Työntekijät ovat niin tottuneet vaihtamaan työsovellusten välillä, että he ovat kehittäneet sitä varten pitkäaikaisen lihasmuistin. Vaikka nämä työkalut ovat käteviä, ne auttavat sinua vain tietyssä määrin.
Välilehtien vaihtaminen kestää vain sekunteja, mutta se lisää jopa useita tunteja viikossa, jos käytät useita ohjelmia samanaikaisesti. Ja useimmat työntekijät eivät edes ymmärrä tuhlaavansa aikaa. Auttaaksemme tehostamaan työnkulkuasi selitämme vaaroja, jotka liittyvät liian monien toimistoohjelmistojen käyttöön.
Mikä aiheuttaa tarvetta vaihtaa sovellusten välillä työn aikana?
Teknologia virtaviivaistaa liiketoimintaprosesseja automatisoida erilaisia työtehtäviä. Projektinhallintatyökalut järjestävät tiimin vastuut, ajanseurantalaitteet valvovat työntekijöiden toimintaa ja aikataulutyökalut määrittävät tapaamisia.
Ohjelmistot eivät kuitenkaan voi täysin korvata ihmisen työtä. Liiallinen investointi automaatioon, kuten monet työnantajat tekevät, pakottaa käyttäjät jongleeraamaan useita sovelluksia. Pitkittäinen tutkimus
Okta, Inc. jopa osoittaa, että 10 % yhdysvaltalaisista yrityksistä käyttää yli 199 ohjelmistoa työhön. Useimmat ihmiset eivät voi nopeasti käsitellä niin monia alustoja.6 Liian monen työsovelluksen välillä vaihtamisen negatiiviset vaikutukset
Jotkut väittävät, että välilehtien välillä vaihtaminen on pieni hinta automaatiosta ja mukavuudesta. Digitaalisten ihmisten pitäisi loppujen lopuksi sopeutua muutokseen. Vaikka yritykset voivat yhdistää vain tiettyjä toimintoja, liian monien työsovellusten ottaminen tuo mukanaan työntekijöille useita haittoja.
1. Vaihtaminen alustojen välillä vie aikaa
Yritykset investoivat työvälineisiin säästääkseen aikaa. He toivovat, että kaltaiset työntekijät saavuttavat enemmän, kun he ovat tehneet osan päivittäisistä tehtävistään. Kyllä, toimistoohjelmistot nopeuttavat työnkulkuprosesseja. Voit sisällyttää ne rutiinisi ja minimoida työtaakkaasi, mutta liiallinen riippuvuus tuottaa päinvastaisen tuloksen.
Usein vaihtaminen useiden sovellusten välillä vie liikaa aikaa. Sen sijaan, että hankkisit kaikki trendikkäät alustat, tunnista mitkä työsovellukset käsittelevät pahimpia ajanhukkaajia työpaikallasi. Neuvo esimiehiäsi rajoittumaan oleellisiin työkaluihin. Ohjelmistojen yliostaminen vain kuluttaa yrityksen resursseja ja aiheuttaa tarpeetonta stressiä työntekijöille.
2. Tietojen tallentaminen useille alustoille vaarantaa turvallisuuden
Omaisuuden valvonnalla on keskeinen rooli kyberturvallisuudessa. Paras tapa estää ulkoiset ja sisäiset hyökkäykset on pitää silmällä käyttäjiä, jotka käyttävät, tarkastelevat ja muokkaavat tiedostoja. Kukaan ei voi sanoa, milloin tietomurto tapahtuu. IT-johtajilla on oltava reaaliaikainen pääsy kaikkiin yrityksen tietoihin 24/7.
Useiden ohjelmistojen käyttäminen tekee valvonnasta kuitenkin haastavaa. Eri alustojen seuraaminen maksaa valtavia resursseja, joten useimmat yritykset jättäisivät mieluummin huomiotta matalan prioriteetin sovellukset kokonaan.
Huomaa, että tämä lähestymistapa vaarantaa yrityksen kokonaisturvajärjestelmän. Kyberrikollisilla on nykyään taidot ja tekniset resurssit käyttää väärin jopa vanhoja, vanhentuneita henkilökohtaisia tunnistetietoja (PII). Älä siirrä yrityksen tiedostoja sovellukseen, jota et voi rutiininomaisesti valvoa.
3. Sovellusten välillä vaihtaminen häiritsee ajatuskulkua
Uuden tiedon käsittely estää sinua saavuttamasta virtaustilaa. Jos pomppaat eri alustojen välillä useita kertoja päivässä, kamppailet vaativien tehtävien kanssa, jotka vaativat enemmän kuin muutaman minuutin keskittymisen.
Välilehtien vaihtaminen vaatii vain vähän vaivaa, mutta eri tehtäviin siirtyminen aiheuttaa merkittävää kognitiivista stressiä. Työntekijät eivät ole koneita, jotka käsittelevät automaattisesti uutta tietoa. Raportti kirjoittajalta Psychreg.org osoittaa, että lyhytaikaiset muistikanavat voivat tallentaa vain noin seitsemän kohdetta 10-60 sekunnin ajan.
Paras tapa on rajoittaa käyttämiäsi järjestelmiä tehtäväkohtaisesti. Oletetaan, että kirjoitat blogia. Sen sijaan, että hyppäät alustojen ja välilehtien välillä kerätäksesi tietoja kirjoittaessasi, tutki ja kerää kriittisimmät kohdat etukäteen.
4. Liian monen taustasovelluksen käyttäminen vahingoittaa laitteen toimintaa
Liian monien taustaprosessien suorittaminen hidastaa laitettasi. Kevyet sovellukset, kuten pikaviestiympäristöt ja projektinhallintatyökalut, eivät kuluta paljon RAM-muistia. Raskaiden järjestelmien, kuten valokuvaeditorien, sivuston rakentajien ja videoneuvottelusovellusten samanaikainen käyttö saattaa kuitenkin aiheuttaa viivettä.
Sinun tulee tietää laitteesi rajoitukset. Estä tehtävät, jotka vaativat paljon RAM-muistia sisältäviä sovelluksia, jotta voit poistaa joitakin taustaprosesseja kyseisenä aikana. Sen lisäksi, että suojaat vempaimesi, työskentelet myös nopeammin. Ulkoiset häiriöt, kuten hitaasti latautuvat sivut ja jäätyneet näytöt, tekevät keskittymisestä haastavaa, varsinkin jos käynnistät kaatuneita sovelluksia uudelleen.
5. Useiden alustojen esittely uusille työntekijöille vie aikaa
Uusien työntekijöiden opettaminen oppimaan useita työkaluja samanaikaisesti pidentää perehdytysprosessia. Uusien järjestelmien käyttöönotto vie aikaa. Tarvitset useita viikkoja toistoa, jotta voit sisällyttää erilaisia työkaluja työnkulkuusi tehokkaasti.
Perehdytyksen tulisi keskittyä sopeutumiseen. The parhaita tapoja toivottaa rekrytoidut tervetulleiksi sisältää tiimiesittelyt, perusteellisen koulutuksen ja resurssien selityksen. Mutta jos kouluttajasi viettää suurimman osan ajastaan opettamalla sinulle toimistotyökaluja, hän saattaa vahingossa unohtaa nämä toiminnot.
6. Työntekijöiden voi tuntua ylivoimaiselta muistaa liian monta alustaa
Välilehtien välillä vaihtaminen on yksi asia, mutta päivittäin käyttämiesi alustojen hallitseminen on toinen asia. Kaikki työkalut eivät ole samanlaisia. Vaikka voit oppia nopeasti viestialustoja ja muistiinpanosovelluksia, projektinhallinta-alustojen, sivuston rakentajien ja videoeditorien käyttö muiden monimutkaisten resurssien ohella vaatii paljon koulutusta.
Liian monien alustojen opiskelu on kognitiivisesti uuvuttavaa. Jos käytät tunteja toimistotyökalujen hallitsemiseen, sinulla ei jää enää energiaa ja henkistä voimaa varsinaiseen työhön, mikä heikentää suorituskykyä.
Mitä voit tehdä vähentääksesi tarvetta vaihtaa sovellusten välillä?
Voit hallita työnkulkuasi paremmin, jos olet itsenäinen ammatinharjoittaja. Arvioi työkalut, joita käytät freelance-tehtävien automatisointiin ja katso, mitkä integroituvat hyvin toisiinsa. Useimmat hallintatyökalut tukevat kolmannen osapuolen sovelluksia samassa ekosysteemissä.
Vaihtoehtoisesti tarvitset esimiehesi tukea, jos työskentelet yksityisessä yrityksessä. Pyydä tarkistamaan tiimin toimintaraportit työnkulun pullonkaulojen varalta. Poista tarpeettomat työkalut, tarkista, mitkä järjestelmät voivat toimia yhdellä lisensoidulla alustalla, ja kokeile tehokkaita tiedostojen siirtostrategioita. Kun sinulla on vankka argumentti, lähetä se oikealle osastolle.
Poista pienet huonot tavat, jotka haittaavat työnkulun tehokkuutta
Vaikka ohjelmistot voivat automatisoida tiettyjä tehtäviä, useiden vaihtoehtojen yhtäkkiä käyttöönotto heikentää työnkulun tuottavuutta. Älä ylikuormita itseäsi työkaluilla. Eri sovellusten välillä vaihtamisen lisäksi tuhlaa aikaa myös älyttömiin tehtäviin, kuten uusien sivujen lataamiseen, ohjelmien käynnistämiseen ja tiedostojen siirtämiseen.
Paranna tuottavuuttasi edelleen arvioimalla, mitkä pienet huonot tavat aiheuttavat työnkulun pullonkauloja. Suosittelemme seuraamaan työtehtäviäsi. Tehtävien määrittäminen auttaa sinua havaitsemaan hienovaraisia mutta vaarallisia tuottavuuden tappajia, kuten viivyttelyä, sosiaalista mediaa ja perfektionismia.