneet voivat helposti käyttää ja muokata näitä tiedostoja. Sinun on ensin ladattava ilmaiset Microsoft Office -sovellukset.
Ja tietysti Dropbox-sovelluksen avulla voit katsella tiedostojasi tien päällä. Tämä sopii erinomaisesti PDF-tiedostoihin, valokuviin ja kaikkiin Dropboxiin tallennettuihin asiakirjatyyppeihin. Sopimukset, taulukot, valokuvia matkaltasi, toivelistat, musiikki... sovellus antaa sinulle pääsyn siihen kaikkialla.
ladata — Dropbox iOS: lle (Vapaa)
ladata — Dropbox Androidille (Vapaa)
3. Säästä aikaa versiohistorian avulla
Jokainen kirjoittaa väärän asian joskus. Tai poistaa tärkeät osat asiakirjasta. Tai vain sekoittaa jotain muuta. Mikä tahansa syy, a asiakirjan edellinen versio takaisin voi olla valtava ajan säästö. Ja Dropbox on helppo kääntää asiakirjat takaisin aiempiin versioihin. Muokkaa vain tietokoneesi Dropbox-kansioon tallennettua asiakirjaa, ja uusi versio tallennetaan Dropboxiin.
Napsauta hiiren kakkospainikkeella tiedostoa Dropboxissa ja valitse Versiohistoria, ja näet jokaisen version saatavana. Napsauta yhtä katsoaksesi kyseistä versiota ja valitse Palauttaa jos haluat palauttaa sen. Korostuksessa ei ole muutoksia, joten jos haluat nähdä tarkalleen mitä on päivitetty, haluat pitää muutosten seurannan päällä Microsoft Office-tiedostoissasi.
4. Pidä nykyiset asiakirjat Dropboxissa
Mihin tallennat tiedostoja, joissa parhaillaan työskentelet? Pöydälläsi? Asiakirjakansiosi? Yritä sen sijaan pitää ne Dropboxissa. Tällä tavalla sinulla on pääsy niihin missä ja milloin tarvitset. Vaikka sinulla on melkein aina kannettava tietokone mukanasi, on todennäköisesti tilanteita, jolloin et ole. Microsoft Office-tiedostojen muokkaaminen puhelimesta on hieno tapa pysy tuottavana 5 asiantuntevaa tapaa käyttää älypuhelintasi tuottavasti päivittäinVoisiko älypuhelimesi tehdä sinusta entistä tuottavampaa terveellisellä tavalla? Kyllä he voivat. Katsotaanpa, kuinka voit optimoida älypuhelimesi ja saada entistä enemmän irti päivittäisestä elämästäsi. Lue lisää kun olet kiinni lentokentällä tai bussipysäkillä.
Tallentaessasi tiedostoja, joita parhaillaan työskentelet Dropboxissa, on myös helppo jakaa heti ja tehdä niistä yhteistyötä. Tarvitsetko palautetta kirjoittamasi asiasta? Lähetä se pois ja kysy kommentteja. Haluatko jonkun panoksen PowerPoint-esitykseen? He voivat piiskata uuden dion suoraan puhelimesta.
5. Hyödynnä yhteistyövälineitä
Kuten Google Docs, Dropbox antaa sinun tehdä yhteistyötä reaaliaikaisesti tiedostojesi kanssa. Mutta Dropbox antaa sinun työskennellä suoraan Microsoft Officessa. Tämän käyttäminen yhdessä reaaliajassa voi säästää huomattavasti aikaa, kun vaihtoehto on siirtää asiakirjaa edestakaisin kommenteilla ja merkinnöillä. Keskustele vain Skypen, Google Hangoutsin tai Appear.in: n kanssa ja työskentele samalla dokumentilla.
Kun sinulla on asiakirja Dropbox-kansiostasi avoinna ja joku muu tekee siihen muutoksen, Dropbox-merkki muuttuu punaiseksi, jotta tiedät, että tapahtuu muutos, jota et vielä ole nähnyt. (Voit tarkistaa tämä opas nähdäksesi merkin eri tilat ja niiden merkitykset.) Käytä tätä ominaisuutta pitääksesi asiakirjan molemmat kopiot ajan tasalla. Nämä yhteistyöominaisuudet ovat hienoja yrityksille, joilla on työntekijöitä kaikkialla, riippumatta siitä ovatko ne freelance-digitaalisia paimentolaisia tai vain eri rakennuksissa.
Tunnuksen avulla voit käyttää myös jakamistyökaluja ja asiakirjan version historiaa.
Kuinka käytät Dropboxia?
Nämä viisi ideaa vain naarmuttavat pinnan siitä, kuinka voit käyttää Dropboxia entistä tuottavammaksi. Mutta tallennus-, jakamis- ja yhteistyöominaisuuksien avulla ihmisillä on todennäköisesti monia eri tapoja saada se aikaan enemmän. Ja haluamme kuulla parhaat vinkkisi!
Kuinka käytät Dropboxia ollaksesi tuottavampi? Käytätkö sitä työssä, henkilökohtaisissa asioissa vai molemmissa? Jaa parhaat vinkkisi ja temppusi alla oleviin kommentteihin!
Kuvahyvitys: Miljardia kuvaa Shutterstock.com-sivuston kautta
Dann on sisältöstrategia ja markkinointikonsultti, joka auttaa yrityksiä luomaan kysyntää ja johtaa. Hän myös blogeja strategia- ja sisältömarkkinoinnista osoitteessa dannalbright.com.