Kuinka varmistaa, ettet koskaan unohda tehtävää koskaan uudelleen

Mainos

Olet järjestäytynyt henkilö. Lisäät tulevia tapahtumia kalenteriin, suunnittelet urallasi Trellossa ja sinulla on kunnollinen merkintäjärjestelmä Gmailissa varmistaaksesi, että reagoit aina asioihin. Ja silti, kun tarkistat tehtäväluettelosi, näistä muista paikoista on tiettyjä tehtäviä, joita ei ole vielä tullut luetteloon.

Kyllä, voit perustaa järjestelmän lisäämään manuaalisesti kohteita näistä paikoista tehtävälistaan, mutta se vie aikaa. Ihannetapauksessa sen on oltava automaattinen. Kun tarkistat tehtäväluettelosi perimmäiset Todoist-suodattimet Kuinka perustaa perimmäiset Todoist-suodattimet 5 minuutissaJoten syötit kaikki tehtävänsä Todoistiin, mutta niiden läpi työskenteleminen on jonkin verran sattumanvaraista. Tämä johtuu siitä, että sinulla ei todennäköisesti ole loistavia suodattimia. Se muuttuu. Tänään. Lue lisää olet luonut, sinulla on kaikki välttämätön heti, etkä koskaan unohda mitään.

Osoitetaan, kuinka ei pidä unohtaa tehtävää käyttämällä Todoist muistin kaappaustyökaluna.

Ole varautunut kalenteritapahtumiin

Jos koko elämäsi on suunniteltu Google-kalenteriin, on järkevää käynnistää tehtäväluettelo tietyistä sen kohdista. Esimerkiksi kun kokous tulee esiin ja sinun on valmisteltava asiat etukäteen. Tämä vie jonkin verran suunnittelua, ja siihen on kaksi tapaa.

Ensin sinun on asetettava muistutusilmoitukset tärkeille kalentereillesi. Siirry kalenteriluettelon kalenteriin, napsauta oikealla olevaa nuolta ja valitse sitten Muokkaa ilmoituksia. Olen asettanut minun lähettämään sähköpostia viikkoa ennen tapahtumia, mutta saatat mieluummin jotakin muuta aikataulua. Suodatin myös sähköpostejani kuin hulluja, joten en koskaan näe niitä, mutta se ei ole asia. Asia on kerran, että sähköposti osuu postilaatikkooni, voin saada sen tekemään hienoja asioita.

Toinen vaihe on suodattimen asettaminen Gmailiin kaikkien keskittyneiden tapahtumien kaappaamiseksi. Joten esimerkiksi olet asettanut suodattimen sähköpostien sieppaamiseksi [email protected] aiheesta sana ”kokous”. Tämä on tapa laukaista tehtäväluettelokohde viikkoa ennen kokousta.

Nyt on kaksi tapaa päästä tästä kohdasta uuden tehtävän luomiseen Todoist-tehtäväluetteloosi.

Ensimmäinen tapa on asettaa suodatin lähettämään sähköpostia edelleen tietyn projektin yksityiseen sähköpostiosoitteeseen. Aion perustaa tätä varten uuden hankkeen, jota kutsutaan jotain ”kokouksen valmistelua”. Tämä vaihtoehto toimii vain Todoist-palkkio Kuinka paljon tuottavampi on ToDoist Premium? Tässä on 6 hyvää syytä päivitykseenKäytin ToDoistia ilmaiseksi jonkin aikaa. Mutta vastustin jatkuvasti asioita, jotka halusin tehdä, en pystynyt. Muistutukset sähköpostitse. Muistiinpanojen lisääminen tehtävään. Asioita, jotka todella lisäävät paljon ... Lue lisää , koska vain premium-käyttäjät voivat hyväksyä uusia tehtäviä sähköpostitse. Se sisältää myös lisäämisen [email protected] ja [email protected] Todoist “Hyväksy sähköposti” -luetteloosi ja asennuksen tarkistaminen.

Toinen vaihtoehto on kaikille saatavana ja erittäin helppo asentaa, mutta siihen kuuluu linkittää sekä Gmail että Todoist IFTTT, jota kaikki eivät mielellään tee. Mutta vaiheet ovat yksinkertaisia.

1. Aseta Gmail-suodatin lisätäksesi tietyn tunnisteen kokousmuistutuksiin.
2. Valitse ainutlaatuinen etiketti, jota käytetään vain tähän tarkoitukseen.
3. Määritä IFTTT-resepti laukaisemaan aina, kun otsikossa on uusi sähköpostiosoite.
4. Aseta se laukaisemaan uusi tehtävä-tehtävä nimetyssä kokouksen valmisteluhankkeessa.
5. Voit myös lisätä etuliitteen tai liittää tekstiä otsikkoriville (valitettavasti et voi muokata aihetta).

Etuliitteenä on teksti ”Valmistele”, joka riittää siihen, että se on minulle järkevä. Voit myös asettaa tehtävän prioriteetin ja eräpäivän tai jopa asettaa huomautuksen, joka voi sisältää tehtävän käynnistäneen sähköpostin rungon. Jos haluat lisätä tarroja tehtävään, voit lisätä tekstin @Lähettää tai @Puhelin asettaa tämän.

merkintä: Jos et käytä Todoistia, voit itse käyttää samaa IFTTT-ideaa tehtävien luomiseen iOS Reminders-, Evernote- tai Toodledo-sovelluksissa. Tai voit käyttää ensimmäistä menetelmää tehtävien luomiseen mikä tahansa tehtäväluettelojärjestelmä 5 käskyä tuottavuuden kannalta oikean sovelluksen valitsemiseksiEri ihmiset järjestäytyvät eri tavoin. Joten tehtäväsovelluksen valitseminen riippuu todella siitä, millainen henkilö olet. Tässä on viisi käskyä, joita voit ajatella oman tuottavuusjärjestelmänne kannalta. Lue lisää jotka hyväksyvät sähköpostit, kuten Remember The Milk.

Mitä muita liipaisimia voin asettaa Google-kalenterista?

Hanki inspiraatiota - on paljon muita asioita, joita voit tehdä tällä järjestelmällä.

• Jos sinulla on syntymäpäivien kalenteri, aseta tehtävä, joka muistuttaa sinua ostamaan lahjan.
• Jos sinulla on vieraita, jotka oleskelevat usein, suorita tehtävä valmistella turistitoimintaa ja muita asioita heidän saapumiseensa.
• Jos seuraat lapsesi rokotusohjelmaa, suorita tehtävä soittaaksesi tapaamisesta.
• Jos haluat olla valmistautunut juhlille, joihin osallistut, käynnistä tehtävä saada lahjat ja jaettu ruoka valmis.

Saan Google-kalenterin ilmoituksia käynnistääksesi uusia tehtäviä konserteille ja keikoille. Muistutan, että saan musiikkini ja asuni järjestyksessä (koska se on aina erilainen). Toinen idea on saada kaikki tehtäväksi merkitsemäsi Gmailiin, mutta pidän sitä hiukan ylhäältä.

Mieti, mitä kalenterityyppejä olet tilannut ja miten ne voivat auttaa sinua. Jos olet tilannut Last.fm-kalenterisi, joka kertoo sinulle aina, kun suosikki yhtyeesi pelaavat paikallisesti, voit laukaista tehtäviä ostaa lippuja keikoille ultra-suosittujen yhtyeidesi toimesta. Jos tilaat yleisiä lomakalentereita tai koulujen lomakalentereita, voit käynnistää tehtäviä juhla- tai lastenhoidon valmistelemiseksi. Jos tilaat kilpailukalentereita runokilpailuihin tai maratoneihin, voit asettaa tehtävän varmistaa, että olet ilmoittautunut kilpailuun.

Hanki Trello-kortteja tai basecamp-tehtäviä Todoistiin

Käytätkö Trello yleisiä aivoriihiä, blogin suunnittelua, työtehtäviä tai muuta tapaa tarkastella yleistä elämäsuunnitelmaasi? Hanki kalenteri Trello-hallituksellesi. Siirry sivupalkkiin, napsauta valikko valitse sitten avattava vaihtoehto Virtalähteet ja näet kalenterin asetukset.

ICal-syöte on myös mahdollista saada Basecampista ja monista muista tehtäväluettelopalveluista.

Tilaa tämä iCal-syöte Google-kalenterissa; aseta eräpäivä Basecampissa tai Trellossa ja pidä se näkyvissä Google-kalenterissasi. Tämä laukaisee ilmoituksen tehtävän lähettämisestä Gmailiin ja Todoistiin, joten et unohda suorittaa tehtävää.

Tämä järjestelmä on erityisen hyvä, jos kollegasi haluavat suunnitella yhteistyötä Trellossa tai Basecampissa, mutta et halua ohittaa sinulle määritettyä määräaikaa. Voit hienosäätää Gmail-suodatinta niin, että sieppaat vain itsellesi määritetyt tehtävät.

Killer Student Hack

Opiskelijat voivat tämän järjestelmän avulla laukaista joukon tehtäviä etukäteen tulevia tenttejä tai tehtävien jättöpäiviä varten. Voit asettaa ilmoituksen kalenterista, joka lähetetään kuukautta eteenpäin, ja käynnistää sen asettaaksesi sarjan tehtäviä. Voit esimerkiksi asettaa heti yhden matalan prioriteetin tehtävän tutkimaan toimeksiantoa, korkeamman prioriteetin tehtävän pari viikkoa myöhemmin valmistelemaan ääriviivat, toinen ensisijainen tehtävä vähän myöhemmin luonnoksen loppuun saattamiseksi ja viimeinen ensisijainen tehtävä vähän myöhemmin tehtävän suorittamisen varmistamiseksi ja toimitettu.

Sitten voit olla varma, ettei mikään ikävä katoa, voit käynnistää uuden ilmoituksen viikkoa ennen eräpäivää tarkistaaksesi, onko se tehty ja lähetetty. Tällä tavalla et menetä mitään, joka lisätään lähelle määräaikaa.

Mitä muuta voit tehdä Todoistin ja IFTTT: n kanssa?

Koska IFTTT-integraatioita on satoja, Todoist tarjoaa monia mahdollisuuksia. Jopa päivittäisiä muistutuksia, kuten tehtävän asettaminen varmistamaan, että autossasi on talviset selviytymissarjat, kun sää sanoo, että lumi menee (tai päinvastoin, surffilauta autossasi aurinkoisen päivän aikana).

Mutta selaamalla asioita, on hienoja asioita, joita voit tehdä käynnistäessäsi IFTTT: n Todoistista, kuten automaattisesti raportti sähköpostitse pomollesi Automatisoi elämäsi ja työsi Todoistin ja IFTTT: n avullaPelaa luovasti ToDoistin ilmoitusominaisuuksilla ja IFTTT: n kyvyllä toteuttaa todella viileitä automatisointeja heidän kanssaan. Näytämme kuinka näiden kahden yhdistäminen lisää tuottavuutta. Lue lisää .

Kuinka integroit Todoistin IFTTT: ään, Gmailiin ja Google-kalenteriin? Oletko jumittunut useiden työ- ja pelaamistapahtumaluetteloiden väliin? Kerro meille parhaat hakkerit!

Kuvapisteet: Älä unohda Shutterstockin kautta