Yritykset ja yritykset maailmanlaajuisesti ovat käyttäneet Exceliä varastonhallintatyökaluna jo iät ja ajat. Mutta koska monia erillisiä varastonhallintaohjelmistoja otetaan käyttöön, Excelin kannattavuus tässä tehtävässä kyseenalaistetaan.
Vaikka Excel on erittäin hyödyllinen ohjelma, riittääkö se varastonhallintaan? Vastataksemme tähän kysymykseen vertaamalla Excelin varastonhallintaa varastonhallintaohjelmistoon.
Miksi monet yritykset käyttävät Exceliä varastonhallintaan?
Excel on pohjimmiltaan taulukkolaskentaohjelma, joka käyttää soluruudukoita tietojen nopeaan yhdistämiseen, järjestämiseen ja laskemiseen. Se kuitenkin ylittää perusaritmeettisenExcelissä on malleja ja ominaisuuksia projektinhallintaan, kirjanpito, ennustaminen ja muut ammatilliset tehtävät. Siksi se on myös monien yritysten varastonhallintasovellus.
Excelillä on alhainen pääsyn este, koska se on taloudellinen. Sinun tarvitsee vain ostaa Microsoft Office -lisenssi, ja olet valmis. Siksi sitä käyttäisi kaikki startupeista yrityksiin.
Lisäksi Excel on erittäin monipuolinen. Voit muokata sitä yksilöllisten vaatimusten mukaan ja lisätä makroja, kaavoja ja malleja. Excelin avulla et rajoitu vain tylsiin numeroihin. Sinä pystyt luoda tehokkaita kaavioita ja kaavioita Excelissä visuaalisesti esittää ja analysoida tietoja yhdellä silmäyksellä.
6 Varastonhallinnan haitat Excelissä
Ei ole epäilystäkään siitä, että Excel tarjoaa vaikuttavia ominaisuuksia, joita startup- ja pienyritykset käyttävät varastojensa hallintaan. Yritysten kasvaessa ongelmia syntyy kuitenkin Excelin rajoituksista varastonhallintatyökaluna. Tässä on joitain sen rajoituksista.
1. Aikaa vievä prosessi ja automaation puute
Suuremmat yritykset käsittelevät laajempia varastoja, jotka on dokumentoitava manuaalisesti Excelissä. Excelin varastonhallinta maksaa yritykselle paljon manuaalista työtä ja aikaa tietojen syöttämisestä ja päivittämisestä järjestämiseen ja tarkasteluun.
Ihanteellisessa maailmassa haluat Excelin kysyvän sinua, kun varastosi putoaa tietylle tasolle, jotta voit tilata uudelleen. Valitettavasti näin ei ole, koska Excelissä ei ole automaatiota.
2. Lisääntynyt inhimillisten virheiden mahdollisuus
Toinen manuaalisen tiedonsyötön ongelma on inhimillisten virheiden mahdollisuus. Vaikka tällaiset virheet ovat usein vältettävissä pienemmässä mittakaavassa, inhimilliset virheet ovat lähes väistämättömiä, kun käsitellään valtavaa tietovirtaa useista lähteistä.
Esimerkiksi väärä kaava voi vaikuttaa useisiin soluihin, ellei koko laskentataulukkoon, mikä johtaa virheellisiin raportteihin. Näennäisesti vaarattomat virheet voivat usein tuottaa vääriä tuloksia ja maksaa yritykselle miljoonia dollareita.
Näiden virheiden löytäminen ja korjaaminen on aivan uusi pallopeli. Kuinka löytää puuttuva pilkku tai desimaalipilkku tuhansista tietosoluista? Vaikka löydätkin ongelman, se on usein korjattava useissa soluissa, mikä voi kestää useita tunteja.
3. Reaaliaikaisten päivitysten puute
Tehokas varastonhallinta vaatii reaaliaikaista dataa nopeaa ja tarkkaa päätöksentekoa varten. Se on kuitenkin mahdotonta Excelissä, koska sinun on päivitettävä laskentataulukko manuaalisesti jokaisen lähetyksen tai myydyn tuotteen jälkeen. Vaikka kaikkein sitoutunein henkilökunta olisi kiinnostunut saatavilla olevista varastoista ja tarvikkeista, Excel-tietosi ovat usein askeleen jäljessä.
Reaaliaikaisten päivitysten puutteen vuoksi yritysten on usein tehtävä päätöksiä vanhentuneiden tietojen perusteella. Tämä voi johtaa useisiin ongelmiin, kuten yli- tai alivarastointiin.
4. Rajoitettu yhteistyö
Tehokas yhteistyö on välttämätöntä varastonhallinnassa, koska se käsittelee tietoja useista lähteistä. Excelissä on muutamia yhteistyöominaisuuksia työkirjan jakamisen, kommentoinnin ja kolmannen osapuolen apuohjelmien lisäksi. Varastotietojen samanaikainen päivittäminen on kuitenkin vaivalloista Excelissä.
5. Tietoturvan ja tietohistorian puute
Missä tahansa liiketoiminnassa useat sidosryhmät tarvitsevat pääsyn tiettyihin varastotietojen osiin. Tästä tulee ongelmallista Excelin kanssa työskennellessä, koska se ei tarjoa roolipohjaista käyttöoikeutta. Henkilö, jolla on pääsy inventaarion laskentataulukkoon, voi joko käyttää sitä kokonaan tai ei ollenkaan, mikä vaikeuttaa arkaluonteisten yritystietojen suojaamista.
Vaikka voit seurata muutoksia Excelissä, se ei riitä yrityksille, joilla on suurempia ja monimutkaisempia varastotietosarjoja. On vaikea seurata, kuka on tehnyt muutoksia varastotietoihin, mitä muutoksia on tehty ja milloin ne on tehty.
Tällaisen rajoitetun jäljitysketjun ansiosta kuka tahansa voi helposti muuttaa varastotietoja piilottaakseen vilpilliset toimet, mikä asettaa varastotietojen eheyden vaakalaudalle.
Miksi vaihtaa varastonhallintaohjelmistoon?
Jos kohtaat ongelmia varaston hallinnassa Excelillä, on aika siirtyä varastonhallintaohjelmistoon. Toisin kuin Excel, tämä ohjelmisto on suunniteltu erityisesti varastonhallintaan ja yhdistää saumattomasti kaikki varastonhallinnan osa-alueet, kuten myyntikanavat, varastointi ja varastointi.
Sen lisäksi, että tarjotaan yhden luukun ratkaisu, varastonhallintaohjelmisto, kuten Cin7 ja Zoho-inventaari automatisoida prosessi ilmoituksilla ja hälytyksillä. Ne tarjoavat erityisiä raportointiominaisuuksia, jotka auttavat ennustamaan myyntitrendejä ja tekemään päätöksiä reaaliaikaisten varastotietojen pohjalta.
Varastonhallintaohjelmiston 5 etua Exceliin verrattuna
Uusin varastonhallintaohjelmisto tarjoaa valtavia etuja Exceliin verrattuna. Tämä tekee Excel-käyttäjien kohtaamista automaatio- ja skaalautuvuusongelmista tarpeettomia varastonhallintaohjelmistojen kanssa.
Katsotaanpa varastonhallintasovellusten etuja nähdäksemme, kuinka se toimii Exceliä paremmin.
1. Automaatio säästää yrityksen aikaa ja resursseja
Varastonhallintaohjelmisto automatisoi varastonhallinnan käyttämällä RFID-tekniikkaa tai viivakoodiskannereita. Se myös automatisoi uudelleentilauksen. Kun varastotasosi saavuttavat tietyn kynnyksen, ostotilaukset luodaan automaattisesti, mikä estää yli- tai alivarastoinnin.
Prosessin automatisointi tekee asioista hallittavissa, mikä säästää yrityksen aikaa ja resursseja. Se on askel eteenpäin Excelistä, mikä helpottaa yrityksesi skaalaamista kohdistamalla säästetty aika ja resurssit strategisesti voittoa tuottaviin hankkeisiin.
2. Luotettavampaa dataa
Automatisoimalla useimmat varastonhallinnan osa-alueet varastonhallintaohjelmisto minimoi inhimillisten virheiden mahdollisuudet. Se ei ainoastaan tee hankituista tiedoista luotettavampia, vaan se myös vähentää auditointiin ja virheiden korjaamiseen muuten kuluvaa aikaa ja resursseja.
Luotettavat tiedot ovat tarkkoja ennusteita, jotka ovat ratkaisevan tärkeitä minkä tahansa yrityksen kasvun kannalta. Tarkka data-analyysi voi auttaa yrityksiä tekemään tietoisia päätöksiä uudelleenjärjestelyistä ja resurssien allokoinnista, kannattavuuden parantamisesta ja skaalautuvuuden mahdollistamisesta.
3. Järjestelmäintegraatiosta tulee helppoa
Varastonhallintaohjelmistot voidaan integroida yrityksesi muiden osastojen, kuten oston, myynnin, tilien jne., kanssa. Tällainen saumaton integrointi säästää yrityksiä keräämästä manuaalisesti tietoja eri osastoilta ja yhdistämästä niitä Excel-työkirjaan.
Skaalaus tarkoittaa usein samanaikaista liiketoimintaa useilla myyntipaikoilla. Excelin avulla sinun on luotava ja hallittava lukuisia varastotyökirjoja eri myyntikanaville ja pyrittävä pitämään ne luotettavina ja ajan tasalla.
Varastonhallintaohjelmisto helpottaa prosessia yhdistämällä kaikki kanavat. Sinun ei tarvitse käydä läpi vaivaa hallita tällaisia suuria tietoja varastonhallintaohjelmistolla, koska se kerää tietoja automaattisesti ja tarjoaa reaaliaikaisen varastoseurannan.
4. Helpompi ennustaminen ja suunnittelu
Excelin varastonhallinta jää jäljessä manuaalisen syöttönsä vuoksi. Tästä laskentataulukon ja varaston varaston välisestä erosta tulee merkittävä este tehokkaalle ennustamiselle, suunnittelulle ja päätöksenteolle. Yrityksillä on viime kädessä vaikeuksia vastata jatkuvasti kasvaviin markkinoiden vaatimuksiin, eivätkä ne pysty kilpailemaan automatisoituja ratkaisuja käyttävien yritysten kanssa.
Varastonhallintaohjelmiston käyttö poistaa tämän aukon reaaliaikaisten varastotietojen avulla. Olet milloin tahansa tietoinen varastotasoistasi useissa eri paikoissa, ostotilauksistasi ja muusta. Ennakoinnista ja suunnittelusta tulee helpompaa ja tarkempaa saatavilla olevan reaaliaikaisen tiedon avulla.
5. Parempi tietoturva roolipohjaisella pääsyllä
Toisin kuin Excel, varastonhallintaohjelmisto tarjoaa roolipohjaisen pääsyn. Järjestelmänvalvojat voivat määrittää rooleja erilaisilla käyttöoikeuksilla ja saavutettavuustasoilla.
Esimerkiksi varastopäälliköllä voi olla täydellinen pääsy ohjelmistoon, jolla on oikeus käyttää saatavilla olevia tietoja, luoda raportteja, tehdä tilauksia ja paljon muuta. Samaan aikaan tiedonsyöttövirkailija voi käyttää vain tiedonsyöttönäyttöjä.
Roolipohjainen käyttöoikeus auttaa luomaan ja ylläpitämään yrityshierarkiaa ja parantaa arkaluonteisten yritystietojen turvallisuutta. Lisäksi se auttaa jäljittämään, mitä muutoksia järjestelmään on tehty, kuka ne teki ja milloin. Tämä lisää vastuullisuutta ja minimoi yksityisyyden loukkausten ja petosten mahdollisuuksia.
Varastonhallintasovellukset auttavat laajentamaan liiketoimintaasi
Excel riittää yleensä pienelle yritykselle, varsinkin jos sillä ei ole rahaa kuluttaa erikoissovelluksiin ja -palveluihin. Tämä on kuitenkin este skaalautumiselle yrityksesi kasvaessa. Joten tulee aika, jolloin havaittavia ongelmia ilmenee. Kun sellainen aika koittaa, erikoistunut varastonhallintaohjelmisto on osa ratkaisua.
Varastonhallintaohjelmiston avulla yritykset voivat hallita varastojaan paremmin automatisoimalla prosessit, poistamalla inhimilliset virheet ja parantamalla yhteistyötä. Automatisoinnin ei kuitenkaan pitäisi rajoittua varastonhallintaan. Yritysten tulee aina pyrkiä parantamaan tehokkuutta ja kannattavuutta automatisoimalla liiketoiminnan eri osa-alueita.
