Miksi tehtävänhallintasovellukset eivät paranna viivytystä [lausunto]

Mainos

Ajanhallinta on jotain, johon lähes kaikki me pyrimme. Olen pisimpään kamppaillut sen kanssa, ja tietyillä seikoilla vielä. Yksi monista menetelmistä ajanhallinnan puutteen “voittamiseen” oli tehtävähallinnan sovellusten käyttö: Muista maito 8 helppoa tapaa hallita tehtäviä muistamalla maito Lue lisää , Producteev 6 projektinhallintavihjeitä, joiden avulla voit organisoida elämäsiProjektinhallinta on asioiden saaminen ammatiksi. Vinkumme auttavat sinua soveltamaan projektipäällikön näkökulmaa, taitoja ja työkaluja oman elämäsi järjestämiseen. Lue lisää , Toodledo Kuinka räätälöidä Toodledo jotta voit tehdä asiat tehokkaasti päivässäsi Lue lisää , Todoist Todoist - yksinkertainen, mutta tehokas tehtävienhallintasovellus Lue lisää , Wunderlist Wunderlist synkronoi tehtäväluettelot Windows PC: ssä ja Macissa Lue lisää Olen kokeillut heitä kaikkia.

Aloin ymmärtää, että ongelma ei piile itse tehtävänhallintasovelluksessa, vaan enemmän laitteessa, jota käytin sovelluksen käyttämiseen - tietokoneeseen. Ehkä jos sovellukset toimivat kuten muistilaput koko tietokoneesi näytöllä, olisimme heidän kanssaan tuottavampia. Mutta taas kerran, sekin voi olla haitallista. Oman kokemukseni mukaan, jos olet riippuvainen tietokoneesta kuten minä, tehtävänhallintasovellukset voivat vain pahentaa ongelmaa.

Älä huijaa itseäsi

Otetaan ensin ilmeisin tieltä. Me kaikki vakuutamme itsemme asioista. Minulle se oli, että olin tuottava, kun en ollut. Käyttelin tehtäväjohtajia tallentamaan kaiken, mitä minun oli tehtävä, mutta lähestymistapaanani liittyi pari ongelmaa. Ensinnäkin tunsin, että he tekivät minusta tuottavamman. Jos olet huomannut ajattelevasi tätä, olet samassa veneessä kuin minä. Ainoa asia, joka voi tehdä sinusta tuottavampaa, olet sinä. Sinä. Ei jokin selaimesi tai älypuhelimen sovellus.

Seuraava on johdonmukaisuus. Tämä on toinen asia, jota tehtävänhallintasovellukset eivät voi tehdä - ne eivät voi saada sinua käyttämään niitä. Ne voivat helpottaa niiden käyttöä, ja jotkut tekevät siitä hienoa työtä, mutta he eivät voi pakottaa sinua käyttämään sovellusta tai verkkosivustoa ja saamaan sinut työskentelemään asioiden parissa. Tämä saa takaisin siihen, että olet tuottava, ei sovellusta. Sovellus voi auttaa tuottavuuttasi, jos sinulla on oikeat asiat järjestyksessä, mutta jos etsit tapoja parantaa viivyttelyä, tehtävänhallintasovellukset saavat vain lisätä sitä.

Tuottavuus versus “räätälöitävyys”

"... Tehtävienhallintasovellukset saavat vain lisätä siihen." Ne samat sanat, jotka päättivät viimeisen osan, ovat tarkkoja sanoja, jotka edustavat eniten tätä toista oppituntia. Ja ehkä edellinen osa itsesi huijaamisesta ja tämä osa päällekkäin, mutta eroja on. Päästäkseni siihen suoraan, löysin usein viivytykseni erilaisissa tehtävänhallintasovelluksissa. Kuinka voisin tehdä tämän työlläni edessäni? No, se muistuttaa doodling-merkintää tehtäväluettelossa, joka sisältää päiväsi työsi saadaksesi aikaan.

Kuten jo tiedät, ”räätälöitävyys” [lausutaan customize-it-iv-it-y] on täysin koostettu sana, joka on johdettu sanastoni ja inspiroituna ”tuottavuuteen” (tai ainakin miltä se kuulostaa). Olen kuitenkin havainnut sen varsin selvästi omista kokemuksistani tehtävähallinnan sovelluksista. Mukauttavuus on pohjimmiltaan, kun vietät enemmän aikaa tehtävien lisäämiseen ja merkitsemiseen, lajitteluun ja merkitsemiseen kuin itse niiden suorittamiseen ja asioiden suorittamiseen. Toinen mukautettavuusominaisuus on, että tehtävienhallintasovellus näyttää hyvältä ja näyttää siltä, ​​että sinulla on hyvä järjestelmä, mutta todellinen tulosintasi on toinen tarina.

Samanlainen käytäntö tähän (joka voidaan tehdä myös tyypillisillä kynä- ja paperitehtäväluetteloilla) on asioiden lisääminen niiden ylittämiseksi. Nämä ovat usein pieniä, merkityksettömiä tehtäviä, joita sinun ei todellakaan tarvitse "hallita", ja saattaa jopa viedä enemmän aikaa niiden lisäämiseen sovellukseen kuin niiden suorittamiseen.

Vain todella hyödyllinen liikkeellä ollessasi (älypuhelimella)

Yksi suurimmista ongelmista, joka esti tehtävänhallintasovelluksia, jotka todella auttoivat minua, oli älypuhelimen puute. Jos suurin osa näistä sovelluksista on erittäin hyödyllisiä liikkeellä ollessa, en voinut hyödyntää tätä ominaisuutta, koska minulta puuttui älykäs matkapuhelin. Ehkä minun näkemysni tehtävänhallintasovelluksista olisi hiukan erilainen, jos minulla olisi. Tiedän kun saan sellaisen, yritän varmasti heitä ja nähdä kuinka paljon eroa he tekevät. Voin kuvitella mukavuuden, että voimme kirjoittaa ostoslistasi kannettavalle tietokoneellesi ja käyttää sitä sitten kaupassa. Tai sen sijaan, että kirjoittaisit kaikki tilauksesi ja menettäisit paperin, pidä ne jo puhelimessa ja pääse käyttämään niitä koko päivän.

Mutta tämä palaa kohtaani. Jos sinulla ei ole älypuhelinta (ja vieläkään monet ihmiset eivät käytä sitä), tehtävänhallintasovellukset ovat jopa haitallisempia kuin jos tekisit.

Vähemmän hyödyllisiä muissa kuin tietokonetehtävissä

Jos istut tietokoneesi ääressä yrittäessäsi “hallita” tehtäviä, joita ei voida tehdä tietokoneella, jatkat vain viivästystäsi. Silti, jotenkin olet vakuuttanut itsesi ajattelemaan, että työskentelet sen eteen. Kuulostaa tutulta? Se tekee minulle. Olen usein harjoittanut mukauttamista tehtäviin, joita ei todellakaan tarvitse tehdä tietokoneellani, mutta yritän saada tietokoneeni aivan vieressäni, kun teet niitä, jotta voin ylittää ne tai ”viitata” heihin tehtävien hallinnassa sovellus. Tämä auttaa vain häiriötekijöissä, koska todennäköisesti (ellei olen erittäin kurinalainen, mikä en ole) myös muita välilehtiä ja ohjelmia auki: Facebook, TweetDeck, Gmail (voi, mikä on huonompi kuin mikään tehtävänhallintasovellus, koska on sekoitettu tuottavia ja ei-tuottavia aiheita, jotka kaikki edellyttävät välitöntä huomio.).

Bottom line, jos käytät tehtävänhallintaohjelmistoa, sinun kannattaa ehkä yrittää olla sisällyttämättä tietokoneeseen liittymättömiä tehtäviäsi päästäksesi eroon siitä hetkeksi. Plus, paeta tekniikka on aina hyvä mielesi Pidä tauko Internetistä - kiität itseäsi myöhemmin [mielipide]Voi, Internet. Yksi viimeisimmän vuosisadan maailman muuttuvista keksinnöistä, ehkä jopa koko ihmiskunnan historiassa. Koskaan aikaisemmin kaikki ei ole ollut niin saatavana niin pienellä vaivalla niin alhaisella ... Lue lisää .

Internet on (melkein) aina tarpeen

Kaikki tietokoneohjelmat voivat auttaa häiriötekijöitä, jos et ole keskittynyt, mutta Internet on painajainen asioiden tekemiselle. Tämä on minulle toinen syy, miksi tehtävänhallintasovellukset ovat haitallisia tuottavuudelle, koska olet suoraan häiriötekijöiden lähde (useimmille sovelluksille, vaikka jotkut toimivat hyvin ilman Internetiä). Se on kuin laittamalla kuutionmuotoinen oikea maku ruuhkaisen risteyksen keskelle ja ajattelemalla sitten, että saat työsi päätökseen. Se on selvästi epäloogista - se ei toimisi. Siellä olisi levottomuutta, vaaroja, puhumattakaan tuulesta, joka puhaltaa paperit kaikkialle. Tarvitsenko minun jatkaa? Ajattelin niin... joten miksi hylkäämme Internetin? No, se varmasti vaatii tietynlaista kurinalaisuutta, eikä se ole tehtävänhallintasovellusten vika. Mutta joskus olen perusteltu siitä, että et ole sammuttanut Wi-Fi-yhteyttä, koska käytän tehtävienhallintasovellusta. Näin ei aina ole, mutta sillä voi olla merkitys. Sitten, ennen kuin tiedän sen, olen poissa jollain verkkosivustolla, minulla ei ole aavistustakaan, kuinka pääsin.

johtopäätös

Ehkä olen tässä yksin ja kukaan ei voi suhtautua tähän artikkeliin, mutta silti haluan, että se on varoitus estääksesi sinua putoamasta tähän ansaan. En syytä työnhallintaohjelmistoa. Olen oikeasti tutustui Producteevin takana oleviin ihmisiin ja mielestäni se on hieno sovellus, mutta olen jopa löytänyt sen joutuvan laskemaan tämän suuntauksen. Trendi on vapauttaa viivyttely, vähentää tuottavuutta ja ajatella, että menen hyvin, koska käytän yhtä sovelluksista. Olen myös huomannut, että jos olet tarpeeksi kiireinen ja annat itsellesi ajallisia määräaikoja tai estät pisteitä aikataulussa, tehtävähallinnan tarve vähenee. Kaikki työnkulut ovat erilaisia ​​ja osa riippuu tehtävänhallintasovelluksista, jotta kaikki saadaan aikaan ja järjestetään. Voin suhtautua siihen, ja on ollut aikoja, jolloin ne olivat erittäin hyödyllisiä. Väitteeni on kuitenkin, älä luota niihin ja jos huomaat, että sinun ei tarvitse oikeasti lisätä tehtäviä, älä tee itseäsi tekemään sitä vain sovelluksen käyttämiseksi.

Viimeinen ajatus on, että tehtävänhallintasovellukset voida olla hyödyllistä, jos sinulla on oikeat asiat paikoillaan.

Onko sinulla hyviä tai huonoja kokemuksia tehtävänhallintasovelluksista? En kysy erityisistä, vaan vain kokonaiskokemuksestasi yleensä. Onko sinulla erilaisia ​​näkemyksiä viivyttelyn voittamisesta, jonka mielestäsi kaipaan tässä artikkelissa? Jaa ajatuksesi kommentteihin!

Kuvahyvitys: Muistilappujen päällä oleva näyttö Shutterstockin kautta
Kuvahyvitys: Lähetä se muistiinpano viivyttävällä viestillä Shutterstockin kautta
Kuvahyvitys: Älypuhelin valintamerkillä Shutterstockin kautta
Kuvahyvitys: Internet-kannettava tietokone Shutterstockin kautta