ClickUpin tai Asanan kaltaisten ohjelmistojen etuna on niiden käyttövalmiit projektilevyt, jotka vaativat vain vähän mukauttamista. Mutta jos olet Notion-käyttäjä tai haluat olla, voit käyttää sitä Projektit & tehtävät malli, jonka avulla voit suunnitella nopeasti.
Etkö ole varma, miten se toimii? Tässä on nopea aloitusopas, joka auttaa sinua pääsemään eteenpäin.
Tehtävät-mallin käsite selitetty
Notionin tehtävämalli on pohjimmiltaan projektikohtaisesti järjestetty tehtävälista. Projektit näkyvät ryhminä tietokannassa, ja rivit tai sivut, jotka näet ryhmässä, ovat tehtäviä.
Tehtävien ja projektisivujen välissä sinä teet suurimman osan työstä. Kun lisäät uusia ryhmiä ja tehtäviä, ne näkyvät projektisivullasi, samoin kuin kaikki muutokset, joita teet nykyisiin tietoihin ja ominaisuuksiin.
Tehtäväsivusi oletusominaisuudet ovat Tehtävän nimi, Tila, Määritä, Erääntynyt, ja Projekti. Tässä on nopea yhteenveto siitä, mitä kukin tekee:
Tehtävän nimi
Tehtävän nimi auttaa sinua tunnistamaan tehtävät nopeasti, joten sinun kannattaa olla hieman kuvaava ja tehdä niistä ainutlaatuisia. Voit myös napsauttaa tehtävän nimeä nähdäksesi tai lisätäksesi asiaankuuluvia tietoja. Jos et halua sen avautuvan jaetun näytön kautta, voit tehdä sen muuta sivusi kurkistustilaa viereisen tietokannan asetteluasetuksissa Avaa sivut sisään. Löydät tämän napsauttamalla kolmea pistettä tietokannan oikeassa yläkulmassa.
Tila
Tila antaa nopean yleiskatsauksen edistymisestä. Tilavaihtoehtoja on useita, luokiteltuna Tehdä, Käynnissä, ja Saattaa loppuun. Suorita tehtäviä mm Tehty ja Arkisto täyttää projektisivusi edistymispalkin.
Määrää ja määräaika
Määritä näyttää kuka omistaa tehtävän. Erääntynyt ilmoittaa määräajat ja antaa sinulle mahdollisuuden asettaa muistutuksia. Nämä ovat varmoja pitäjiä, jos he tekevät yhteistyötä muiden kanssa, delegoivat tehtäviä tai luovat avoimen tehtävätaulun.
Projekti
Projekti on relaatioominaisuus, joka linkittää tehtävän vastaavaan projektiin. Tehtävä voi linkittää vain yhteen projektiin. Jos tämän sarakkeen näkeminen on mielestäsi merkityksetöntä, koska olet ryhmitellyt projektisi, napsauta sen otsikkoa ja valitse Piilota näkyville työntämään sen pois. Sen poistaminen katkaisee viestinnän sivujen välillä.
Notionin tehtävämallinäkymät
Näet näkymät tehtävätietokannan yläosassa sen otsikon alla Projektin mukaan, Kaivos, ja Ihmiset. Olet oletusarvoisesti projektinäkymässä, jossa järjestät tehtäväsi projektin mukaan.
The Kaivos view luo tehtäväluettelon kaikista tehtävistäsi ja järjestää ne tarkistuslistaksi. Ainoa ominaisuus, joka ei näytä heijastuvan tähän, on Tila, mutta jos katsot valintaruutusarakkeen yläpuolelle, huomaat, että siinä on sama symboli kuin tilasarakkeessa toisessa näkymässä. Ja kun tarkistat jotain täällä, se merkitsee sen tehdyksi kaikkialla muualla.
The Ihmiset näkymä antaa sinulle nopean yleiskatsauksen tehtävistä, joita sinä ja joukkuetoverisi työskentelette. Tämä on erinomainen työkalu tarkistaaksesi toistensa kanssa ja varmistaaksesi, että jonkun työtaakka ei ole liian kova.
Toinen tapa lajitella tehtäviä on käyttää suodattimia. Löydät nämä tietokannan yläreunassa olevista näkymävaihtoehdoista ja käytä niitä lajitteluun ominaisuuden mukaan. Esimerkiksi kaiken tarkastelu a Ei alkanut tila tai vain tietyille ihmisille määrätyt tehtävät.
Projects Template in Notion Explained
Projektimallista löydät nopean yleiskatsauksen kaikista projekteistasi. Se käyttää visuaalisempaa taulun asettelua, jossa voit vetää ja pudottaa kohteita tilojen välillä.
Ensi silmäyksellä voit nähdä joitain aktiivisten projektiesi teknisiä tietoja ja edistymistä niiden ominaisuuksien ansiosta. Jos täytät nämä, ne näkyvät taululla.
Jos et näe tarvitsemaasi omaisuutta, napsauta taulua avataksesi sen sivun, ja löydät sen ominaisuudet otsikon alta. Täällä voit muuttaa sen tilaa, lisätä ihmisiä projektiin, tarkastella edistymispalkkia ja lisätä tai muokata aikajanaa.
Projektisivulla näet myös sen tehtäväryhmän, johon voit lisätä muita projektiin liittyviä tietoja.
Tehtävät ja projektit -mallin mukauttaminen
Tietenkin haluat mukauttaa mallia ja tehdä siitä omasi. Näin voit tehdä sen.
Ominaisuuksien lisääminen tehtäväsivulle
Voit lisätä ominaisuuksia tehtäväsivullesi napsauttamalla lisäyssymbolia ryhmän oikeassa yläkulmassa. Tämä avaa luettelon, josta voit valita, ja napsautat sieltä sitä, jonka haluat lisätä. Kun se on tietokannassasi, napsauta sen otsikkoa ja anna sille haluamasi nimi.
Tilan muuttaminen Tehtäväsivulla
Jos haluat muokata tilasaraketta tai lisätä siihen muita vaihtoehtoja, napsauta tehtävän tilaa avataksesi valikon ja valitse Muokkaa omaisuutta pohjalla. Vuonna Muokkaa omaisuutta -valikosta näet kolme tilaluokkaa: Tehtävä, käynnissä ja Valmis. Voit joko napsauttaa nykyisiä vaihtoehtoja muokataksesi nimeä ja väriä tai valitsemalla lisäyssymbolin luokan otsikon vieressä lisätäksesi jotain uutta.
Ominaisuuksien lisääminen projektisivulle
Nopein tapa lisätä ominaisuuksia projektisivullesi on napsauttaa jotakin tauluista. Näet vaihtoehdon sen sivun yläosassa # muuta omaisuutta. Napsauta sitä ja vaihtoehtoa Lisää omaisuus ilmestyy. Kun lisäät omaisuuden projektiin, näet sen myös kaikissa muissa projekteissasi.
Tilan muuttaminen projektisivulla
Teknisesti ominaisuussarake on piilossa projektisivullasi, joten voi olla epäselvää, kuinka näitä muokataan. Mutta kun tiedät, mistä etsiä, se on hämärää.
Napsauta tietokannan oikeassa yläkulmassa olevaa kolmea pistettä ja valitse Ominaisuudet, ja valitse Tila. Olet nyt mukana Muokkaa omaisuutta valikosta, jossa voit muokata niitä napsauttamalla nykyisiä vaihtoehtoja ja luoda uusia napsauttamalla Lisää-symbolia.
Järjestä tehtäväsi ja projektisi idean avulla
Vaikka se saattaa aluksi tuntua monimutkaiselta, kun rikot käsitettä Projektit & tehtävät työstä mallia pienempiin osiin ja työskentele sen kanssa, tiedät nopeasti mitä teet. Paras paikka aloittaa on saada malli sellaisenaan ja lisätä myöhemmin lisäosia.