Etsitkö tapoja parantaa verkkokokouksiasi? Tässä on joitain tärkeitä työkaluja, joiden avulla voit tehdä kokouksistasi tuottavampia ja kiinnostavampia.
Verkkotapaamisista on tullut korvaamattomia työpaikalla, työskentelet sitten kotoa tai toimistossa. Vaikka ne ovat kiistatta käteviä, koska ne yhdistävät ihmisiä paikallisesti ja maailmanlaajuisesti, kuinka usein ne ovat tuottavia?
On olemassa useita haasteita, jotka on voitettava varmistaaksesi, että verkkokokoukset ovat tehokkaita ja ajan arvoisia. Onneksi voit luoda yhteistyökykyisemmän kokousympäristön oikealla työkaluyhdistelmällä. Alla käsitellään joitain tärkeitä työkaluja tuottaviin verkkokokouksiin.
1. Zoomaus Synkronisiin tai reaaliaikaisiin online-kokouksiin
Tuottava online-kokous ei ole mahdollista ilman paras videoneuvotteluohjelmisto etätyöskentelyyn. Zoom erottuu intuitiivisella käyttöliittymällään laajalla valikoimalla virtuaalisia kokoustyökaluja, jotka tarjoavat erilaisia ominaisuuksia ja toimintoja.
Tämä ei tarkoita sitä, että Zoomista puuttuisi tehokkaita ominaisuuksia, koska se tarjoaa korkealaatuisia video- ja ääni-, tallennus- ja näytön jakamisominaisuuksia.
Ei siinä kaikki; Voit myös käyttää Zoomin Virtual Background -ominaisuutta taustan vaihtamiseen, mikä voi olla hyödyllistä, jos työtilasi on sekainen. Zoom tukee myös integraatioita muiden suosittujen tuottavuustyökalujen, kuten Slackin, Google-kalenterin ja Asanan, kanssa, mikä helpottaa yhteiskäyttöisen virtuaaliympäristön luomista.
2. Kangaspuut asynkronisille kokouksille
Mitä tapahtuu, kun et voi saada kaikkia yhtä aikaa yhteen verkkokokoukseen? Tämä on yksi eniten yleisiä etätyön haasteita eri aikavyöhykkeillä työskentelevät tiimit kohtaavat.
Tehokas ratkaisu tähän ongelmaan olisi järjestää asynkronisia kokouksia, jotka eivät edellytä ihmisten olevan online-tilassa samanaikaisesti. Lisäksi asynkroniset online-kokoukset ovat yleensä tuottavampia, koska voit tarjota harkitumpaa keskustelua ja keskeytymättömiä keskusteluja.
Onneksi niitä on useita asynkroniset videoviestintätyökalut voit käyttää virtuaalikokouksiin. Yksi näistä on Loom, jonka avulla voit tallentaa videoita ja jakaa niitä tiimiesi kanssa milloin sinulle sopii. Tämä on ihanteellinen vaiheittaisten opetusohjelmien luomiseen tai palautteen lähettämiseen tiimin jäsenille ilman, että sinun tarvitsee ajoittaa kokousta.
3. Krisp taustamelun poistamiseksi kokousten aikana
Taustamelu haittaa työpaikan tuottavuutta monella tapaavarsinkin virtuaalisten kokousten aikana. Olipa kyseessä koirasi haukku, itkevä vauva, rakentaminen ikkunan ulkopuolella tai työtovereiden keskustelu taustalla, melu voi olla häiriötekijä virtuaalikokouksissa.
Krisp on hämmästyttävä melua vaimentava tekoälyllä toimiva työkalu, joka voi parantaa verkkokokoustesi tuottavuutta eliminoimalla ei-toivotun taustamelun. Krispin avulla voit varmistaa, että äänesi on selkeä, minimoi häiriötekijät ja luo tuottavamman työympäristön.
Lisäksi Krisp on yhteensopiva joidenkin suosituimpien verkkoviestintätyökalujen kanssa, mukaan lukien Microsoft Teams, Zoom, Skype ja monet muut.
4. Camo käyttää älypuhelintasi verkkokamerana
Ratkaistuamme taustamelun muodossa olevan kuulohaasteen, käännytään virtuaalisten tapaamisten aikana yleiseen visuaaliseen ongelmaan. Useimmat ihmiset käyttävät videoneuvotteluihin tietokoneita, joissa on sisäänrakennetut web-kamerat. Camo on täydellinen työkalu, jos haluat parantaa videopuhelusi laatua ja näyttää ammattimaisemmalta verkkokokouksissa.
Jos tunnet Applen Continuity Camera -kameran, jonka avulla Mac-omistajat voivat käyttää iPhoneaan verkkokamerana, Camo tekee saman macOS-, Windows-, iOS- ja Android-käyttäjille. Sinun tarvitsee vain ladata Camo älypuhelimeesi ja tietokoneellesi ja yhdistää molemmat laitteet USB-kaapelilla tai langattoman yhteyden kautta skannaamalla QR-koodi.
Kun olet muodostanut laiteparin, voit mukauttaa asetuksia mieltymystesi mukaan ja alkaa käyttää sitä suosittujen videoneuvottelusovellusten, kuten Zoomin, kanssa online-kokouksissa.
5. Calendly sovittaa kokoukset
Joten miten saat usein kollegasi tai asiakkaasi liittymään online-kokouksihisi? Lyön vetoa, että käytät paljon aikaa sähköpostien lähettämiseen tai puheluiden soittamiseen löytääksesi kaikille sopivimman ajan. Calendly on tehokas online-kokousten ajoitustyökalu, jonka avulla voit automatisoida aikatauluprosessin, jotta voit keskittyä tuottavaan vaihtoon asiakkaidesi tai kollegojesi kanssa.
Kokousten ja tehtävien ajoittaminen Calendlyn avulla on yksinkertainen. Sinun tarvitsee vain luoda tapahtumatyyppi henkilökohtaisista kokouksista ryhmäkokouksiin. Valitse tapahtumalle nimi, paikka, kuvaus, kesto ja päivämäärä.
Kun olet syöttänyt kaikki tarvittavat tiedot, voit jakaa linkin sähköpostitse kutsutuille, jotta he voivat valita parhaan ajan saatavuuden perusteella. Tässä on joitain Calendly-vinkkejä, jotka auttavat sinua parantamaan aikataulujen suunnittelua.
6. Otter.ai tallentaaksesi kokouksiasi
Yksi parhaista tavoista varmistaa, että online-kokoukset ovat tuottavia, on tallentaa kaikki istunnon aikana käsitellyt keskeiset kohdat. Manuaalinen muistiinpanojen tekeminen aktiivisen istunnon aikana voi kuitenkin olla haastavaa, etenkin pitkän kokouksen aikana tai nopeita kaiuttimia kuunneltaessa. Siellä Otter.ai voi olla hyödyllinen.
Otter on tekoälyllä toimiva kokousavustaja, joka tallentaa ääntä ja litteroi puheen tekstiksi reaaliajassa. Otterilla voit tallentaa online-kokouksia poissa ollessasi, luoda yhteenvetoja, kaapata dioja muistiinpanoihisi ja löytää olennaista tietoa etsimällä avainsanoja.
Otterin avulla voit keskittyä tekemään virtuaalisista kokouksistasi kiinnostavampia ja tuottavampia, kun se tarjoaa sinulle tekoälyn luomia muistiinpanoja ja transkriptioita.
7. Trello muuttaa kokousmuistiinpanot toimiviksi tehtäviksi
Kokoukset toimivat foorumina, jossa ihmiset voivat vaihtaa ajatuksia ja keskustella strategioista ja ratkaisuista. Mutta mitä tapahtuu kokouksen päätyttyä? Miten varmistat, että kaikki kokouksessa käsitellyt suunnitelmat ja strategiat muuttuvat toteutettavissa oleviksi tehtäviksi? Sinä pystyt käytä Trelloa projektien järjestämiseen.
Trello on Kanban-tyylinen projektinhallintatyökalu, jonka avulla voit järjestää henkilökohtaiset ja ammatilliset tehtäväsi. Se on ihanteellinen työkalu tiimeille, jotka haluavat visuaalisen yleiskatsauksen projekteista luomalla Taulut jokaiselle projektille ja Kortit tiettyihin projektin tehtäviin.
Tämän jälkeen voit asettaa eräpäiviä, määrittää tehtäviä tiimin jäsenille ja liittää tehtävään liittyviä tiedostoja. Tämä muuttaa kokousmuistiinpanosi helposti toimiviksi tehtäviksi.
Ilman oikeita työkaluja online-kokouksistasi voi nopeasti tulla kalenterisotkua ja aikaa vieviä tapahtumia. Voit kuitenkin käyttää näitä työkaluja muun muassa automatisoidaksesi toistuvia tehtäviä, tallentaaksesi ja tehdäksesi yhteenvedon keskusteluista sekä muuttaaksesi kokousmuistiinpanot toimiviksi tehtäviksi. Kaikki nämä auttavat sinua saamaan kaiken irti virtuaalisista tiimikokouksistasi ja varmistamaan, että ne ovat kiinnostavia ja tuottavia.
