7 vinkkiä ja työkaluja kommunikoida asiakkaiden ja joukkueiden kanssa reaaliajassa

Freelancerina tai etätyöntekijänä saatat joutua työskentelemään asiakkaiden ja kollegoiden kanssa eri aikavyöhykkeillä. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että sinun on aina oltava käytettävissä reaaliaikaiseen vasteeseen, jopa keskittymisen ja keskittymisen menettämisen kustannuksella.

Voit välttää uupumuksen säilyttäen sujuvan suhteen muihin sidosryhmiin toteuttamalla useita strategioita. Selvitä, miten tämä tehdään seuraavien vinkkien ja työkalujen avulla.

1. Päätös/palautteen jakaminen ilman seurantaa

Tarvitset reaaliaikaista viestintää, kun tarvitset välitöntä palautetta tai seurantaa. Liiallinen kommunikointi voi säästää sinua vaivalta olla jatkuvasti käytettävissä nopeaa vastausta varten. Jos annat kaikki tarvittavat tiedot asiakkaallesi tai työtovereillesi, heidän ei tarvitse seurata viestiäsi.

Älä siis välttele selittämästä asioita täydellisessä kuvauksessa. Joskus välitön palaute ei ole tarkoituksenmukaista tai täydellistä. Se voi myös aiheuttaa väärinkäsityksiä. Viivästynyt palaute auttaa sinua välttämään epäloogisia purkauksia ja antaa sinulle harkittuja vastauksia.

Kommunikoimalla perusteellisesti ja selkeästi asiakkaiden ja tiimin kanssa vältytään turhalta edestakaisin. Siellä on erilaisia ​​online-muistiinpanosovelluksia, kuten Supernotes. Voit käyttää niitä lähes täydellisten viestien tuottamiseen.

Sinä ja yhteistyökumppanisi voit jättää muistiinpanoja samaan tiedostoon, kun olet käynyt läpi toistensa vastaukset jaettavien muistiinpanojen ja asiakirjojen kautta.

2. Suunnittele etukäteen, jotta vasteaika viivästyy kohtuullisesti

Jotkut projektit ja tehtävät saattavat tarvita välittömän vastauksen asiakkailtasi tai tiimin jäseniltä, ​​kun taas myöhäinen vastaus voi johtaa projektin viivästymiseen. Se on yksi tärkeimmistä syistä siihen, miksi monet ihmiset kannattavat reaaliaikaista kommunikaatiota etätyön aikana.

Asynkroninen viestintä on kuitenkin myös mahdollinen vaihtoehto näissä tapauksissa, jos voit suunnitella tehtävät ja alitehtävät. Käytä riittävästi aikaa luodaksesi eskalointityönkulku, jonka avulla tiimisi voi käsitellä hätätilanteita. Harkitse aikavyöhykkeen eroa ja ajoita riippumattomat tehtävät vastauksen viiveen aikana.

On hyödyllistä integroida kalenterisovellus tehtävienhallintatyökalut, kuten Asana. Siten aina, kun luot tapahtuman, päivitys tulee kaikkien tehtävienhallintasovellusten saataville.

3. Näytön tallennus/Digitaaliset taulut virheiden osoittamiseksi

Kuvittele, että ohjelmistossa on monimutkainen vika. Nyt sinun täytyy kuvata koko asia kirjoittamalla etätiimille! Puhumattakaan kysymyksistä, jotka tulevat esiin toisesta päästä ja eksyt.

Voit välttää kaikki nämä monimutkaiset tilanteet käyttämällä näytön tallennussovelluksia. Esittele ja tallenna ohjelmistovika käyttämällä ilmaista näytön tallenninta, kuten ActivePresenter tai Apowersoft. Voit myös sisällyttää äänesi kuvaamaan ongelmaa suullisesti välttääksesi sekaannukset.

Aiheeseen liittyviä: Parhaat ilmaiset näytön tallentimet online -kokousten tallentamiseen

Voit myös käyttää online -taulut, kuten Freehand sovelluksen tai verkkosivuston virheiden kuvaamiseen. Nämä sovellukset ovat hyviä etäyhteistyöhön. Kollegasi voi työskennellä taulutiedostosi parissa ja jättää muistiinpanoja sinne, jotta voit tarkistaa sen, kun on sinun vuorosi.

Mitä enemmän voit vähentää audio-/videoviestinnän tarvetta, sitä enemmän kollegat ja asiakkaat voivat keskittyä olennaiseen. Tällä hetkellä voit helposti luoda yksityiskohtaisen työnkulun projektistasi ja asettaa sen digitaalisesti kaikkien muiden osapuolten saataville. Voit tehdä tämän käyttämällä yhteistyösovelluksia, kuten Jira.

Näiden kattavien sovellusten avulla voit tukea tehtävien visuaalista työnkulkua ja lisätä kommentteja tehtäviin. Nämä kommentit auttavat löytämään tarvittavat tiedot nopeasti ja virtaviivaistamaan keskusteluja.

Jos esimerkiksi asiakkaan on tiedettävä projektin edistymisestä, hän voi tarkastella tehtävän kommenttia selvittääkseen suoritetut tehtävät. Se säästää heidät lähettämästä sinulle viestejä samalla kun he tarjoavat heille tarvittavat tiedot välittömästi.

5. Luo ja määritä sprinttejä projekteille

Jos olet osa tiimiä, joka seuraa ketterää tai törkeää työnkulkua, tiedät, että reaaliaikainen yhteistyö ja viestintä ovat välttämättömiä osia työhösi. Voit kuitenkin vähentää riippuvuutta välittömästä viestinnästä määrittelemällä sprintit oikein.

Kun luot sprinttiä, muista vastata ilmeisiin kysymyksiin, kuten tavoitteisiin tai etenemissuunnitelmiin, resursseihin, myöhästymisiin, kapasiteettiin, työprosessiin, määräaikoihin jne. Näin ollen siirretyt eivät kysy sinulta näitä kysymyksiä ja aloittavat työskentelyn välittömästi.

Voit myös saada apua erilaisilta Scrum-tuetuilta projektinhallintatyökaluilta, kuten iceScrum. Nämä sovellukset mahdollistavat tiimityöskentelyn tehokkaasti ja vähimmäisvaatimuksen kiireellisistä vastauksista.

6. Jaa kokousten tallenteet minimoidaksesi videokokousten väsymyksen

Toisinaan etäryhmään kuuluminen tarkoittaa osallistumista useisiin kokouksiin fyysisen etäisyyden kompensoimiseksi. Se voi johtaa tilanteeseen, jota kutsutaan Zoom -väsymykseksi, mikä ei ole hyväksi tuottavuudelle. Sen sijaan voit keskittyä vaihtoehtoisiin viestintäkanaviin ja hylätä kokouspyynnöt kohdennetun työn aikana.

On välttämätöntä osallistua kokouksiin strategisia keskusteluja tai kohdennettuja esityslistoja varten. Voit kuitenkin luottaa tekstiviestintään ratkaistaksesi suurimman osan jäljellä olevista asioista. Tämän lisäksi kokousten tallentamisen tulisi olla pakollista.

Näin ollen jokainen, joka unohti sen, voi tarkistaa tallenteesta kätevästi oivalluksia ja saattaa tuoda lisäarvoa keskusteluun myöhemmin. Voit käyttää VLC: tä Zoom -kokousten tallentamiseen tai Google Meetin tallennusominaisuutta Meet -kokousten tallentamiseen. Molemmat sovellukset ovat ilmaisia, joten ne eivät maksa sinulle ylimääräistä taalaa.

7. Digitaalisen kalenterin hyödyntäminen oikealla tavalla estämällä aikaa

Yksi tärkeimmistä syistä muun kuin puheviestinnän valitsemiseen on keskeytymätön tuottava aika. Vaikka tämä auttaa meitä edistymään merkittävästi projektissa tai tehtävässä, ihmiset eivät merkitse tätä kalenteriin kuten kokousta tai esitystä. Tämän seurauksena muilla tiimin jäsenillä ei yleensä ole aavistustakaan siitä.

Voit kuitenkin merkitä kalenteriin syvän työn ajan, jotta muut tietävät siitä. Kalenterin välilyönti tarkoittaa, että olet vapaa kokoukseen tai tekstiviesteihin. Jos estät ajan kalenterissa, he eivät ajoita tapaamisia tai lähetä sinulle tekstiviestejä.

Voit käyttää ilmaisia ​​kalenterityökaluja, kuten Google -kalenteria tai Lyöttäytyä yhteen estääksesi aikasi. Siksi muut tulevat huomaavaisiksi ja riippuvat enemmän verkkoviestinnästä, kuten sähköpostista ja projektikeskustelukanavista.

Viestinnän ei aina tarvitse olla hetkellistä

Kun työskentelet kotoa tai osana hybriditiimiä, reaaliaikainen kommunikointi voi vaatia sinua.

Kokeile näitä vinkkejä ja työkaluja verkkoviestintään välttääksesi hukkua. Koska näiden avulla voit työskennellä keskeytyksettä, näet päivittäisen tuottavuutesi kasvavan.

9 parasta ilmaista sovellusta henkilökohtaisen tuottavuuden parantamiseen

Valittavana on niin paljon tuottavuussovelluksia ja -työkaluja. Mutta vain harvat niistä keskittyvät henkilökohtaisen tuottavuuden parantamiseen. Katso ne!

Lue seuraava

Kirjailijasta